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仕事の優先順䜍の぀け方 | 圹員・営業・総務・経営者・研究職【職皮別】

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から1780日前のものです
仕事の優先順にの぀け方が䞋手だず思っおいたせんかい぀もやるこずが倚くお手が回らない、時間がいくらあっおも足りない、そんな悩みを持っおいたせんかあるいは、時間のかかる仕事ばかり倚くお、なかなか成果に぀ながらない、ず思っおいたせんかそういう悩みの

仕事の優先順にの぀け方が䞋手だず思っおいたせんか

い぀もやるこずが倚くお手が回らない、時間がいくらあっおも足りない、そんな悩みを持っおいたせんか

あるいは、時間のかかる仕事ばかり倚くお、なかなか成果に぀ながらない、ず思っおいたせんか
そういう悩みの原因は「仕事の優先順䜍の぀け方が䞋手」だからなのかもしれたせん。
そういう人は、以䞋の7ヶ条を実践するだけでに、栌段に仕事の効率がよくなるはずです。

目次を開く

仕事の効率を䞊げる優先順䜍の぀け方7か条

第1条い぀も優先順䜍を぀けおから取り掛かる

非効率な仕事の仕方をしおいる人に共通しおいるのは、仕事が来た順番に取り組んでいる、ずいうこずです。
そういう人はたず今抱えおいる仕事を衚にしたしょう。
衚には

  • 重芁であり緊急性が高い
  • 重芁であるが緊急性は高くない
  • 重芁ではないが緊急性は高い
  • 重芁でもなく緊急性も䜎い

の4぀のカラムを䜜っお、抱えおいる仕事の䞀぀䞀぀を圓おはめおいきたす。
そしお、䞀番䞊の「重芁であり緊急性が高い」仕事から順にい぀も取り組むようにする癖を぀けたしょう。

それをするだけで、たず自分の仕事の敎理ず効率的な仕事のやり方の初歩を手に入れられたす。

第2条効率的な仕事の仕方をしおいる人を真䌌する

同じ職堎あるいは関連する職堎で、自分以䞊に仕事があるはずなのに、い぀も涌しい顔をしおあたり残業もせず、それでいお成果は人䞀倍挙げおいる同僚や先茩、䞊叞はいたせんかそういう人は自分なりの仕事の優先順䜍の぀け方のノりハりを必ず持っおいたす。

特に䌁画の職皮の人にはそういうスキルを持っおいる人が倚いです。
たずそういう人を芋぀けお、どのようにしおるのかをしっかりず芳察し、真䌌するずころから始めおみたしょう。

第3条重芁だが緊急性はない仕事のやり方を芋盎す

第1条の仕事の優先順䜍の䞭で䞀番扱いに困るのは、2番目の「重芁だが緊急性はない仕事」ぞの取り組み方です。

こういう仕事は、どうしおも3番目の「重芁ではないが緊急性は高い」仕事の埌回しになりがちです。
しかしそうしおしたうず、自分にずっお、あるいは䌚瀟にずっお倧きくお重芁な成果はあげられたせん。

堎合によっおは、攟っおおいた間に緊急性が「䜎い」から「高い」に倉わっお、慌おお「やっ぀け仕事」になっおしたうこずもあり埗たす。
ですので、たずその「重芁だが緊急性は䜎い」ずいう仕事に取り組む時間を取るようにしたしょう。"

第4条 ほかの人にもできるものは人にどんどん任せる

仕事の効率が悪い人は、優先順䜍の䜎い「重芁ではないが緊急性は高い」仕事たで自分で抱え蟌んでしたいがちです。
しかしそういう仕事はおそらく、同僚や埌茩でもできる内容です。ですのでそういう優先順䜍になった仕事は、どんどん人に任せお、自分は重芁床の高い仕事をするようにしたしょう。
ただし、そういう仕事を䞎えられたほうも、本人が気づいおいるかどうかは別にしお、迷惑ずいえば迷惑です。そのあたりのケアはしっかりずるこずを忘れずに。

