マネーフォワード クラウド人事管理
導入事例 Pさん
- 女性 40代後半
- 不動産/建設/設備系
- 従業員数 2〜10人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：紙とExcel管理で打刻漏れが多発、パート従業員に週10時間の労務工数が発生
―――労務管理システムを導入される前は、どのような方法で管理を行っていたのでしょうか。また、当時抱えていた課題についてお聞かせください。
以前は紙のタイムカードとExcelを使ったアナログな管理を行っていました。紙のタイムカードでは打刻漏れや手書き修正による文字の読み間違いなどが頻発していました。
また、有給休暇や休日管理を行っていたExcelでは、手入力による人的ミスや、超過残業などのアラートに気づけないという課題がありました。
―――それらの課題は、実際のバックオフィス業務にどれくらいの影響を与えていたのでしょうか。
勤怠締めの時期になると、1人のスタッフがその作業に追われる状態でした。実際に、労務管理のためだけにアルバイトのパートスタッフを1名雇っていたと言っても過言ではありません。
そのスタッフは週に10時間ほど、紙のタイムカードの不備確認やExcelへの転記、残業代のカウントなどに時間を取られており、非常に大きな工数がかかっていました。
給与・会計システムとの連携を最重視 複雑な社内勤怠ルールを統一
―――新たなシステムの導入を検討し始めたきっかけと、比較検討した上で現在のシステムを選ばれた理由を教えてください。
とにかく労務管理にかかる工数と時間を削減したかったことと、給与システムへの手作業での転記をなくしたかったことがきっかけです。4社ほどのシステムを比較検討しましたが、特に重視したのは「他システムとの連携の簡易さ」でした。
マネーフォワードは、勤怠から給与、会計システムまで、ボタン1つですべて連携できる点が非常に魅力的でした。また、顧問税理士が利用していたことも後押しになりました。
―――システムの導入にあたって、機能面や運用面で妥協せざるを得なかった部分はありましたか。
これまで従業員1人ひとりにカスタマイズした柔軟な働き方を許容し、それをExcelでアナログ管理していたのですが、その複雑な勤務形態をすべてシステムに反映させるのは困難でした。
そのため、システム導入を機に社内の働き方や勤務形態をある程度統一することにしました。妥協したとも言えますが、結果的にはこれを機に社内ルールを整備することができたので、良い機会になったと感じています。
労務工数を週10時間から2時間に短縮 心理的負担も軽減
―――実際に「マネーフォワード クラウド人事管理」を導入したことで、具体的にどのような業務が効率化されましたか。
残業時間のカウントや有給休暇の管理、そしてそれらをExcelに転記する作業が劇的に減りました。その結果、これまで週10時間ほどかかっていたパートスタッフの労務管理工数が、週1〜2時間程度にまで削減されました。
また、経費申請もすべてウェブ上で完結するようになり、集計結果を即座に給与へ反映できるようになっています。
―――工数が削減されたことで、費用対効果の面ではどのような成果が得られましたか。
月額費用は約2万円ですが、パートスタッフの業務が減ったことで月4〜5万円の人件費が削減されました。
さらに、私のダブルチェックにかかっていた管理者の工数削減や、以前使っていたシステムの解約なども含めると、年間で約150万円のコスト削減を実現できており、費用対効果は十分だと感じています。
―――管理業務の負担軽減以外に、社内のコミュニケーションなどで変化はありましたか。
休日出勤や残業申請に不備があった際、システム上で理由を添えて差し戻しができるようになったのは非常に大きいです。
以前は直接声をかけたり個別にメールを送ったりする手間があり、お互いにストレスを抱える部分もありました。それがシステマチックに完結するようになり、心理的な負担も大きく軽減されました。
―――これまで紙ベースで業務を行っていた現場の従業員の方々へは、どのようにシステムを定着させていったのでしょうか。
普段パソコンを使わない職人などの従業員にとっては、ログイン方法や画面の操作が難しかったようです。
そのため、毎月の全体ミーティングで画面を映して具体的な入力方法を説明したり、部署ごとに赴いて横につきっきりで操作を教えたりしました。
マニュアルを渡すだけでなく、動画を作成したり、よくある質問をニュースとして配信したりと、半年ほどかけて地道にサポートを続けました。
システム導入で中小企業の限られたリソースを生産的な業務へ転換
―――実際にシステムを運用してみて、10段階評価で何点になりますか。また、その理由も教えてください。
8点です。非常に便利になりましたが、日頃パソコンに触れない職人にとってはインターフェースが少しわかりにくい部分があったためマイナス2点としています。
また、週週40時間を超えた際の割増賃金設定がデフォルトの機能になく、自分たちでカスタマイズして項目を作成するのに少し苦労しました。もう少し画面や設定がシンプルになれば10点に近づくと思います。
―――最後に、今後同じように労務管理システムの導入を検討している企業の皆様へ、アドバイスをお願いします。
中小企業では、「細かく融通を利かせて人が苦労して対応する」ことが当たり前になりがちです。しかし、今振り返ると、やらなければならないことが多い少人数の企業だからこそ、ルーティンワークに時間を取られるのはナンセンスだったと感じています。
中小企業こそ、便利なシステムを有益に活用し、限りあるリソースをもっと違う生産的な業務に使うべきです。最初は検討や導入のハードルが高く感じるかもしれませんが、一度導入すれば業務負担が大きく軽減されますので、ぜひ前向きに導入を検討されることをおすすめします。
マネーフォワード クラウド人事管理
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