独自の業務フローをノーコードでシステム化　現場に寄り添う国産グループウェア「SMALT OFFICE」

自社特有の業務フローに、既製のグループウェアが合わない。Excel管理と二重入力が限界を迎えている。長年使い込んだカスタムアプリの移行先が見つからない。機微な情報をクラウドに預けることに不安がある。グループウェアの入れ替えを検討する現場では、「スケジュールを共有できればいい」では済まない悩みが積み重なっています。

こうした課題に対し、社内の情報共有や業務管理を一元化する国産グループウェアとして提供されているのが、株式会社ヴィセントの「SMALT OFFICE」です。プログラミング知識がなくても自社専用の業務アプリを作れるカスタムアプリ機能と、既存グループウェアからのスムーズな移行を強みとしているほか、オンプレミスでの運用にも対応しています。

今回は、同社営業部部長の杉田勝哉氏に、サービスの設計思想から具体的な導入効果、移行に悩む企業への向き合い方、そして今後の構想まで詳しくお話をうかがいました。

<お話をうかがった方>
株式会社ヴィセント
営業部部長
杉田勝哉氏

ツールに業務を合わせない　ノーコードのカスタムアプリと壊れない柔軟性

――まずは、「SMALT OFFICE」がどのようなサービスなのか教えてください。

杉田氏： SMALT OFFICEは、社内の情報共有や業務管理を一元化し、組織の効率化を実現する国産のグループウェアです。

――グループウェアは数多くの製品がありますが、競合と比べたときの最も大きな差別化ポイントはどこにあるとお考えですか。

杉田氏：大きくは2つあります。1つはカスタムアプリを搭載していること、もう1つは既存グループウェアからの移行もスムーズに行えることです。

営業の場面でまず強く訴求するのは、カスタムアプリのほうですね。グループウェアを検討される多くのお客様は、スケジュールを共有したいだけでなく、「自社特有の業務フローをどうにかしたい」「Excel管理の限界をどうにかしたい」という深い悩みを抱えていらっしゃいます。

一般的な製品だと、ツールのほうに業務を合わせる必要が出てきますが、SMALT OFFICEならノーコードで自社専用のアプリが作れるため、業務にツールを合わせることができます。

――プログラミングの知識がなくても、自社にぴったりの業務管理ツールが作れるということですね。

杉田氏：はい。この自由度と再現性の高さが、お客様に一番驚いていただけるところです。現場のDXを一気に進める、強力な推進力になると確信しています。

もちろん、セキュリティ基準の厳しい企業様であれば、オンプレミス（自社が管理するサーバー環境で運用する形態）での運用ができる点もポイントになるかと思います。

――柔軟にアプリを作れることと、データの整合性を保つことは、本来は両立が難しそうにも思えます。技術面や設計思想の面で、他社が真似しづらいと感じられている部分はどこですか。

杉田氏：データベースの柔軟な設計と、他社製品のカスタムアプリからデータを再現できる、構造レベルでの移行の親和性ですね。

なかでも真似しづらいのは、高度なリレーショナル構造の担保と、現場にはそれを一切意識させない徹底したUIの抽象化を両立させている点だと思います。ITの専門知識がない現場担当者でも、簡単な操作だけで安全にフィールドの追加や、リレーション（アプリ同士のデータのひも付け）の再定義ができます。現場に試行錯誤をさせず、ノーコードですぐに形にできるなど、いわば「壊れない柔軟性」をシステムレベルで実現している点が大きな特徴です。

承認フローを3〜5日から1〜3日へ短縮した事例も　現場の工数を大幅に削減

――現場が構造を気にせず触れるのに壊れないというのは理想的な設計ですね。その柔軟さが特に刺さったという導入事例があれば教えていただけますか。

杉田氏：とある企業様では、業務フローに合わせたワークフローや情報共有用のアプリをカスタムアプリで作成いただき、業務負担が大幅に軽減しました。さらに、部署ごとに合わせたアプリを作成することで、各部署間の連携もスムーズになっています。