第5条過去にやった仕事や曞類をうたく䜿いたわす

党く違う分野の新しい仕事でもない限り、取り組む仕事は過去にした仕事ず重なる郚分や䌌た郚分があるものです。効率的な仕事する人は、そういう過去の自分の仕事のやり方、あるいは䜜った曞類をうたく再利甚したり、䜿い回したりしお、時間を効率的に䜿っおいたす。
もちろんそのためには、過去の仕事の内容や曞類がすぐに怜玢し、匕っ匵り出せるような敎理を自分の䞭でしおおくこずが重芁です。

第6条 仕事の事前事埌の「考える時間」を必ず取る

非効率な仕事をする人は、わき目も振らずに仕事をしおいるようですが、よく芋るず、きた仕事を䜕の考えもなく片っ端から取り組んでいたす。

䞀方効率的にしおいる人は、取り組む前にたずどのようにすればもっずも劎力が少なく、短時間でできるのかの䜜戊を立おたす。たた終わった埌も、自分の立おた䜜戊がうたくいったのかどうか、もっずいい方法がなかったのかを振り返りたす。この時間が効率的な仕事の仕方を生むのです。
実際の時間にすればほんの少しですから、必ずその事前事埌で仕事の方法を考える時間を取りたしょう。

第7条 なぜ仕事に远われおいるのか自分自身を振り返っおみる

忙しくしおいる人には2぀のタむプがありたす。
それは「仕事に远われお忙しい人」ず「したいこずが倚くお忙しい人」です。
どちらがより倧きな成果を䞊げるか、どちらが仕事を通じおより自分が成長できる人なのかは明らかでしょう。
もしも、やるこずが倚くお手が回らない、時間がいくらあっおも足りない、時間のかかる仕事ばかり倚くおなかなか成果に぀ながらない、ず思っおいたら、前者になっおいる可胜性が倧ですから、たず自分がそのどちらなのかを䞀床じっくり振り返っおみたしょう。

【職皮別】仕事の優先順䜍の付け方

圹員の仕事の優先順䜍の付け方

「自郚門の責任者である圹員の自分が䞀番忙しい。郚䞋の仕事が物足りない」ずいう悩みも持っおいたせんか
それは自分の仕事の優先順䜍の぀け方が間違っおいるからかもしれたせん。

圹員の仕事は「䞎えられた経営資源を有効掻甚しお自郚門の業瞟を䞊げるこず」です。その圹員が1番忙しいずいうこずは、自分が歯車になっおいお、マネゞメントをうたくできおいないため郚䞋が力を発揮できおいない、ずいう可胜性が高いです。

圹員の仕事は「䞎えられた経営資源の有効掻甚」

圹員は経営者から1぀の郚門を任されおいたす。それは郚門にもよりたすが、䌚瀟の䞭のもう䞀぀の䌚瀟です。ずいうのは、そこには戊略があり、䞎えられた「ヒト・モノ・カネ・情報」の経営資源があり、求められおいるのはその経営資源を有効掻甚しお、自郚門の業瞟を䞊げるこずだからです。

しかし、実際にそういう芳点で仕事をしおいる圹員は少ないようです。

「自郚門で1番忙しい」ずいう圹員は、自分が「ヒト」ずいう経営資源のひず぀、もっず蚀えば歯車になっおいたす。そうなるずその郚門は「船頭のいない船」ですから業瞟も䞊がらず、圓然郚䞋もどういう仕事をしおいいのかわからないので、十分に力が発揮できないのです。

たず圹員の仕事は「䞎えられた経営資源の有効掻甚」ずいう前提で、自分が歯車の1぀になる仕事の優先順䜍は䞋げたしょう。

その仕事が業瞟にどれだけ盎結するかで刀断する

圹員のミッションは「自郚門の業瞟を䞊げるこず」で、その他はすべおそのための手段か、あるいは業瞟に無関係なこずです。そこに時間を取られれば、圓然ミッションに䜿える時間は無くなりたす。

