クラウドハウス労務
導入事例 Yさん
- 女性 40代前半
- 医療系
- 従業員数 501〜1,000人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：入退職や異動が集中する4月は書類整理だけで2日を消費。紙ベースの管理による非効率な情報検索
―――労務管理システムを導入する以前は、どのように労務管理を行っていましたか。
以前はシステムを利用しておらず、履歴書など入職時の書類はすべて紙で保管していました。給与計算に関わる部分でのみ、給与計算ソフトを利用しているという状況でした。
―――紙ベースでの書類管理において、当時はどのような課題を感じていましたか。
必要な情報を探す際、紙を綴じているファイルから探し出すのに非常に時間がかかり、効率が悪いと感じていました。
書類は部署ごとにファイルに保管していたのですが、部署異動があったときなどにすぐファイルの整理ができておらず、目当ての書類を見つけるのに苦労していました。
―――ファイルの整理や書類の検索には、具体的にどの程度の時間がかかっていましたか。
異動前の部署と異動後の部署の2つのファイルを確認しなければならないため、探す手間が2倍かかりました。特に異動や入退職が集中する4月は、入職者が20名、異動が10名、退職が10名ほど発生していました。
退職者はその都度整理してはいたものの、整理し忘れていた分を探して異動させる作業もあり、それらのファイル整理や書類探しだけで丸2日かかっていました。
従業員自身がスマートフォンで直接入力できる操作性を評価し、他社比較なしで即決
―――クラウドハウス労務の導入を検討し始めたきっかけについて教えてください。
履歴書などの入職書類を個別にファイリングするのに手間がかかっていたこと、そして必要な情報を探すのにも時間がかかっていたことがきっかけです。
システムを導入して、すぐに必要な情報を引き出せる状態にしたいと考えました。
―――導入にあたり、他のシステムとの比較検討は行いましたか。
他社との比較は行わず、クラウドハウス労務の1社のみで決めました。
―――比較を行わずに決定された理由や、特に評価した機能はどのような点でしたか。
採用された本人が、スマートフォンやパソコンから住所、電話番号、家族情報などを簡単に入力できる点を高く評価しました。
入力が終われば総務側で確認して入職手続きが完了するという、操作が非常にシンプルでわかりやすいところが決め手になりました。引っ越しなどによる住所変更も職員自身で簡単にでき、年末調整の機能など必要なものがすべて揃っていたことも理由です。
費用や運用方法をまとめたものを事務長が確認し、問題がなければ理事長に決裁を仰ぐという流れで導入が決定しました。
―――逆に、システムを導入する上で妥協した点があれば教えてください。
クラウドハウス労務には給与明細を配信する機能があり、その点も非常に良いと思ったのですが、もともと利用していた給与計算ソフトの仕様が違いました。
明細配信用のデータを作る際に、一度CSV形式で出力してから加工しなければならない手間が発生するため、そこは妥協した部分です。
10名分の入職手続きを30時間から5時間へ大幅短縮。ペーパーレス化による準備・回収業務の撤廃
―――現在はどのようにクラウドハウス労務を運用していますか。
採用が決まり、入職説明のために来院してもらった際にメールアドレスを登録します。その後は入職日までに、本人に自宅で住所や電話番号、家族情報などを入力してもらいます。総務側でその内容が確認できたら完了ボタンを押し、入職手続きが完了する流れです。
日々の運用としては、引っ越しや結婚に伴う氏名変更などが申請されていないかを確認するため、総務担当者が1日1回はシステムにログインするようにしています。
また、雇用契約の更新通知も事前に表示されるため、契約更新が近い職員にはシステムを見て個別に案内を出しています。
―――システムを導入したことで、具体的にどのような業務改善効果がありましたか。
入職に必要な書類を紙で配布する必要がなくなったため、用紙を準備する手間がなくなりました。
また、記入済みの用紙を回収し、ファイリングする時間も不要になりました。必要な情報があればシステムにログインするだけですぐに確認できるようになっています。
―――紙の準備やファイリング業務がなくなったことで、具体的にどの程度の時間が削減されましたか。
以前は1人あたり2〜3時間かかっていた入職手続きが、今では30分程度で済むようになりました。1人あたり1時間半から2時間半の短縮です。
例えば10名の入職者がいる場合、これまで30時間かかっていた作業が5時間にまで短縮され、非常に大きな効率化につながっています。
時期に応じたマニュアルの社内掲示で、紙運用からのスムーズな移行を実現
―――紙での運用からシステムへの移行にあたり、従業員への周知や定着はどのように進めましたか。
職員が閲覧できる社内の掲示板に操作方法のマニュアルをアップロードし、いつでも確認できる状態にしました。
これまで紙での運用だったため、導入当初は「住所変更はシステムのどの項目で行うのか」「まだ紙で提出するものはあるのか」など、運用方法に関する質問が多く寄せられました。わからない場合は総務課に直接問い合わせてもらうようにして対応しました。
―――システムを社内に定着させるために、工夫されたことがあれば教えてください。
年末調整の時期などその時々の業務や手続きに応じたマニュアルを都度、社内掲示板に掲載するようにして、職員が迷わず操作できるように工夫しました。
クラウドハウス労務
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
