支払明細書の無料Excel（エクセル）テンプレート|インボイスに対応する要件は？
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支払明細書のExcel（エクセル）テンプレート【無料】
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支払明細書とは
支払明細書とは、発生した取引に関して、取引内容や金額を明らかにするために発行する書類を指します。
広義の意味では従業員への給与支払明細書のことも「支払明細書」と呼びますが、本記事では取引先へ取引内容と金額を明示する支払明細書に限定して解説します。
支払明細書は企業間取引において任意で発行する書類なので、必ずしも作成が求められる書類ではありません。そのため、法的な形式・要件はありませんが、一般的には発行日、取引内容、金額、宛先、発行元といった情報を記載します。
領収書が発行されない場合や紛失した場合に、経費計上のための書類として支払明細書を使用することもあります。
支払明細書と請求書の違い
支払明細書も請求書も取引の内容や金額を明確にするために作成する点では同じです。
ただし、発行する目的が異なります。支払明細書は取引の内容や金額に関して相違がないかを事前に確認する目的で発行し、支払そのものを要求する書類ではありません。一方で、請求書は指定の金額を期日までに入金してもらうことを目的として発行します。
支払明細書の発行タイミング
支払明細書の発行は義務づけられていないので、そもそも支払明細書を発行しない企業も多く存在します。
そのうえで、支払明細書は支払の義務が発生した段階で発行します。請求書を送付する前に、互いに支払明細書を通じて取引内容を確認します。そして支払明細内容について合意できれば、売り手側から買い手側に請求書を発行します。
たとえば一定期間に何度も取引が発生する場合は、その都度の取引では発行しません。支払金額が確定したタイミングで支払明細書を発行して金額の確認を行います。
支払明細書の書き方
支払明細書は任意で発行する書類なので書式も記載内容も自由です。ただし、取引内容・金額を明確にすることを目的とした書類なので、一般的には次のような事項を記載します。
発行日
支払明細書がいつ発行されたのかを記載します。とくに月締めでまとめて取引明細を確認する場合は、いつからいつまでの取引に関する明細書なのかを明確にするために発行日は重要です。
管理番号
管理番号自体は存在しなくても取引内容の確認に支障をきたしません。ただし、発行者が多くの企業と取引している場合は、各社との取引を混同しないように支払明細書ごとに管理番号を割り振ると書類管理に役立ちます。
管理番号の作成ルールは企業によって異なりますが、取引先ごとにIDを設定したり、請求書のコードと紐づけたりして管理を円滑にできます。
タイトル
「支払明細書」であることを明示します。内容の性質上、請求書と同じような文面になるので、取引先が混乱しないように支払明細書であることを文書タイトルで示してください。
なお、請求書と支払明細書をひとまとめにして、「請求書兼支払明細書」形式での書類発行も可能です。
送付先会社名
送付先の会社名を記載します。シンプルに「株式会社●●御中」だけ記載するケースもあれば送付先の住所を記載する場合もあります。
発行元会社情報
発行元である自社情報について記載します。一般的には、会社名・住所・連絡先・担当者名です。受け取る側が支払明細書に疑問があった場合の問い合わせ先として、連絡先・担当者を記載してください。
取引内容
取引した日付、商品・サービスの内容、個数、金額を記載します。受取側が取引内容に相違ないかを確認できるように正確な情報を記載します。必要に応じて備考欄を設けて、取引内容の詳細を記述しましょう。
とくに金額に関しては間違いないように確認し、消費税の扱い（内税、外税など）についてもチェックしてください。
インボイス制度に対応する支払明細書の要件と書き方
インボイス制度開始以降、一定の要件を満たせば支払明細書は適格請求書としても活用できます。そのためには次の項目が必要です。
- 発行元情報
- 課税仕入れの相手方の氏名・名称および登録番号
- 取引内容
- 税率ごとの合計金額
- 税率ごとの消費税額など
発行元情報
支払明細書を作成した事業者の氏名、名称を記載します。必要に応じて住所や部門、担当者を記載することもあります。