たずは自分の仕事を1床すべお衚にしお列挙し、「この仕事は業瞟に盎結しおるのか」ずいう芳点で、優先順䜍づけをするこずです。

そのうえで、優先順䜍の䜎い仕事は思い切っお止めるか、やめられない仕事は郚䞋に任せるずいうのが圹員ずしおの優先順䜍の決め方であり、郚䞋育成にも぀ながるこずです。

圹員になったらそれたでず仕事の仕方をガラッず倉える

䞀般的に圹員は、䞀般瀟員から管理職、郚門長を経お、圹員に昇栌したす。しかし、管理職になった時もそうですが、新しい圹職、新しいポゞションで成果を䞊げるには、今たでしおきた仕事の仕方をいったんすべお癜玙に戻しお、そのポゞションにふさわしい仕事の仕方を䜜るこずが重芁です。優秀な郚門長が圹員になっお茝きを倱うこずが倚いのは、「今たでの仕事をもっずうたくしよう」ずいう意識だからです。

仕事の優先順䜍の決め方も郚門長の時ずはガラッず倉える必芁がありたす。䜕が最優先か、ずいうこずが倉わるのです。

その仕事が「むノベヌション」をもたらすかどうか考える

事業郚門でも管理郚門であもれ、業瞟を䞊げるためには、「むノベヌション」、぀たり倉革が必芁です。それを各郚門がするこずで、䌚瀟トヌタルも業界で優䜍なポゞションを䜜り、持続的な成長を遂げるこずができるのです。

ずころが、このむノベヌションに関連する仕事は「重芁だが緊急性が䜎い」ため優先順䜍が䜎くなりがちです。

しかし、これをしないず真の意味で自郚門の業瞟向䞊は望めたせん。

月に1日でも倖郚からの連絡を絶った環境に自分を眮きじっくりずこのむノベヌション関するこずを怜蚎する時間を取りたしょう。

戊略のフィヌドバックを蚈画にあらかじめ組み蟌む

戊略を実行しおもなかなかうたく業瞟に぀ながらない原因の䞀぀に、PDCAPLAN・DO・CHECK・ACTIONのうち、PLANずDOはどんどんやっおも、そのCHECKが抜けおいるこずが倚い点がありたす。それをしおいるず、芁は「やりっぱなし」で、同じ問題点をクリアできな状態が続きたす。たた、それがないず優先順䜍をもずに仕事をしおも成果には぀ながりたせん。

それを避けるには、PLANを立おた時に、あわせおフィヌドバックのステップ、぀たりCHECKのステップを蚈画ずしお入れ蟌んでおくこずが必芁です。

定期的に自分の行動を業瞟ずいう芳点で評䟡する

ずはいえ、圹員の仕事には色々な雑務があるのも事実です。様々な䌚議、人事䞊の曞類䜜成、業界関係者ずの懇芪など、本来なら優先順䜍の䜎い仕事なのに取り組たざるを埗ない仕事もあるこずでしょう。
やむを埗ずそれをするのは仕方ないこずですが、しかしそれも「やりっぱなし」ではいけたせん。

数か月に1床、その間に自分の仕事を列挙し、それが業瞟にどれだけ貢献したかずいう芳点で評䟡する時間を取りたしょう。その反省ず評䟡を、次から行う仕事の優先順䜍づけに反映させるこずが倧切です。"

本圓に重芁なもの以倖は郚䞋に振る

以䞊のような芳点で仕事の優先順䜍を芋盎すず、今たで高いず思っおいたものが、意倖に䜎いこずに気づくでしょう。しかしそれも郚門ずしおは必芁な仕事であるこずも倚いですから、それはどんどん郚䞋に振りたしょう。

䞭にはテヌマによっお自分よりも埗意な郚䞋もいるはずなので、そういう人は積極的に掻甚したしょう。「自分よりも優秀な人材を掻甚する」のも「資源の有効利甚」のひず぀です。

たた、そういうこずが郚䞋の育成にもなり、郚䞋の成長によっおさらに自分は最重芁の仕事に取り組む時間を確保できるようになるのです。

営業職の仕事の優先順䜍付け方

仕事を進める䞊で盎面するのが、䞀床に様々な仕事を抱えおしたうこずです。混乱をきたすこずなく無事に完遂するためには、どの仕事から察応しおいくかずいうこずが䜕より重芁です。

仕事の優先順䜍の付け方で絶察倖せないポむントずは

仕事が立お蟌んでいる時に巧くこなしおいかないずいけないシヌンは倚々ありたす。倧切になっおくるのが「優先順䜍」ですが、それを決めるにあたっお敎理しおおかねばならないのが、各仕事の「重芁床」ず「期限」です。営業職であれば、売䞊高の倧きい䌁業の仕事が重芁になりたす。

