無料の発注書（注文書）エクセルテンプレート・書き方【シンプルフォーマット】

受発注管理システムは、受注や発注に関わる一連の業務をクラウド上で管理できるシステムです。

また、発注先の管理や発注書の作成を効率化する機能もあり、発注業務の効率化が期待できます。受発注管理システムの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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【発注書】Excel（エクセル）で使える無料テンプレート

BOXILビジネステンプレートではExcelで使用できる無料の発注書テンプレートを公開しています。消費税率の設定が8%であるため、取り扱いサービスや商品によって10%に変更して使用してください。

装飾のついていないシンプルな発注書です。必要事項を記入するだけで簡単に発注書が作成できます。

表には関数が入っており、商品ごとの単価と数量を入力すれば商品ごとの金額、各商品の金額を総計した小計が自動で計算されます。

発注書無料テンプレート【パターン2】

構成はパターン1のテンプレートと同様です。パターン2のテンプレートは帳票の上下に若干のデザインを施しています。7色の色違いがあるので、会社のコーポレートカラーなどによって好きなテンプレートを選択してください。

【注文書】Excel（エクセル）で使える無料テンプレート

注文書のExcelテンプレートも公開しています。発注書と同様に無料で使用可能です。消費税率の設定が8%であるため、取り扱いサービスや商品によって10%に変更して使用してください。

注文書無料テンプレート【パターン1】

縦長の注文書です。発注書のテンプレートと同様に数量と単価を入力すれば、自動で金額と小計が計算できます。

注文書無料テンプレート【パターン2】

横長の注文書テンプレートです。パターン1と構成要素は同一ですが、レイアウトが異なります。

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「発注書を手動で作成するのがめんどう…」
「発注管理を簡略化したい」
このようなあなたには、受発注管理システムがおすすめです。

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下請法で定められた必要記載項目

発注書の発行に関して、法的な義務はありません。ただし、下請法で定められた取引に関しては、親事業者側に「書面の交付義務」があるため、例外的に発注書を発行する必要があります。

下請法で定められた発注書には、具体的に次の事項を記載しなければなりません。

• 発注者と受注者の名称（番号、記号で記載可）
• 発注した日付
• 発注した商品・サービスの内容
• 商品・サービスの納期
• 物品、成果物を納品する場所
• 検品する場合は納品物の検品期日
• 支払い金額（発注時に金額が確定しない場合は、金額の算定方法でも可）
• 手形の金額と満期日（手形を利用する場合）
• 金融機関名、貸付・支払い可能額、支払い期日（一括で代金を支払う場合）
• 電子記録債権の金額、満期日（電子記録債権で代金を支払う場合）
• 原材料の品名、単価、数量、引き渡し期日、決済期日、決済方法（有料で原材料を提供する場合）

上記の要素が満たされていれば、発注書のフォーマット自体に制限はありません。

なお、下請法では書面の交付義務以外にも、親事業者には支払い期日を定める義務、書類の作成・保存義務、遅延利息の支払い義務の3つが課されています。

作成した発注書は、書類を発行した側にも2年間の保存義務があります。また、支払いが遅延した場合は遅延利息を支払わなければなりません。

発注書の書き方

発注書の書き方とポイントについて解説します。

宛先

宛先は、発注先の会社情報を指します。会社住所、会社名、部署（担当者）の3点を記載するのが一般的です。御中・様といった敬称をつけましょう。とくに名前は間違えないように丁寧に確認してください。

発行日

書類を作成した日付を入力します。西暦、和暦のどちらでもかまいませんが、数年後に見返す可能性もあるので、年表から正確に記入してください。

発注番号

発注番号で発注情報を管理している場合は記載します。なければ記載する必要はありません。

発注者情報

発注者の会社名や住所、部署、連絡先を記載します。発注書を作成する場合、たいていの場合、発注者の情報は同じです。そのため、発注者の会社名、住所、連絡先を記載した状態でテンプレートに保存しておきましょう。

必要に応じて代表印や担当者印を押印します。発注書を発行する際に押印は必須ではありませんが、受注者側が安心して仕事ができるように押印して正式な書類として発行したほうが無難です。

連絡先は電話番号とメールアドレスの2種類が記載されていれば十分です。

件名

具体的に何を発注するのかを記載します。事前に見積書を交付してもらっている場合は見積書の件名に揃えておくと良いです。

支払い条件

検収・検品があるのか、決済ルールがあるのか、どういった方法で支払うのかを明記します。とくに下請法の対象となる取引の場合は、下請法に則った条件となるように注意してください。