課税仕入れの相手方の名称および登録番号
課税仕入れの相手方（売り手）の氏名・名称を記載します。適格請求書として支払明細書を活用する際に重要なのが、適格請求書発行事業者の登録事業者としての登録番号です。買い手側が支払明細書兼適格請求書を作成する場合は、事前に登録番号を確認する必要があります。
なお、法人番号をすでに取得している事業者の場合は、「T+法人番号」が登録番号です。個人事業主の場合は法人番号が存在しないので、法人番号の代わりに13ケタの固有番号が割り振られます。
取引内容
取引した日付、取引した商品、個数、単価、商品ごとの合計金額を記載します。なお、取引した商品によっては通常の消費税率（10%）が適用される商品・サービス、軽減税率（8%）が適用される商品・サービスが存在します。こういったケースではどの商品が軽減税率対象商品なのかを一目で理解できるように記載してください。
税率ごとの合計取引金額
通常の消費税率、軽減税率ごとの合計取引金額について記載します。表記方法は税込、税抜どちらでも大丈夫です。
税率ごとの消費税額など
それぞれの適用税率ごとの合計税額について記載します。
支払明細書を作成する方法
支払明細書を作成する方法は大きく分けて「Excelで作成」「テンプレートの使用」「ITツール活用」の3種類に分類できます。それぞれの方法での支払明細書作成についてメリット・デメリットとともに紹介します。
Excel（エクセル）で作成する
Excelを活用して支払明細書を作成する方法があります。この場合、作成に必要な費用はありませんし、各社の意図や嗜好に合わせて自由にデザインが変更できます。
ただし、自身でのフォーマット作成が必要なため、Excelの操作技術が必要です。また、項目も自身で管理しなければならないので、「適格請求書」として有効な書類にするための要件が充足しているかを自分で確認します。
支払明細書一件ごとに、Excelを作成しなければならないので書類作成にも手間がかかります。
テンプレートを使用する
Excelでゼロから自前の支払明細書を作成するよりも、テンプレートを活用したほうが効率的です。テンプレートを使用することにより、入力項目の過不足を防止しつつ、フォーマット作成の手間を削減できます。
ITツールを利用する
Excelやテンプレートを使用した支払明細書作成は、費用をほぼかけずに実施できる反面、一度に大量の支払明細書を発行できません。また支払状況を管理したり、会計システムと連動したりもできないので、支払管理に関連する業務の手間は削減できません。
こういった手間を削減して、効率的に支払明細書を管理するためにはITツールの導入がおすすめです。Excelでの支払明細書をふくめた請求の課題を請求書発行システムが解決できる理由についてはこちらで解説しています。
支払明細書作成に役立つ請求書発行システム
支払明細書を効率的にかつミスなく作成するためにはITシステムの導入が便利です。数あるシステムのなかから2つピックアップして紹介します。
- 支払明細書をはじめ請求書、納品書など10種類以上の帳票作成に対応
- 電子帳簿保存法、インボイス制度にも対応
- 郵送、FAX、メール添付、Webダウンロードの4種類の送付方法
楽楽明細はWeb上で支払明細書を含めた各種帳票を発行できるクラウド型の電子請求書発行システムです。紙の支払明細書を使用する際に伴う「印刷・封入・発送」といった作業を削減できます。インボイス制度の要件を満たした適格請求書が可能で、電子帳簿保存法にも対応しているので発行した帳票の原本控えをそのまま電子で一元管理できます。CSVやPDFを読み込んだり、API連携したりして楽楽明細にデータを取り込めば簡単に帳票を作成可能です。
支払明細書の作成にはテンプレート活用か電子帳票システム導入がおすすめ
BOXILビジネステンプレートでは支払明細書のExcelテンプレートを用意しています。会員であれば無料で利用できるのでぜひご活用ください。
ただし、Excelテンプレートを使っているかぎり、帳票作成に手間はかかりますし、完成した書類の管理、支払状況管理といった手間も解消されません。
こういった手間を削減するためには、支払明細書も作成できる請求書発行システムの導入を検討してみてください。
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