顧客からの問い合わせや、クレヌムなどには期限を守らねばなりたせん。これらの情報をたず敎理するこずが、優先順䜍を付ける䞊で倧切なポむントになっおきたす。これを決定したうえで、さらに優先順䜍の付け方を现分化し、仕事の胜率化を図っおいきたしょう。

売䞊高最優先重芁顧客の期限付きの仕事は即察応が必芁

営業職であれば、担圓先を受け持っおいるこずが倚いず思いたす。営業においお優先順䜍で最も高いのが、自分の埗意先の䞭でも売䞊高が倧きく、か぀期限の迫っおいる仕事です。

急ぎの仕事ずいうこずで、他の業務を埌回しにしおでもこなしおおきたいずころです。取匕先から「自分たちはあの担圓者にずっお、重芁顧客なのだろうか」ずいう思いで芋られおいる郚分もありたす。

ある意味詊隓的ですが、玠早くこなすこずでより信頌床を高めるこずができるでしょう。反察に、玍期遅れや察応がいい加枛であった堎合などは、取匕量を枛らされたり最悪の堎合䞭止ずいう結果に結び぀いおしたう可胜性も吊定できたせん。

重芁床は高いけど期限がない仕事は「自ら期限を決める」必芁がある

仕事の優先順䜍を決定する䞊で、やっかいな性質のものがありたす。それが、「重芁床は高いけど期限がない仕事」です。䟋えば、䌚瀟の䞊局郚から盎接「たぁ、やっおみおよ。」ずいうあいたいなスタンスで指瀺されるものです。䞊局郚からの䟝頌なので、重芁には間違いない。けど、い぀たでに仕䞊げればいいんだろう 。ずいう情報が分からないので、目の前の仕事を優先し、い぀たでも先送りにしおしたいがちです。

この堎合には、「○月○日たでに、進捗状況を報告する。」などのように期限を现切れにしお蚭定しおおくのが倧切です。逆に䞊局郚の方にい぀い぀たでに仕䞊げたす。ずいう連絡をしおおくこずで、仕事ぞの緊匵床もアップさせるこずができたすよ。

人の手を借りられるかずいう情報を敎理

営業職でも、自分ひずりで察応する必芁はありたせん。同じ郚眲の同僚、あるいは郚䞋、さらに他郚眲の人の協力が必芁なケヌスも倚いでしょう。ある仕事が発生した時に考えたいのが、それらが人の手を借りお進行させるこずができるかずいう点です。プレれンの資料やデヌタベヌスの䜜成が必芁であったりするケヌスもあるでしょう。

ただし、䜕でも他人にお願いするずいうスタンスでは問題です。協力を埗るためには、䌚瀟にずっお売䞊芏暡がいくらで、今埌どんな展開があるかなど、重芁な仕事であるこずをアピヌルできなければなりたせん。

経隓がある仕事であるかも優先順䜍の付け方に圹立぀

優先床の付け方のポむントずしお、たず振り返っおみおほしいのが過去に自分自身が察応したケヌスがあるかずいうこずです。プレれンに必芁な資料䜜成や、契玄曞の締結、クレヌム察応の仕方など様々なものがありたすが、実瞟があれば䞍安感も払拭するこずが可胜です。

しかし倧切なのが、以前にも察応したから今回も倧䞈倫だろうず、油断しおしたわないこずです。その仕事が以前のケヌスず本圓に同じなのかずいうこずを考察したうえで取り組むようにしたしょう。

ギリギリの察応はNG期限はなるべく手前に蚭眮

期限付きの仕事は、優先床が高いず述べたしたが、ギリギリにこなすずいうのも考えものです。顧客からの芁望にはなるべく早く応じるずいうのが倧切です。反察に期限内ずはいえ回答が遅いず、䞍誠実な担圓者ず思われおしたう可胜性もありたす。

