ジョブカン勤怠管理
導入事例 Tさん
- 男性 40代後半
- サービス/外食/レジャー系
- 従業員数 301〜500人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：確認作業だけで月5〜6時間を費やしていた
―――まず、以前の勤怠管理体制と、当時感じていた課題について教えていただけますか？
以前は、親会社が使用していたアマノ社の「TimePro」をそのまま利用していました。しかし、親会社の意向が強く反映されたシステムだったため、自社の運用には不要な操作が多く、独自にカスタマイズすることもできない状況でした。
特に困っていたのが、月末の締め作業です。操作が複雑だったため現場での記入漏れが多く、その都度、差し戻しや再提出後のチェックが発生していました。管理部門としては、この確認作業だけで毎月5〜6時間を要しており、現場の本来の業務を止めてしまっていることも大きな問題だと感じていました。
―――システムの選定を自社で行うことになったきっかけは何だったのでしょうか。
親会社へのアウトソーシングを終了することになり、自社で自由にシステムを選べるようになったのがきっかけです。選定にあたっては、自社に必要最低限の機能が備わっていること、そして何よりコストパフォーマンスと操作性が優れていることを重視しました。
現場のミスを防ぐUIを最優先に、決め手は操作のシンプルさ
―――複数の候補の中からジョブカン勤怠管理を選ばれた理由を教えてください。
有力な候補としてジョブカン勤怠管理とKING OF TIMEを比較し、最終的にジョブカン勤怠管理に決めました。最大の決め手は、デモ画面を触ったときに感じた操作のシンプルさです。
以前のシステムでの経験から、「スタッフが直感的に操作でき、間違えにくい設計」でなければ、締め作業のストレスは解消されないと考えていました。ジョブカンは打刻画面がシンプルで、スタッフ目線で必要なメニューがすっきりとまとまっていました。これならミスが起きにくいと確信できたことが、導入を決めた大きな理由です。
―――機能面で、あえて妥協された点はありましたか？
変形労働時間制の運用において、週単位・月単位での超過時間をより細かく精査したいという希望はありました。月間の総労働時間は集計できますが、週単位・月単位の超過時間をより細かく算出する点では、当時は機能面に不足を感じる部分もありました。ただ、他社製品も同様の仕様であったため、総合的なバランスを考慮してジョブカンにしました。
外部委託費を月15万円削減。チェック工数も1人10分から2分へ
―――導入後、現場や管理部門の業務はどのように変化しましたか？
業務負担が大幅に軽減されました。以前はエラーの詳細が分からず、一人ひとりの記録画面を確認してエラー箇所を自力で探していました。一方、ジョブカンは打刻漏れなどの不備を自動でリストアップしてくれます。
以前は1人あたり10分ほどかかっていたチェック作業が、今では1〜2分で完了します。管理部門としては、システムの案内に沿って所属長に確認事項を共有する形となり、作業の負担が軽減されました。精神的な負担も大幅に軽減されました。
―――コスト面での具体的な成果についても教えてください。
大きな成果が得られています。これまで外部に委託していた勤怠集計や給与計算用データの作成業務を内製化できたことで、外部委託費を月額約15万円削減することができました。
削減できた委託費や工数を考えれば、月額の利用料は投資に見合う、またはそれ以上の価値があると感じています。
現場目線のマニュアルとデモ体験が運用成功のポイント
―――全社へのスムーズな導入のために工夫されたことはありますか？
公式マニュアルをそのまま渡すのではなく、実際に使う操作だけを抜粋した独自のマニュアルを作成しました。有給休暇の申請方法など、質問が多く寄せられそうな部分は重点的に解説し、社内チャットで周知しました。また、現場から出た質問を拾い上げて全体に共有し、運用の定着を図っています。
―――最後に、これから導入を検討されている方へアドバイスをお願いします。
直感的に使いやすいかどうかは、運用を成功させる上で極めて重要です。検討部署だけで判断するのではなく、現場のスタッフにもデモを実際に操作してもらい、その反応を選定材料に加えることを推奨します。UIの分かりやすさは、導入後の管理工数に直結します。
将来的には、変形労働時間制の集計機能がより強化され、サポート体制がさらに充実することを期待しつつ、今後もジョブカンを積極的に活用していきたいと考えています。
ジョブカン勤怠管理
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