導入前は、部署間の連携や調整、確認といった業務の負担が、仕事を進めるうえでの遅れにつながることが多々ありました。やり取りの手段としては、主に電話やメール、ときにはメモ書きで連絡を取り合っている状態でしたね。

――紙のメモまで含めて人づてに動いていた情報が、一箇所に集まったわけですね。そうした改善は、数値で示せる形でも表れているのでしょうか。

杉田氏：はい、いくつかあります。

まず、各種申請や稟議の承認です。紙の閲覧や押印待ちで承認までに3日から1週間を要していたケースが、オンライン承認化により処理時間を50%から80%短縮できています。

次に、データの二重入力や転記です。あるExcelファイルから別のExcelファイルへ転記する作業が発生していたものを、カスタムアプリに集約することで入力時間を50%以上削減しました。また、場合によってはグループウェアのITライセンス費用そのものを15%から30%削減できたケースもあります。

――承認の処理時間が最大8割減というのは、日々の業務の体感が相当変わりそうです。この効果は、どのような組織で特に出やすいのでしょうか。

杉田氏：部署をまたいで承認を得るような組織や、多段階の承認が必要なケースですね。

たとえば営業から総務、営業から人事へと、別部署にまたがるケース。ここでは多くの時間を要する場合がありましたが、ワークフローを固めることで、最低でも3日から5日かかっていたものが1日から3日で収まるようになってきています。

――そこまで短くなると、承認待ちで仕事が止まるという前提自体がなくなりますね。実際のお客様からは、どのような点が良かったと評価されることが多いですか。

杉田氏：最もよく挙がるのは、データ構造を気にせずに、アプリ同士のデータをひも付けて簡単に呼び出し、つなげられる点です。

専門知識がない事務スタッフでも顧客管理のアプリと製品のマスターアプリとを連携させられた、二重入力がなくなっただけで現場の作業時間が大幅に削減された、という実感と評価をいただいています。こうした声は、総務・人事、製品管理、営業など、さまざまな部署から寄せられています。

なかでも印象に残っているのは、「以前使っていたカスタムアプリと、ほぼ同様の操作が可能である」という評価ですね。もちろん最初は多少のハレーションもありましたが、定着するまでに長い時間はかからなかったようです。

移行先が限られるカスタムアプリ　乗り換えを阻むコストとセキュリティ

――「以前と同じように使える」というのは、乗り換える側にとって何よりの安心材料ですね。そもそも、お客様が相談に来られる時点では、どのような課題を抱えていることが多いのでしょうか。

杉田氏：「カスタムアプリが移行できない」「今使っている機能の一部やデータが抜き出せない」といったお悩みが多いですね。多くのグループウェアには、そもそもカスタムアプリが搭載されていません。そのため、移行先が限られてしまうのです。

――選択肢そのものが少ないわけですね。そうしたなかで、乗り換えを検討される際にはどのようなことがネックになるのでしょうか。

杉田氏：まずはコストです。クラウドへ移行する場合、ライセンス費用が現状の8倍から10倍になってしまうケースがあります。

――8倍から10倍となると、移行そのものを再検討せざるをえない水準ですね。コスト以外の理由で悩まれるお客様もいらっしゃいますか。

杉田氏：はい。データをクラウドに上げたくないというお客様もいらっしゃいます。医療や製造業など、特に機微な情報を扱っているお客様に多いですね。

――機密性の高いデータを扱う現場ほど、判断は慎重になりますね。そうしたお客様は、SMALT OFFICEの導入後、課題がどのように改善されるのでしょうか。

杉田氏：ローカル管理や紙運用にともなう情報リスクの解消です。

SMALT OFFICEでは自社専用の環境に構築し、適切なアクセス権限を設定したカスタムアプリ上に情報を集約します。これにより、セキュリティポリシーを遵守した情報管理体制へシフトすることができます。