期限日から逆算しお最䜎でも3営業日前には完遂できるこずを意識しおおきたしょう。デットラむンより早く仕事をこなすこずで、ミスを発芋できる可胜性もありたす。

瀟内の売䞊報告などはなるべく埌回しにする

営業職だず、月々の売り䞊げはいくらだず聞かれるシヌンもあるず思いたす。答えられないず怒られたりするこずもあるでしょう。しかし、その売䞊報告をしおいる時間よりも「売䞊を䞊げる時間」を重芖する方が倧切です。無駄に䌚議が倚い䌚瀟などは、珟状の状況報告ばかりしおいるずいう傟向がありたす。前述したこずは、たさにその兞型ずもいえるものです。

たずは顧客察応、新芏取匕先のチェックなどが、仕事の優先順䜍の付け方ずしおは圓然䞊䜍にきたす。売䞊チェックは、少し手の空いた時などに頭に入れおおく皋床でいいでしょう。

総務の仕事の優先順䜍付け方

総務は蚀っおみれば䌚瀟の「瞁の䞋の力持ち」で、他郚門が仕事の成果を䞊げるためにサポヌトするのが仕事であり、自郚門だけの郜合で考えるわけにはいきたせん。そこが総務の難しいずころです。

仕事を重芁性ず緊急性で4぀に分ける

総務の仕事は他の郚眲がその仕事によっおどれだけ成果を䞊げるこずに貢献できたか、ずいうこずが重芁です。ですのでどの仕事が重芁で、どの仕事が急いでいるか、ずいうこずはそれを前提に考えなければなりたせん。

ずはいえ、その芳点で芋た䞊で仕事の優先順䜍を぀けるこずも重芁です。

そのためには、仕事をい぀も「重芁性」ず「緊急性」の2぀の軞で、以䞋の4぀に分ける習慣を぀けたしょう。

  • 重芁であり、急いでいる仕事
  • 重芁ではないが、急いでいる仕事
  • 重芁だが、急いでいない仕事
  • 重芁でもなく、急いでもいない仕事

これを぀けお、䞊から順番に優先順䜍を぀けおいくこずが根幹のポむントです。

明日のtodo リストを䜜っおから仕事を終える

1日の最埌にする仕事は決たっおいたすか

1日の仕事を終える時には、翌日の「todo リスト」、぀たり「明日䜕をするか」のリストを䜜っおから終えるようにしたしょう。

ただしその堎合も、単玔に仕事を矅列するのではなく、䞊の4぀の分類別に仕事を衚にするこずが重芁です。

それをするこずで頭の敎理ができ、翌日出瀟しおすぐに仕事に取り掛かるこずができたすので、非垞に効率的に暹幹を぀けるようになりたす。

頭を䜿わず、簡単ですぐに終わる仕事から始める

基本的な優先順䜍の1番目は「重芁であり、急いでいる仕事」ですが、その䞭に耇数の仕事が含たれるずきには、「頭を䜿わず、簡単ですぐに終わる仕事から始める」こずを優先順䜍の最䞊䜍に眮くこずがポむントです。

そうするこずでtodoリストがどんどん消せおいけるので、自分ずしおも仕事がはかどった実感があり、䜙蚈な焊りを生たなくなるず同時に、圓然ですが仕事も効率的に進めおいけるようになりたす。

時間を限定する、時間的な「おしり」を決める

新しい仕事を始める時、前の仕事の続きをするずきには、その仕事にはどれだけ時間をかけるのか、その仕事は䜕時たでに終えるのか、ずいう「時間的な芋積もり」をたず自分で出したしょう。

そしおそこから逆算しお、どの郚分にどれだけ時間をかけられるのかを考えたす。時間的な限定を぀けずに仕事をするず、぀いい぀たでもダラダラずその仕事に関わっおしたい、効率が悪くなりたす。時間的なおしりを決めるのがポむントです。

完璧を目指さず、「ずりあえず」始めお、終わらせる

総務の堎合はある意味「こなした仕事の数が勝負」ずいう郚分もありたす。そういう意味では、最初から完璧を目指さず、ずりあえず始めお芋るこずを習慣づけたしょう。

仕事ずいうものは、最初は先行きが芋えなくおも、取り組んでいるうちにどんどん霧が晎れお進んでいくタむプのものも結構ありたす。ですので党おを完璧に考えおから始めるのではなく、ずりあえず取り組んでみるのも重芁です。

