タレントプールとは？メリットと導入事例・おすすめサービス

最終更新日：2024-12-12（記事の情報は現在から6日前のものです）

タレントプールとは自社に興味がある、就職してくれそうな人材をデータベース化して管理する手法のことを指します。おすすめのツールとともにタレントプールとはどのような採用手法なのか説明します。

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タレントプールとは

タレントプールとは、短期的もしくは中長期的に、有望な人材を蓄積・管理するデータベースのことを指します。採用候補者のデータを管理することによって効率的な採用活動が可能です。たとえばタレントプールの情報をベースに、個別に必要な人材に声がけする手法によって、人材採用の効率化、中途社員の品質を担保できます。

また、現時点では採用に至らなかったものの、将来的に採用の可能性がある人材の情報をデータベースに蓄積しておき、将来の採用活動に役立てることもタレントプールの目的です。タレントプールに使用できるクラウド型システムも開発されており、リーズナブルな価格でタレントプールを整備できます。

タレントプールの手法

タレントプールでは、高い技術やスキルをもつ優秀な人材やポテンシャルを秘めた人材と、定期的にコミュニケーションをとり、ある程度の関係性を維持するのが重要です。そして最適なタイミングを見極め、採用を行います。

人材との関係性維持に関しては、採用管理システムやSNSといったツールを利用するのがおすすめです。選考・内定を辞退した候補者や、SNSを使って交流するなかで興味のある人物がいれば、採用管理システムやExcelなどでリストを作成し、辞退理由や興味をもった理由などを記入します。

タレントプールの詳しい作り方やおすすめの採用管理システムに関しては、記事の後半でも紹介しているため、そちらも参考にしてください。

タレントプールの言葉の由来

元々タレントプールとは、アメリカの大手コンサルティング会社「マッキンゼー・アンド・カンパニー」が提唱した概念です。マッキンゼーは1997～2000年に行った人材獲得・育成競争における調査結果をまとめた報告書で、「やがて人材獲得・人材育成を企業が争う時代はやってくる」と予想しました。

また同時に「リーダー候補といった優れた人材の獲得・育成が、企業成長の鍵である」と、タレントプールの重要性も説いています。実際予想のとおり日本の人材獲得や企業競争は激化しており、タレントプールは今後さらに重要性を増していくと考えられます。

タレントプールが必要な理由

タレントプールが必要とされる背景を解説します。

労働人口の減少
働き方の多様化
スペシャリスト人材の不足

なぜタレントプールが注目されるようになったのかを詳しく紹介します。

労働人口の減少

将来、日本では労働人口が大幅に減少すると見られています。労働人口の総数の減少だけでなく、少子高齢化の影響で年齢構成の急激な変化も問題であり、これによりとくに若年層の労働者比率が下がると予想されます。これは、若手を中心に置く産業にとって大きな打撃になるでしょう。

一方で高齢者の労働人口は、数と比率の両方で増加する見込みです。そのため若手の減少を高齢者がどれほど補えるかが、労働力不足の解決において重要な要素です。

さらに日本では従来の「年功序列」や「終身雇用」の概念が変わりつつあり、労働改革を通じて雇用の多様化が進んでいます。これにより、人材の確保が以前よりも難しくなりました。

優秀な人材を将来的に採用する可能性を広げ、社内の限られたリソースを最大限に活用するために、タレントプールの構築は不可欠な戦略であるといえます。

働き方の多様化

日本の伝統的な年功序列や終身雇用の雇用体系は、根本的に変化しています。かつては正社員が大多数を占めていましたが、現在ではパートタイマー、契約社員、派遣社員などさまざまな雇用形態が企業内で一般的に見られるようになりました。このような労働市場の流動性の増加は、人材獲得をより複雑な課題にしています。

政府が推進する働き方改革により、労働者の働き方は多様化しました。多くの人が柔軟な労働条件やプライベートの充実を重視して、副業や業務委託、フリーランスといった正社員以外の働き方を選択しています。

とくに高いスキルをもつ人材は、どの職場でも価値を発揮できるため、仕事のやりがいや自由度を重視して新しい働き方を選ぶ傾向にあります。

このような人材を獲得するためには、長期的な視点から複数のアプローチが必要です。一方でタレントは人材のニーズに応じて繰り返しのアプローチが可能であるため、多様な働き方が広がる現代社会に適した採用戦略といえます。

スペシャリスト人材の不足

デジタル化の進展や技術革新により、ITや自動車産業を中心に、スペシャリスト人材の不足が深刻化しています。ITエンジニアやデータサイエンティストなどの専門職は、特有のスキルセットのために競争が激しく、採用が困難です。とくに、日本における特定テクノロジーのプロフェッショナルは希少であり、人材不足の状況は今後も続くと予想されます。

また企業はスキルのギャップを埋め、優秀な人材を獲得するために、社内外からの適切な人材の特定と育成が求められています。タレントプールは、このような人材不足の状況において、企業が効率的に人材を確保するために不可欠な手段です。