マニュアル不要で迷わない　業務手順をそのまま再現する徹底した現場主義

――コストもセキュリティも、移行をあきらめる理由にしなくてよくなるわけですね。一方で、新しいツールを日々使い続けてもらうには工夫が要りそうです。定着のために特に意識されていることは何でしょうか。

杉田氏：「ツール側に業務を合わせるのではなく、業務側にツールを寄り添わせる」という思想の徹底です。

新しいシステムに合わせて現場の業務フローを無理やり変更させるのではなく、現場が慣れ親しんだ業務手順やデータの持ち方を、そのまま移行・再現することを心がけています。そうすることで現場の心理的なハードルを極限まで下げられますし、導入直後の戸惑いを減らして、確実に成果を感じていただくための根幹になっています。

もう1つは画面設計です。直感的に迷わないことと、利用シーンを限定させないマルチデバイス対応を徹底しています。どんなツールであっても、現場のユーザーが「どこを押せばいいか分からない」「特定の端末でしか使えない」と感じた瞬間に、定着率は一気に下がってしまいますから。

――サービス開発そのものにおいても、同じ考え方が軸になっているのでしょうか。

杉田氏：そうですね。最も大事にしているのは、機能の多さよりも、現場の迷いとストレスを極限まで減らすことです。

新機能の追加や先進的なテクノロジーの導入は、プロダクトとしては魅力的です。しかし、それが原因で画面が複雑化したり、操作ステップが増えて現場が迷ってしまえば本末転倒だと考えています。マニュアル不要で動かせるUI/UXの設計、現場の変化スピードを止めない拡張性、そして既存の運用資産の尊重。この3つを軸にしています。

――足し算ではなく、あえて引き算もする判断ですね。それが実際の開発に表れた事例はありますか。

杉田氏：高度なロジックの作り込みは、あえて行いませんでした。シンプルさを突き詰めた結果、現場担当者の方から「マニュアルを見なくても、導入したその日に自分たちでアプリを作成・修正できた」という声をいただいています。

――導入初日から現場が自走できるのは理想的ですね。運用面でのサポートは、どのような形で提供されているのでしょうか。

杉田氏：ただマニュアルや操作方法をお渡しするのではなく、お客様に寄り添ったサポートを心がけています。場合によっては、Web上で打ち合わせをしながらの支援も行っています。

体制面での強みはスピード感ですね。お客様のお困りごとに対しては、1日でも早く改善できるよう現場やお客様と調整しています。1つの例ですが、お困りごとの内容をうかがってから5日後には、解決策もしくは解決案をご提示しています。

――問い合わせから1週間を待たずに答えが返ってくるのは、現場としてはありがたいですね。導入する企業側としては、SMALT OFFICEを最大限に活用するために、どんなことを意識しておくとよいのでしょうか。

杉田氏：最初から完成形を目指さず、スモールスタートで運用しながら育てていくことです。

最初から全社の複雑な業務を一気にシステム化しようとすると、要件定義に時間がかかり、現場も変化についていけなくなります。まずは経費精算や休暇申請など、誰もが使うシンプルなワークフローから始めて、早期に「便利になった」という成功体験を作ることが、全社への定着を加速させるコツです。最初の一歩としておすすめしやすいのは、日報・業務報告や、社内問い合わせ・依頼管理ですね。

もう1つは、作り手の顔ぶれです。管理部門やIT部門だけでアプリを作成すると、現場の実態とずれた使いづらいツールになりがちです。アプリ構築の段階で、実際に日々入力を行う現場のリーダーやキーマンの意見を取り入れ、現場が入力しやすい項目配置や操作感を第一に設計することが重要だと考えています。

――逆に、導入のハードルになりがちな点はどういったところでしょうか。

杉田氏：管理ユーザーの欲張りによって、入力項目が多くなってしまうことです。作り込めるからこそ起きやすいので、これまでの事例も含めてご紹介しながら、できるだけシンプルな構造にすることをおすすめしています。そうすることで、システムの定着につながっていきます。