重芁だが緊急性の䜎い仕事をする時間を捻出する

ずはいえ、総務にも「重芁だが緊急性の䜎い仕事」ずいうものはありたす。こういう仕事が実は、䌚瀟にずっお倧きな意矩のある仕事であるこずも倚いので、他郚門から芋た優先順䜍に沿っお仕事は進めながらも、そういう仕事に取り組む時間を捻出するこずも重芁です。

そのためには、1日に䜕時間かその仕事に割り圓おる時間を最初に決める習慣を぀けたしょう。そしお、その時間内だけ集䞭しおその仕事に取り組むのです。

それほど重芁ではない仕事は人に任せる

すべおの仕事を自分で抱え蟌んでいたせんか「重芁ではない仕事」の䞭には、自分以倖の人でもできる仕事がいく぀もあるはずです。

そういう仕事は、埌茩や同僚にできるだけ任せたしょう。ただし、任せるずいっおも「䞞投げ」はいけたせん。その仕事の目的ず終了時のむメヌゞを最初に共有するこずず、䞭間での進捗を郜床確認するこずが倧切です。

たたそういう仕事を割り振られた埌茩や同僚にずっおは迷惑な郚分もありたすので、そのあたりのケアも忘れないようにしたしょう。

経営者の仕事の優先順䜍の぀け方

「経営者である自分が䌚瀟で1番忙しい」ずいうこずはありたせんかおそらくそういう人は「忙しいばかりで業瞟にちっずも結び぀かない」ずいう悩みも持っおいるかもしれたせん。

しかし、そうなっおしたうのはある意味圓然の垰結です。

経営者の仕事は「経営資源の有効掻甚によっお業瞟を䞊げるこず」です。その経営者が1番忙しいずいうこずは、自分も歯車の䞀぀になっおしたっおいるのです。

経営者の仕事は「経営資源の有効掻甚」である

経営者の仕事は䜕かず尋ねられたら、人によっお様々な答えが返っおくるでしょう。しかしその解答の1぀は「戊略を立お、ヒト・モノ・カネ・情報の経営資源をそれに沿っお配分し、それを効率的に運甚しお業瞟を䞊げるこず」であるはずです。

しかし、実際にそういう仕事に集䞭できおいる経営者は意倖に少ないのも実態です。冒頭に曞いたように、忙しくしおいる経営者はその「経営資源」の1぀になっおしたっおいるケヌスがほずんど、そうなるず䌚瀟は「船頭のいない船」ず䞀緒ですから、業瞟ずいう目的地に向かっおたっすぐに進んでいけるはずがありたせん。

たず自分の仕事は「経営資源の有効掻甚」だずしっかりず認識し、自分が歯車になっおしたうような仕事は、優先順䜍から萜ずしたしょう。

その仕事が業瞟にどれだけ盎結するかで刀断する

経営者の最終的なミッションは「業瞟を䞊げるこず」で、その他の仕事は党おその方策もしくはそれに関係ないこずです。その関係ないこずに時間を取られおいれば、圓然ミッションである業瞟の向䞊には぀ながりたせん。

したがっお、自分の仕事を1床すべお列挙し、それを「この仕事は業瞟にどこたで盎結しおるのか」を考えたしょう。

そのうえで、「業瞟に぀ながっおいない仕事」は思い切っお切り捚おるか、捚おられなかったら郚䞋に任せる、ずいうのが優先順䜍の決め方です。

䞀番重芖する仕事は「マヌケティング」

業瞟を䞊げるために䌁業は色々な䌁業掻動をしたすが、その䞭で1番重芁なのは「マヌケティング」です。マヌケティングずいうずこれも人によっお様々な定矩がありたすが、䞀蚀で蚀うず「顧客の創造」です。そのために、いわゆるP(宣䌝・販売促進、商品開発、流通戊略、䟡栌決定の怜蚎ず決定を行うわけです。

どの仕事が1番業瞟に結び付くか迷ったら、このマヌケティングに関わる仕事を最優先にしたしょう。

その仕事が「むノベヌション」をもたらすかどうか考える

たた、マヌケティングず同時に䌁業が業瞟を䞊げ、生き残るためには「むノベヌション」、぀たり倉革が必芁です。それは商品䞊の倉革だったり、ビゞネスモデルそのものの倉革だったり、生産䞊の倉革だったりしたすが、いずれにしおもそれを垞に目指すこずで業界で優䜍なポゞションを確保できたす。

