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2016-12-23

【遅刻理由書の書き方】押さえるべき3ポイント&例文をチェック!

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会社に遅刻した際に提出すべき「遅刻理由書」って何?

普段は遅刻なんて絶対しないのに、今日に限って寝坊…。
そんな時に会社に提出するのが、遅刻の謝罪と今後の対策を記した「遅刻理由書」です。今回はそんな遅刻理由書の書き方マナーから実際のサンプル文章までまとめてご紹介していきます。

自分は遅刻なんて絶対しないと思われている方もこれから何が起こるか分かりません。社会人のマナーとして知っておいて損はないので、ぜひチェックしてみてください。

押さえておきたい遅刻理由書の書き方ポイント

遅刻理由書の基本的な構成はこの3ポイント

さっそく遅刻理由書を書き始めようとしても「何を書けばいいの?」と悩む方も多いかと思います。そんな方のために遅刻理由書の基本的な構成をご紹介します。主に盛り込む必要のある要素は以下の3ポイントです。

①なぜ遅刻してしまったのかという「原因」
②遅刻してしまい申し訳ないという「謝罪」
③今後遅刻を繰り返さないための「対策」

以上の3ポイントを盛り込んだ構成で作り上げることが重要です。
また、ただ上記のポイントを盛り込めばよいというわけでなく、相手がスムーズに理解できるよう3つのポイントを整理して遅刻理由書に盛り込むことが重要です。

遅刻理由書を上手に書くためのコツとは?

遅刻理由書の基本的な構成が分かったところで、続いてはより良い内容に仕上げるコツをご紹介します。
それは「できるだけ簡潔な文章で書く」「断言的な文体で書く」ということ。
ただでさえ多忙な上司の時間を割いて遅刻理由書を読んで頂くので、回りくどい言い方は避け、要点をまとめた簡潔な文章で書くようにしてください。
また「〜しないよう気をつけます」のような願望的文章では反省の意思が伝わりにくいです。「〜します(しません)」のように断言的な文体で書くとより反省の意思が伝わりやすいので覚えておいてください。"

参考にしたい遅刻理由書の例文をご紹介!


遅刻理由書の書き方が分かったところで実際の例文をご紹介していきます。
ひとえに遅刻と言っても寝坊であったり電車遅延であったりと理由は人によって様々でしょう。そんな中で特に多い遅刻理由を4つ取り上げ、理由別に正しい遅刻理由書の例文をご紹介していきます。
ビジネスマンが巻き込まれないとも限らない理由も含まれますので、万が一の時に備えて是非チェックしてみてください。

理由①:寝坊で遅刻してしまったケース

平成●●年●月●日
●●部
部長■■■■殿
●●部●●課▲▲▲▲印
反省文
私は、平成●●年●月●日、自らの不注意により始業時間に遅刻を致しました。
これは私の不注意が原因であり弁明の余地は全くございません。社会人としての自覚が欠けた行為であると深く反省しております。
この結果、会社に対して多大なご迷惑をお掛けいたしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
今後は自己管理を徹底し、二度とこのようなことのないよう仕事への姿勢を正し、信頼回復に向けて職務に邁進して参ります。
以上

理由②:電車遅延で遅刻してしまったケース

平成●●年●月●日
●●部
部長■■■■殿
●●部●●課▲▲▲▲印
反省文
私は、平成●●年●月●日早朝に発生しました●●電鉄××線の人身事故による遅延により始業時刻に遅刻を致しました。
この結果、会社ならびに職場関係者の皆様にご迷惑をお掛けしましたことを大変申し訳なく思っております。
私は、通常、始業時間の●分前には出社するようにしておりましたが、今回の鉄道事故をうけて、今後は出社時間を●分以上繰り上げ、今回のような遅刻を繰り返さないように致します。
以上

理由③:体調不良で遅刻してしまったケース

平成●●年●月●日
●●部
部長■■■■殿
●●部●●課▲▲▲▲印
反省文
私は、平成●●年●月●日、体調不良により始業時間に遅刻を致しました。
これは私の生活管理の至らなさ原因です。
また、この結果、会社ならびに職場関係者の皆様にご迷惑をお掛けしましたことを大変申し訳なく思っております。
今後は自己管理を徹底し、二度とこのようなことのないよう信頼回復に向けて職務に邁進して参ります。
以上

理由④:落とし物で遅刻してしまったケース

平成●●年●月●日
●●部
部長■■■■殿
●●部●●課▲▲▲▲印
反省文
私は、平成●●年●月●日、電車内で携帯を落としてしまったことにより始業時間に遅刻を致しました。
これは私の不注意が原因です。
また、この結果、会社ならびに職場関係者の皆様にご迷惑をお掛けしましたことを大変申し訳なく思っております。
今後は携帯だけでなく、身の回りの持ち物の管理を徹底し、二度とこのようなことが起こらないよう信頼回復に向けて職務に邁進して参ります。
以上

遅刻理由の書き方まとめ

いかがでしたでしょうか?
普段から気を付けていたとしても、思わぬことが原因で会社に遅刻してしまうことも十分考えられます。
「たった一回の遅刻で…」と思われる方もいらっしゃいますが、会社によっては遅刻理由書の提出を求められることもあります。
そんな時にも慌てずにきちんと遅刻理由書を提出できるよう、今回ご紹介した書き方のポイントやコツをしっかりと押さえておきましょう!"

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