無料で使えるおすすめの受付システム7選！ツールの特徴と選ぶ際のポイント

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※ 2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より

受付システムとは

受付システムとは、来訪者の対応や通知を自動化するシステムです。タブレットの操作だけで訪問者情報を社内担当者に通知できたり、音声通話ができたりといった機能を搭載しています。システムによっては、受付担当の人件費や時間などのコストの業務を効率化する機能もあります。

受付システムを導入するメリット

企業が受付システムを導入するメリットとして次のものがあげられます。

• 業務効率化が図れる
• セキュリティ強化につながる
• スケジュール管理がしやすい
• 先進性をアピールできる

業務効率化が図れる

受付システム導入によって、受付業務の大幅な効率化が可能です。オフィスに人が訪れた際、従来であれば受付票に窮してもらい、電話で担当者に取り次いでようやく対面できます。

受付システムを導入すれば、オンライン上で受付通知が可能。来訪者がタブレットや専用端末などを操作することで、担当者に直接通知が行き、オフィスへの入退場も自動で記録されます。受付業務が効率化されれば、人件費削減にもつながります。

セキュリティ強化につながる

セキュリティ強化につながるのも大きなメリットです。受付システムがある場合、来訪者は、まずオフィス玄関のデバイスで「アポイントがあるか」「誰とのアポイントか」などを確認します。

受付番号やQRコードを用いるものも多く、システムによっては顔認証や名刺認識で本人確認を行うものもあります。担当者と直接顔を合わせる前にアポイントの有無や本人確認ができるためセキュリティの安全性が高いです。

スケジュール管理がしやすい

受付システムでは、来訪予約が入ると担当者にリマインドされるため、アポイント忘れを防げます。アポイント忘れは取引先からの信頼を失いかねません。企業としてのイメージを損なわないためにも、受付システム導入によって担当者のスケジュール管理を徹底することが大切です。

先進性をアピールできる

企業オフィスにはステークホルダー（顧客や取引先などの利害関係者）が多く訪れます。受付システムの導入は、いわばDX推進なので、来訪者に対して先進性をアピールできるでしょう。ステークホルダーから好印象を得られることで、自社のイメージやブランディングにつながるでしょう。

無料の受付システムを選ぶときのポイント

無料版の受付システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

• 使える機能を確認する
• 受付パネルの設置や運用を確認する
• ベンダーの信頼性を確認する
• 他のシステムと連携できるか確認する

使える機能を確認する

一般的に受付システムには次のような機能が揃っています。

• オフィスへの入退場記録
• スケジュール調整・アポイント
• 来客情報の管理
• データ分析
• カスタマイズ

これらは有料システムであれば搭載されていますが、無料だと制限される場合も。そもそも一部機能が使えなかったり、利用できる従業員数に制限があったりします。使いたい機能が無料版にも対応しているか、事前に確認しておきましょう。

受付パネルの設置や運用を確認する

受付システムの設置や運用の手間を考えることも大切です。受付システムにはタブレットや専用端末を利用するものや、アプリやWebサイトを利用するものがあります。タブレットや専用端末を利用する場合は、設置場所や電源の確保などの工事が必要になる場合があるので、必ず設置場所を確認しましょう。

アプリやWebサイトを利用する場合は、インターネット環境やセキュリティ対策などの確認が必要になる場合があります。自社の環境やリソースに合わせて、設置や運用の手間が少ない受付システムを選びましょう。

ベンダーの信頼性を確認する

受付システムには膨大な来訪者データが保管されます。業務効率化やマーケティングに役立ちますが、その反面、取り扱いには注意が必要です。受付システムを利用する際は、ベンダーに信頼性があるか確認しましょう。

もしベンダーの体制やシステムに問題があった場合、自社で気をつけていてもセキュリティリスクがあります。利用約款やサポート体制、システムの導入実績などを確認することが大切です。

他のシステムと連携できるか確認する

他のシステムとの連携性を確認することも必要です。たとえば、ビジネスチャットやカレンダー、スマートロックなどと連携できる受付システムがあります。

これらのシステムと連携することで、受付業務だけでなく、来客管理やセキュリティ管理なども効率化できます。自社が利用しているシステムと連携できる受付システムを選びましょう。

無料で使えるおすすめの受付システム2選

受付システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので受付システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

Envoyは、iPadやAndroidタブレットを使って来訪者の受付ができる受付システムです。 Envoyでは、来訪者はタブレットに自分の名前の入力や写真撮影、書類へのデジタル署名などを行うと、担当者に自動的に通知が送られます。

また、来訪者にはバッジを発行したり、NDAへの署名や健康状態を確認したりも可能です。無料版では、無制限の訪問者の受付や、担当者への通知もできます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
バッジの印刷	利用できません
法的文書	利用できません
訪問者の分析	利用できません

無料で利用できる機能と制限

ReClipは、タブレットを使った受付システムです。 訪問者が氏名や会社名などを入力することで受付が完了します。 受付後、担当者に自動で通知が届き、来客者との連絡がスムーズになります。 ReClipの無料プランでは、タブレットを利用した受付、担当者通知などの基本機能が利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
データの保存期間	2週間
検索機能	利用できません
受付記録のエクスポート	利用できません
受付欄の画像・テキスト変更機能	利用できません