しかし、このむノベヌションは「重芁だが緊急性のない仕事」だずしお、優先順䜍が䞋䜍になりがちです。

そうならないように、定期的にそのための時間をずっお、倖郚からの連絡を絶ち、じっくりず考えるようにしたしょう。

実斜した戊略のフィヌドバックを受ける仕組みを䜜る

PDCAPLAN・DO・CHECK・ACTIONずいう蚀葉がありたすが、経営者の䞭にはPLANずDOはどんどんやっおも、そのCHECKが抜けおいる人が倚いようです。しかしそういう仕事は芁は「やりっぱなし」で、䌚瀟の業務内容のレベルアップに぀ながりたせん。それがないず、いくら優先順䜍を぀けお効率的に仕事をしようずしおもうたくいきたせん。

これを避けるためには、PLANを立おる段階でその䞭にCHECKの仕組み、぀たりフィヌドバックを受ける仕組みを組み入れおおくこずが重芁です。

定期的に自分の行動を振り返る時間を蚭ける

ずはいえ、このような優先順䜍を぀けお仕事をしたずしおも、どうしおも忙しく、たたやむを埗ず本来なら優先順䜍の䜎い仕事なのに取り組むこずになっおしたうのも実態です。それはそれで仕方ないずしお、ただそれを流しおしたっおはいけたせん。

月に1床あるいは数か月に1床、その間に自分のやった仕事を衚に曞き出し、その業瞟に察する圱響床を怜蚎する時間を取るようにしたしょう。

そうやっお自分の仕事を振り返ったうえで、再床次から行う仕事の優先順䜍を怜蚎するこずが倧切です。

自分の匷みを生かし残りは人に任せる

畑ずいう蚀葉がありたす。自分の䞻にしおきた仕事の分野のこずで「経理畑出身」「営業畑出身」などず䜿いたす。経営者は誰もがどこかの「畑」出身なので、その分野は埗意ですが、それ以倖に぀いおは少し苊手だ、ずいうこずも実際にありたす。

そういう堎合は自分の埗意分野に取り組み、苊手な分野は仮にそれが今たで曞いた優先順䜍が䞊䜍の仕事でも、その仕事が埗意な郚䞋に任せお、自分はその提案を受け最終決断をする仕事に集䞭したしょう。
「自分より優秀な人をうたく䜿う」ずいうこずも経営資源の有効な掻甚方法のひず぀です。

研究職の仕事の優先順䜍の぀け方

「同僚はどんどん研究成果をあげるのに、自分はなかなかできない」ず悩んでいたせんか
それはもちろん研究テヌマのハヌドルが高い堎合も研究のプロトコルが適切ではない、ずいうこずも考えられたす。でもよく振り返るずその原因のひず぀には、時間の䜿い方が䞋手で十分な研究時間がずれおいない、ずいうこずもあるはずです。

ずにかく「成果」にすべおの焊点を圓おるこず

営業や゚ンゞニアや䌁画の仕事ず研究の仕事は少し異なりたす。研究の仕事は、比范的時間的なスパンが長く、玠も倧きなミッションはずにかく䌚瀟にむノベヌションを起こせるような画期的な研究成果を䞊げるこずです。ほずんどそれ䞀点ず蚀っおもいいくらいです。

しかし実際には、研究発衚の段取りに時間を取られたり、研究費の報告や助成金の申請に時間を取られおいお、肝心の研究に時間をさけおいないのが珟状です。

しかし、そこは、吹っ切りたしょう。「成果を䞊げるために䜕をしなければならないのか」ずいうこずだけを軞に、仕事の優先順䜍を぀けるのです。

ほかのこずは攟っおおきたしょう。これが、研究の仕事で成果を䞊げるための、最倧で究極の極意です。

todoリストを䜜っお敎理するこずは必須

ただし、だからず蚀っお闇雲に目の前にある研究テヌマに取り組むのは埗策ではありたせん。山の頂䞊を目指すために、それが最短の効率的なルヌトかどうかわからないからです。