タレントプールのメリット

タレントプールには大きく分けて次の4つのメリットがあります。

人材採用の効率化
採用の質が向上
採用コストの削減
優秀な人材に再度アプローチできる

それぞれについて詳しく説明します。

人材採用の効率化

人材採用は実際に採用、入社するまでに時間がかかります。とくに時間がかかるのは求職者の母集団を形成する過程です。転職イベントに出展したり、エージェントを活用したりとさまざまな手法はありますが、どの施策もはじめてから数日～数か月は選考を進めるのに時間がかかります。

しかしタレントプールを形成すれば、一定の母集団が存在する状態から採用活動をはじめられるため、選考ステップまでの時間を短縮できます。

＞＞採用方法の種類を新卒・中途別に解説 | 優秀人材を採用するには

採用の質が向上

人材をプールして継続的なコミュニケーションをとっている場合、求職者と企業は互いのことが一定以上理解できている状態から選考を進められるため、ミスマッチが少なくなり採用の質が向上します。

実際に働き始めてからのギャップも少なくなるので、離職率の低下も期待できます。

採用コストの削減

人材採用の際に最もコストがかかるのは母集団の形成です。母集団を形成するために転職エージェントや求人Webサイト、転職イベントへの参加などの施策にはコストがかかり、転職志望者が効率的に増えるかも定かではありません。

しかしタレントプールは母集団を継続的に確保できます。そのため採用活動をはじめるときにも母集団形成をスキップし、必要な人材をリストアップ、個別にアプローチできるため人材採用にかかるコストを軽減可能です。

優秀な人材に再度アプローチできる

採用活動のなかでは、優秀な人材すべてを採用できるわけではないため、こういった人材に再度アプローチをかけられるのもタレントプールのメリットです。たとえば内定は出したものの他社に競り負けた人材や、最終選考において僅差で不採用にした人材、現在の求める人物像には合わないものの能力は優れた人材などは存在します。

こういった人物も、タレントプールを構築していれば、蓄積された情報をもとに再度アプローチをかけられるようになります。相手も現状に不満を感じる状況になれば、将来的に採用へこぎつけられるでしょう。

タレントプールのデメリット

タレントプールにはメリットだけでなくデメリットもあります。

コストがかかる

タレントプールでは人材データベースの構築と、これを維持するための定期的な情報発信・コミュニケーションに、一定のコストがかかります。ただし、これらを効率的に行うためのクラウド型のシステムも存在するので、それほど気にしなくてもよいでしょう。

ノウハウの蓄積が必要

タレントプールによる採用活動で難しいのが、タレントプールにいる人物へ採用のアプローチをかけるタイミングです。相手が転職を検討していないタイミングで声かけしても、なかなか採用にはたどり着きません。また、アプローチの仕方も工夫したほうがよいでしょう。これらについては社内におけるノウハウ蓄積が必要です。

タレントプールの運用方法

タレントプールの作り方や運用方法について詳しく紹介します。タレントプールには次の5つのステップが必要です。

求める人材の要件を定義する
要件にあった人材をプールする
プールした人材のデータベースを作成する
候補者とコミュニケーションをとる
タイミングを見極めてリクルーティングする

それぞれのステップについて詳しく説明します。

求める人材の要件を定義する

まずはタレントプールにどういった人材を集めたいか、要件の定義を行います。タレントプールは多くの人材を集めればいいわけではなく、自社にマッチしているのはもちろん将来的に採用できそうであり、将来的に必要になりそうな人材である必要があります。

そのためどういったスキル・経験が必要か、学歴やコミュニケーション能力はどの程度必要か、どういった価値観の人物が自社の社風に合うかなど、多角的な視点から人物像を探りましょう。今欲しい人材、5年後に必要な人材など時間を軸に考えるのもおすすめです。

要件にあった人材をプールする

次に、実際に人材をピックアップして母集団（プール）を形成します。母集団はさまざまな手法で形成できます。母集団の例は次のとおりです。

過去採用に至らなかったものの、優秀だと判断された人
過去の退職者で再び働いてほしい人
FacebookやLinkedInなどのSNSでコンタクトをとった人
イベントや勉強会で興味をもってくれた人

また母集団形成は一度実施すれば終了ではなく、定期的に集団のスクリーニングを行いましょう。

プールした人材のデータベースを作成する

プールした人材は後で検索しやすいようにデータベースを作成します。登録する情報としては、年齢や性別といった基本情報のほか、所属企業や部署、過去の接触歴や評価理由などが挙げられます。

簡易的なものであればExcelでもデータベースは作成可能です。ただし、一定以上の人材を管理したり、効率的に活用したりするのであれば採用管理システムを導入して管理したほうがいいでしょう。

採用管理システムを活用することによって、プールのなかから望ましい人材を検索できたり、コミュニケーション状況を簡単にチェックできたりと、採用を進めるうえでさまざまな業務を効率化できます。