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無料トライアルを実施しているおすすめの受付システム5選

無料トライアルを実施しているおすすめのツールを紹介します。

無料で利用できる機能と制限

RECEPTIONISTは、内線を使わずにビジネスチャットやスマホアプリで担当者に直接来客通知ができる受付システムです。 来客者の情報や履歴をクラウド上で管理したり、来訪日程調整から受付コード発行まで一元化したりする機能もあります。

無料トライアルでは、受付通知、来訪者記録、アポイントメント機能、QRコード受付、シール印刷などの基本機能を利用できます。

無料で利用できる機能と制限

ラクネコは、QRコードや音声通知を使った受付システムです。 来客者は事前にインビテーションメールで受け取ったQRコードを受付に設置したiPadにかざすだけで、担当者に直接チャットや電話で通知が届きます。 受付対応業務のコストとストレスを解消し、スムーズなご案内を実現します。

らいきゃくん

無料で利用できる機能と制限

らいきゃくんは、株式会社オフィスゲートが運営する、1台のiPadで受付管理ができるシステムです。ビジネスフォンをはじめ電話工事に携わってきた同社ならではの視点で、受付に必要な機能が盛り込まれています。ワンクリックで来客対応ができ、初めてでも使いやすい仕様に。2週間の無料トライアルを提供しているので、気になる方はご検討ください。

オフィス受付

無料で利用できる機能と制限

オフィス受付は、ABphone株式会社が提供する受付アプリです。担当者への受付の直接通知をはじめ、「写真」や「連絡先」による来訪者の管理が可能。iPadまたはiPhoneでアプリをインストールするだけで始められます。自動課金もなく、インストールから3週間は無料で利用可能です。

AirWAIT

無料で利用できる機能と制限

AirWAITは、株式会社リクルートが運営する受付システムです。飲食店や病院などにおける「順番待ち」の解消に役立ちます。無料トライアルでは、受付・発券とメール呼び出し機能を利用可能です。店舗型のビジネスを展開している企業にはおすすめのシステムといえます。

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自社に合う受付システムを選ぶには、各システムの内容を比較することが重要です。気になる受付システムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

受付システムの無料版と有料版ではどこが異なるか、詳しく解説します。

受付数やデバイス数の制限

無料版の受付システムは、受付数やデバイス（端末）数に制限があることが多いです。たとえば、無料版では受付数が月に100件以下、デバイス数が1台以下といった具合です。

受付数が多かったり、複数のデバイスで受付システムを使いたかったりする場合は、有料版に切り替える必要があります。自分たちの規模やニーズに合わせて、受付数やデバイス数の制限を確認してください。

連携サービスの制限

無料版の受付システムでは、連携サービスにも制限があることが多いです。無料版では、メールやLINEなどの通知サービスや、SlackやGoogleカレンダーなどの協業ツールとの連携ができないか、有料オプションであるるソフトが多いです。

これらの連携サービスは、来客の対応やスケジュールの管理に便利です。また、CRMや顧客管理システムとの連携も、無料版では対応していない、または制限されていることが多いです。有料版では、連携サービスが豊富に用意されていることが多く、業務効率や顧客満足度の向上に貢献します。

受付方法の制限

無料版の受付システムでは、受付方法にも制限があることが多いです。無料版では、QRコードやICカードなどの受付方法が使えないか、有料オプションであるソフトが多いです。これらの受付方法は、来客の管理やセキュリティの向上に役立ちます。

また、受付画面のデザインやメッセージのカスタマイズも、無料版ではできないか、限定されていることが多いです。有料版では、受付方法や画面のカスタマイズが自由にできることが多く、ブランディングやユーザビリティの向上につながります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料版では叶えられないケースが存在します。有料版を検討したほうがよいケースをまとめているので参考にしてみてください。

顔認証やQRコードなどの受付機能が必要な場合

無料版の受付システムは、基本的な受付機能を提供していますが、顔認証やQRコードなどの高度な受付機能を求める場合は、有料版のサービスを検討した方がよいでしょう。

たとえば、来客者の予約管理や顔認証、QRコード読み取りなどの高度な機能を利用したい場合は、無料版の受付システムでは対応できない可能性があります。

無料版の受付システムでは、デザインやレイアウトのカスタマイズが制限されている場合も。多様な受付シーンに対応したい場合は、有料版の受付システムを検討することをおすすめします。

有料版の受付システムでは、豊富な機能やオプションを選択でき、自社のブランドイメージに合わせて受付画面をカスタマイズできます。

複数の拠点や部署を管理する必要がある場合

無料版の受付システムは、一つの拠点や部署に対してしか適用できないことが多いです。そのため、複数の拠点や部署を管理する必要がある場合は、有料版の受付システムを検討した方がよいでしょう。

有料版の受付システムでは、一つのダッシュボードで複数の拠点や部署の受付状況を確認できたり、一括で設定や更新ができたりします。また、拠点や部署ごとに異なる受付ルールや通知先を設定できます。

受付データの分析や活用が必要な場合

無料版の受付システムでは、受付データの分析や活用ができないサービスも多いです。たとえば、来客者の属性や来訪頻度、滞在時間などのデータを分析して、マーケティングや営業に活用したい場合は、無料版の受付システムでは対応できない可能性があります。

また、無料版の受付システムでは、受付データのバックアップやセキュリティが保証されていない場合があります。受付データの分析や活用が必要な場合は、有料版の受付システムを検討することをおすすめします。

有料版の受付システムでは、受付データをグラフやチャートで可視化でき、CRMやSNSとの連携も可能です。また、受付データのバックアップや暗号化などのセキュリティ対策も充実しています。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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