カオナビ導入事例　集計作業が3日から2時間に　コスト10分の1を実現

従業員数301〜500人の税理士法人系企業に勤めるTさんは、タレントマネジメントシステム「カオナビ」を導入しました。どのようにサービスを選んだのか、実際に使ってみてどう感じたのか、お話をうかがいました。

カオナビ

株式会社カオナビ

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導入事例 Tさん

男性 30代前半
コンサルティング・専門サービス
従業員数 301〜500人
経理・財務
係長・主任クラス

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：150名分のExcel集計に丸3日を費やす限界

―――まずは、当時の状況と導入に至った背景について教えていただけますか？

当時は従業員が150名ほどいたのですが、評価や面談の情報をすべてExcelで管理していました。毎月面談を実施しており、面談後には150人分のExcelファイルが届きます。それらを一つひとつ手作業で集計シートに転記して情報をまとめるだけで、丸3日かかっていました。

また、給与システムには載らない社員の得意分野やこれまでの経歴といったマスター情報もExcelで管理していたため、情報が散在してしまう点も課題でした。

―――丸3日もの手作業となると、運用面でも相当ご苦労があったのではないでしょうか。

はい。とにかく単純作業にこれだけ時間がかかるのはもったいないと感じていました。加えて、Excelでは未提出者の把握が難しく、忙しい現場に声をかけて提出を促すのも一苦労でした。

また、上長へ組織の状況を共有する際も、その都度Excelを加工して資料を作る必要があり、かなり非効率な状況でした。

決め手は情報の集約と集計の効率化

―――数あるツールのなかで、なぜカオナビを選ばれたのでしょうか？

正直に言うと、他社との比較は特に行いませんでした。当時、この分野で最も有名なのはカオナビだと感じていました。また、私たちのやりたいことを実現できるイメージが持てたからです。

―――選定において、特に重視したポイントはどこにありましたか？

集計のしやすさが最大の決め手でした。面談履歴、個人の経歴、自己紹介、そして給与情報には載らない定性・定量の情報などです。これらを一箇所にまとめて管理・集計できることを期待していました。実際に導入してみると、運用面の調整はあったものの、概ね想定通りに移行できました。

コストは10分の1以下に。正確なフィードバックがもたらす安心感

―――導入後、業務はどのように変化しましたか。

かなり変わりました。丸3日かかっていた集計作業が、導入後は2〜3時間で完了するようになりました。コスト面で考えても、これまでは1回の作業に3万円ほどかかっていましたが、今では2,500円程度です。月額費用以上の価値は十分に出ていると感じています。

―――作業時間の短縮以外で、実感されているメリットはありますか。

手作業による転記ミスが大幅に減ったことで、安心感が大きくなりました。以前、Excelの転記ミスで別人の情報を本人にフィードバックしてしまったことがあり、大変申し訳ない経験をしました。

カオナビではデータが連携しているため、手作業の転記が減り、そのようなミスの発生を抑えやすくなります。正確な情報に基づいたフィードバックができるようになったことは、業務の質を高める上でも重要でした。

―――社内への展開で工夫されたことがあれば教えてください。

全体説明会を実施したほか、独自のマニュアルを作成して配布しました。使い方で不明な点があれば個別にフォローしていました。また、もともとExcelで運用していた項目をそのままシステム化したこともあり、大きな混乱はありませんでした。むしろ「システム化によって業務負担が軽減されるのであれば歓迎する」という好意的な反応が多くありました。

誰もが同じ情報を見られる環境で、より強い組織へ

―――実際に運用してみて、現在の満足度は10段階で言えばいくつでしょうか。

10段階で言えば8です。業務負担は大幅に軽減され、社員同士の自己紹介閲覧からコミュニケーションも生まれています。残りの2点は私たちの使いこなし次第という面もあります。今後は、カオナビならではのコミュニケーションを加速させる独自の集計・分析機能も使いこなし、より付加価値を高めていきたいと考えています。

―――最後に、カオナビの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

カオナビは、権限設定のもとで必要な情報を共有しやすくし、情報の見える化を支援するシステムです。適切な範囲で情報共有が進むことは、組織運営に有意義だと考えます。

自社にどんな人がいて、これからどの方向へ向かっていくのかを可視化できるツールです。そのため、管理業務の負担軽減を検討している企業では、選択肢の一つとして導入を検討いただけます。