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候補者とコミュニケーションをとる

採用活動をしていない場合でも、普段から自社のことを意識してくれるように候補者とコミュニケーションをとっておくと、採用枠が空いたときにスムーズに採用活動を進められます。

たとえばメルマガやSNSへの投稿など各媒体を通じての情報発信を行う、手間をかけられるのであれば個別にメールや面談を行う、イベントを開催するといった活動方法があります。

タイミングを見極めてリクルーティングする

採用ポジションに空きが出たときや新しく優秀な人材を採用したいときに、タレントプールから最適な候補者をピックアップ、コンタクトをとりリクルーティングします。

採用を成功させるためには、日ごろからコミュニケーションをとることや、複数の候補者に対して優先順位をつけて選考する必要があります。

タレントプールの導入事例

実際にタレントプールを導入し、成功した企業の事例を2つ紹介します。

DELL Technologies

まずタレントプールを活用して採用活動を効率化している企業として挙げられるのが、アメリカのIT企業である「DELL Technologies」です。

DELLでは採用サイトに具体的な選考に対する申し込みフォームとは別に、希望条件にあった新着求人情報をいち早く受け取れるジョブアラートへの登録フォームも用意しています。ジョブアラートへの登録はLinkedInやFacebookといったアカウントからもでき、再接触しやすい環境が整っています。

また公式SNSでも登録を促しており、多くの人材集めに役立てているようです。ジョブアラートに登録してもらうことによって、求職者は素早く希望する求人に空きが出たことを認識でき、DELL側も求人広告費を使用せずに母集団の形成が可能です。

株式会社SmartHR

国内でタレントプールを採用している企業の事例としては、株式会社SmartHRが挙げられます。SmartHRでは、採用計画を達成するための母集団が圧倒的に不足していたことから、通常の採用チャネル以外を強化する目的でタレントプールを採用しました。

施策としてはオープン社内報やSNSといった各メディアからの情報発信強化、イベントの開催などを行い、多くの人材との接点を増やしました。これにより、1年間で約3,700人もの人材データがタレントプールに集められたそうです。

またコミュニケーションに関しては対複数人向けのものだけでなく、1on1のコミュニケーションも重視しており、ピンポイントで連絡をとることで採用につながっているケースもあるそうです。

※出典：HirinGeek「ナイル渡邉が気になる、あの会社の採用広報 #1 SmartHR瀧田成紗氏｜採用広報のカギは“カルチャー”を発信すること」（2024年11月24日閲覧）

タレントプールを活用するポイント

タレントプールを効果的に活用するために押さえておきたいポイントは次の3つです。

定期的にコンタクトをとる
情報を常に最新の状態にする
候補者のためになる情報を提供する

定期的にコンタクトをとる

タレントプールによる採用活動を成功させるためには、定期的な情報提供とコミュニケーションを通じて、候補者との関係を維持することが非常に重要です。

タレントプールに名を連ねる候補者は、将来的に転職を検討しているものの、現時点では積極的に動いていない人も多いのが特徴です。そのため企業からの継続的な接触がなければ、採用を検討する際につながりが失われるリスクもあります。こういった事態を防ぎ、採用の際にスムーズに連絡が取れるような関係性を築くためにも、定期的なアプローチが必要です。

たとえば、毎月オープンオフィスを開催して候補者を招待する、ランチミーティングでの交流を深めるなど、さまざまな方法を用いて関係を強化しましょう。

情報を常に最新の状態にする

タレントプールを効果的に活用するためには、保持している人材データの常時更新が必要です。データが古いと有効性が失われる可能性は高まります。

また、登録された人材情報は時間がたつにつれて変化するため、SNSやメールを通じて定期的に人材にコンタクトをとり、情報を最新の状態に保つのが重要です。

しかし人材データが増加することで、管理や更新に多大な時間が必要となり、結果として採用コストが増加しやすくなります。そのため企業が求める人材を明確にし、マッチする候補者に絞り込むことで全体のコストを抑えましょう。

くわえて求める人材像に最適化されたデータベースを維持するには、候補者の選別も必要です。事業や組織の変化にともない、求める人材像が変わった場合には、定義の更新も忘れないようにしましょう。

候補者のためになる情報を提供する

定期的なアプローチを行う際には、受け手の関心を引くコンテンツの提供が重要です。もし興味深い情報を提供できていなければ、メールマガジンの購読解除やSNSでのブロック、最悪の場合はクレームを受ける可能性もあります。

そのような事態になると、将来的に候補者へアプローチする機会を失います。そのため、候補者が継続的に関心をもち続けるような情報の発信が不可欠です。タレントプール内でのグループわけを活用し、各グループの関心に合わせた内容の提供が望ましいでしょう。メールマガジンの発行や特別なイベントへの招待など、情報コンテンツを工夫し魅力的にするのも効果的です。