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退職証明書はいつ必要?記載項目や必要な場面も紹介 | 無料テンプレートあり

最終更新日時:
記事の情報は2020-06-24時点のものです。
退職証明書とは?離職票との違いは?いつ発行するの?何を書けばいいの?何のために発行するの?そんな疑問にお答えします。退職証明書を無料でDLして、エクセルで少し編集するだけで簡単に作成できる無料テンプレートも3種類ご用意しました。

エクセルで簡単に作成できる退職証明書の無料テンプレート!

離職者に発行する、退職証明書。
離職票違い公的文書ではないですが、意外と使われることの多い書類です。

本記事ではボクシルが作成した退職証明書のテンプレート(ひな形)をご紹介します。エクセルで簡単に使える、様々な種類の退職証明書のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
また、初めての方でも安心して退職証明書を発行できるように、退職証明書に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

本記事をぜひともあなたのビジネスの効率化に役立ててください!

また、以下の記事では退職証明書に関連して退職に関する様々な疑問について紹介しています。

退職理由の例文 | 円満退職する方法と面接で印象をあげる伝え方
会社を辞めるときの退職理由の伝え方に悩む方も多いと思います。「上司への伝え方」「納得してもらえる理由」「面接での答...
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退職証明書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】エクセルで使える退職証明書テンプレート

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に退職証明書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

3種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に退職証明書を発行してくださいね。

退職証明書テンプレート【タテパターン1】プレーン

無用な飾りのないシンプルなデザインで、非常に使いやすいものになっています。
一般的に記入するべき項目が揃っているので、迷ったらこちらを使いましょう。

退職証明書テンプレート【ヨコパター1】プレーン

こちらの退職証明書のテンプレートは、退職理由を選択式で選べるため記入の手間がかかりません。作成する側の使いやすさを追求しています。

退職証明書テンプレート【タテパターン2】プレーン

ヨコパターン1の縦向きバージョンです。用途に応じて使い分けください。こちらも退職理由が選択式になっているので、作成時の手間が省けますね。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

退職証明書に関する豆知識

退職証明書に書くべき必要事項と発行する意味

退職証明書は何のために使われる書類なのでしょうか。退職証明書に似た書類に離職票があります。

ですが、退職証明書は公的文書ではなく離職票は公的文書ですので、使われるとすれば公的文書の離職票のように感じますが、退職証明書が使われることが意外と多いので、退職証明書に書かれていなければならない事項と退職証明書を発行する意味などご説明しましょう。

退職証明書に書くべき項目

退職証明書に書くべき事項は「退職証明書」というタイトル(表題)と、使用期間、退職者が退職前におこなっていた業種、役職や地位、給料、退職理由の6つの項目が書かれていれば問題ありません。

ただし、退職証明書は公的文書ではありませんので申請者が給料の項目をカットしてほしいと言えばカットしてくれます。あとは、発行した年月日と発行元の会社名と代表取締役の名前が書いてあればOKです。

退職証明書が必要な時とは?

転職先の企業から「提出してください」と申請があった場合

転職先の企業によっては退職証明書を提出するように求めるところもあります。
理由は企業によりますが、履歴書や職務経歴書と経歴内容や記載内容が合っているか、退職理由を確認するためなどがあります。

転職の際に退職証明書を求められると不安になるかもしれませんが、この課程を踏まなければ先に進めない企業もありますので、不安に思う必要はありません。

失業保険の給付や国民健康保険の手続き時に離職票がない場合

市役所で国民健康保険の加入手続きをする時や失業保険の給付申請をするときは離職票が必要になります。

しかし離職票は退職後10日以内に申請手続きをしなければなりませんので、退職に伴いバタバタしていて申請を忘れていたということもあります。

基本的には会社側も10日以内に離職票の申請をするようにはしていますが、何かの手違いで手元に離職票がない場合があります。

その時に離職票の代わりとなるのが退職証明書です。離職票の場合は公的文書の為、色々な機関を通さなければならないことから発行がかなり遅れます。しかし退職証明書は即日発行することができますので、早く失業給付を申請したいという場合にも使われます。

国民健康保険の加入手続きや失業給付の申請には必ず離職票か退職証明書が必要になりますので、退職前に申請している方が良いでしょう。

退職証明書の発行期日

離職票とは違い、退職証明書の発行期日は2年と長めです。

転職する先が決まっていない人も転職先で退職証明書が必要になる場合がありますので申請しておいた方が良いのですが、もし前職から2年以上のブランクがあり、それからの転職となる場合は前の職場に相談してみましょう。

退職証明書は申請がなければ発行されない書類です。公的文書ではありませんのでいつでも発行してもらえます。

ですが、退職後2年以内であれば退職者から申請があれば必ず発行しなければならないと法律で定められていますので、前の職場に迷惑をかけないためにも退職時に申請しておきましょう。退職証明書は何枚でも申請することができますので、多めに取っていても良いかもしれません。

退職証明書の発行はお早めに

退職者が出る時というのはなかなかないことですが、万が一の場合でも安心ですね。

前述の通り公的文書ではないので、発行を申請する際には本記事を参考にして、注意して発行してみてください。

そして以下の記事では、退職証明書に関連してバックオフィスについて紹介しています。

フロントオフィスとは?バックオフィスとの違い | それぞれの役割と特徴を解説
「フロントオフィス」「バックオフィス」とは社内業務を2種類に分類するビジネス用語です。主に、金融機関やコールセンタ...
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ボクシルでは退職証明書作成に役立つバックオフィスのクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。

またバックオフィスの選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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