電子印鑑GMOサイン
導入事例 Tさん
- 女性 30代後半
- コンサルティング・専門サービス
- 従業員数 2〜10人
- 人事総務
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
自宅兼オフィスという環境のため、紙の紛失リスクを回避したいと考えた
―――まずは、電子契約システムを検討し始めたきっかけを教えてください。
新しく契約を締結する取引先が、電子契約を導入していない企業だったことがきっかけです。先方に合わせて紙で締結する選択肢もありましたが、その場合、郵送や製本の手間が発生します。何より、弊社は自宅兼オフィスという形態で仕事をしていることもあり、重要な書類を紙での保管は避けたいと考えていました。
―――「紙で保管したくない」というのは、スペースの問題でしょうか、それとも管理の面ですか？
一番は紛失リスクの回避です。万が一、重要な契約書を紛失してしまった場合、業務への影響が生じる可能性があります。リスクを未然に防ぐためにも、一元管理できるようにしたいと考えていました。そこで、こちらから電子契約のフローを提案できるよう、自社での導入を決めました。
―――導入前は、どのように契約業務を行っていましたか？
これまでは、取引先が利用している電子契約システムで、弊社が受信側として対応する形でした。ただ、会社として統一した管理ルールが決まっていなかったため、締結済みのファイルが各個人のメールボックスに散らばっている状態でした。
「あの時の契約内容はどうだったか」と確認する際に、過去のメールを検索して探し出す必要があり、数分程度とはいえ手間を感じていました。今後、組織が大きくなっていくことを考えると、早めに一元管理できる仕組みを整えておく必要があると感じていました。
小規模事業者にとって、月5件まで無料で利用できるのは大きな利点
―――導入にあたって、比較検討したサービスはありますか？
電子印鑑GMOサインのほかに、クラウドサインとDocusignの計3社を検討しました。
―――最終的に電子印鑑GMOサインを選んだ最大の理由は何でしたか？
最も重視したのは、コスト・操作性・法的な有効性の3点です。当時比較した範囲で、クラウドサインは無料枠が月2件まで、電子印鑑GMOサインは月5件まで無料で利用できるプランがありました。
弊社の規模では、新規の契約締結が月5件を超えることは、多くありません。ランニングコストを抑えつつ、必要な時に柔軟に使えるという点が、小規模事業者である弊社にとって魅力的でした。
―――機能面で妥協した点や、他社に劣ると感じた部分はありましたか？
いいえ、特にありませんでした。頻繁に高度な機能を活用するような用途は想定していなかったので、コスト面を最優先に考えた結果、電子印鑑GMOサインが弊社にとっては適切な選択だと判断しました。
事前に公式サイトなどでプランや機能制限をしっかり確認していたので、現時点では、導入前に想定していた範囲との大きな差は感じていません。
自社の安心感だけでなく、クライアントにも感謝される結果に
―――実際に導入されてみて、操作性はいかがでしょうか？
私が操作を担当していますが、直感的で分かりやすいと感じています。マニュアルを読み込まなくてもスムーズに運用できています。
―――導入によって、どのような効果を感じていますか？
当初の目的通り、紙の契約書を持たないという安心感を得られたことが大きいです。想定外だったのは、クライアント様からの反応です。初めて電子契約を利用されたクライアント様からは、手続きの負担軽減や郵送コストの削減につながったという声をいただきました。
自社の効率化だけでなく、取引先にも喜んでいただけたのは、想定していなかった成果でした。
―――費用対効果について、10段階で評価してください。
10点に近い評価です。無償でこれほどの機能を利用できる点は、電子契約を導入したいという小規模事業者にとって十分な内容だと思います。
―――最後に、今後の展望について教えてください。
現在は私がすべての締結作業を行っていますが、今後従業員が増え、契約件数が多くなってきた際には、操作方法の共有や有料プランへの移行も検討していく予定です。組織の成長に合わせて、柔軟に活用を広げていきたいです。
電子印鑑GMOサイン
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