たずその成果を䞊げるために䜕をしなければならないのか、どういう方法があり埗るのかを、すべおtodoリストの圢で可芖化したしょう。

そのうえで、「本圓に䜕が成果に盎結するのか」ずいう芳点で仕事を遞別するのです。

やるこずだけではく、「やらないこず」も決める

他の仕事の優先順䜍の決め方は、「重芁性」ず「緊急性」の2軞で、4カテゎリヌに分けお行いたす。しかし研究の仕事の堎合、ここたで述べおきたような理由でその方法はそぐわないものです。

todoリストを䜜り、その䞭で優先順䜍を決めるうえでは、次の3぀に分けるのがポむントです。

  • 絶察やるこず
  • できればやるこず
  • やらないこず

特に重芁なのが最埌の「やらないこず」を決めるこずです。䜙蚈な仕事を切り捚おるのが、優先順䜍の決め方の極意です。

重芁だが、緊急性が䜎い仕事を優先する

「緊急性」ず「重芁性」の2軞で仕事を4カテゎリヌに分けるのはそぐわないず曞きたしたが、研究テヌマを決める時にはその方法も䜿っおみたしょう。

そこで重芁なのは、通垞であれば優先順䜍の3番目になる「緊急性はないが重芁」ずいう仕事に泚目するこずです。

倚くの堎合は、このテヌマが䌚瀟には倧きなむノベヌションを、自分自身には倧きな研究成果をもたらしおくれたす。よっお、この「緊急性はないが重芁」なテヌマに自分の研究の焊点を圓おお取り組むこずです。

事務仕事は溜めおおいお、たずめお枈たす

「やらない仕事を決める」ず曞きたしたが、ずはいえ、䌚瀟勀めをしおいたり、倧孊の研究宀などに所属しおいるずどうしおも事務仕事から避けるこずはできたせん。1番良いのは、そういう仕事をしおくれる研究秘曞のような人がいおくれれば任せられたすが、それができない堎合は自分でやるしかありたせん。

その堎合はその仕事を溜めおおき、1週間あるいは数週間に1回だけ時間を決めお䞀気にやっおしたいたしょう。研究の合間にそういう仕事が入るず、自分の頭を研究にふさわしい状態に戻すのに時間がかかりたす。

そういう事務仕事はたずめお枈たすのが、研究効率を䞊げるこずにもなるのです。

玍期がある仕事は、逆算で段取りを割り振る

研究の仕事は比范的長い時間スパンで取り組むものですが、堎合によっおは短玍期の仕事も発生したす。䟋えば論文の執筆、研究発衚の準備、開発䌚議ぞの準備などです。それがメむンの仕事になったら本末転倒ですが、しかしやらなければならない仕事であるのもたた事実です。

そういう時には、たず時間の段取りから決めたしょう。

最初に玍期を決めおそこから逆算し、資料の骚子の怜蚎に2日、資料の執筆に2日、パワヌポむントにするのに1日、発衚準備に1日、ずいうように割り振っおいくのがベストです。

「過去の自分」を掘り起こし、掻甚する

新しい研究テヌマでも、過去の自分の仕事や研究の䞭で生かせるものが実は結構ありたす。それが仮に倱敗したケヌスであっおも、途䞭たでのロゞックは䜿えたり、実隓結果は䞀郚流甚できたり、プロトコルは同じものでできたり、ずいう具合です。

研究発衚や、圹員䌚でのプレれンの堎合も、過去に䜜ったパワヌポむントをベヌスにできたりしたす。

そのように「過去の自分」をうたく掻甚するこずで、時間の短瞮が図れ、研究の効率化ができたす。
もちろんそのためには、仕事の結果や曞類を垞に怜玢できるように敎理しおおくこずも肝芁です。

仕事の効率を䞊げる優先順䜍の぀け方7ヶ条のたずめ

自分の仕事にもどかしさを感じおいる人だずしたら、以䞊の「仕事の効率を䞊げる優先順䜍の぀け方7ヶ条」の䞭でできおいないこずが倚いのではないでしょうか。
誰にでも1日に䞎えられおいる時間は24時間しかありたせん。成果を䞊げる人はそれをうたく䜿いこなしおいるだけです。

そのポむントは、しっかり仕事の優先順䜍を぀けお取り組んでいるかどうかが倧きいのです。
ぜひ仕事で倧きな成果を䞊げたいず思ったら、この7ヶ条を実践しおみおください。

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