発注金額

発注金額を記載します。税抜か税込を明記してください。一般的には税込で記載します。

注文明細

注文の明細を記載します。商品名、単位、単価、数量といった情報です。

納期・納品場所

納期と納品場所について記載します。必要時期が差し迫っている商品や、移動に手間がかかる商品の取引の場合は、納期・納品場所を間違えると面倒な事態が発生する恐れがあります。発行前に間違いがないか確認してください。

付帯事項

発注にあたってなにかしらの条件がある場合は記載しましょう。とくに記載すべき事項がない場合は空欄でかまいません。

発注書と注文書の違いは？

発注書と注文書に違いはほとんどありません。どちらも商品やサービスを注文するときに作成する書類で、内容的には同じ書面のことを指します。よって、どちらのタイトルで書類を発行しても問題ありません。

ただし、業界や会社の習慣によって発注書、注文書を使い分けている場合もあります。よくある使い分けとして、発注書はサービスのように形のない商品を注文する場合に、注文書は製品のように形のある商品を注文する場合に使うといったケースです。

発注書・注文書を発行する際のポイント

発注書・注文書は取引の証憑となるのでミスなく発行しないと後のトラブルにつながる可能性があります。具体的には次の4つのポイントに注意しましょう。

見積書の内容と相違ないかを確認する

あらかじめもらった見積書の内容に基づいて発注書、注文書を発行する場合、見積書と発注書の内容に相違がないかを確認します。商品・サービスの内容や数量、単価などを誤って記入していると、後に取引内容に関してどちらが正しいかわからなくなり、トラブルになる恐れがあります。

発注書自体の内容に誤りがないかを確認する

見積書の内容と相違がなかったとしても思わぬところで記載ミスがある可能性もあります。発注書自体に誤りがないかは送る前に必ず確認してください。

商品・サービスの単価・数量・総金額といった情報はとくに重要です。他にも納期、支払い方法、納品場所などを間違えると取引に支障をきたす可能性があるのでチェックしてください。

なお、下請法に該当する取引の場合、納品から60日以内に代金を支払わないといけない旨が法律によって定められています。支払い期日がこの範囲内で設定されているかを確認してください。

メール便では送らない

発注書は「信書」に該当するのでメール便では送らないようにしましょう。信書は日本郵便や国が指定した信書便事業者を利用しなければならないと郵便法により定められています。

罰則規定もあり、3年以下の懲役刑または300万円以下の罰金刑が科される可能性もあります。

「電磁的記録」の規制に注意してファイルを送信する

下請法に該当する取引は「電磁的記録」の規制に注意してファイルを送信する必要があります。

インターネットを通じて下請け事業者に発注書を送付する場合は、下請け事業者の使用するパソコンに保存できるように送付しないといけません。

メールに発注書ファイルを添付して送信するのは問題ありませんが、システム・Webサイトを通じて送信する場合は注意が必要です。発注書がインターネット上で閲覧できるだけでは不十分で、下請け事業者のパソコンにダウンロード・保存できる必要があります。

発注業務に便利！おすすめ受発注管理システム3選

テンプレートを活用すれば発注書の作成が楽になるでしょう。しかし、Excelでの作成や管理をしている限り、一定の労力が必要です。

大幅な業務改善をするのであれば受発注管理システムの導入がおすすめです。受発注管理システムは、発注書の作成や管理を含めて受発注業務を効率化できます。

おすすめ受発注管理システムを3つ紹介します。

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• リアルタイムで販売情報を中心とした各種データを共有できる
• 見積書作成、集計データ作成といったルーチン作業を自動化できる
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楽楽販売は、システムを通して販売管理を行う初心者向けの販売管理システムです。ルーチンワーク自動化、リアルタイム情報共有、自社仕様への柔軟なシステムカスタマイズといった3種類の特徴を備えています。受発注のためのデータ転記、発注書の作成といった業務が自動化できるので作業時間の短縮、ミスの大幅削減といった効果が期待できます。稟議承認から支払い管理まで発注に必要な業務をカバー可能です。

• 発注管理、仕入れ管理の2種類の業務に対応
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freee販売は、freeeシリーズの受発注管理システムです。受注管理システムとしては営業管理、見積もり作成、売上管理など発注管理システムとしては発注書作成、発注管理、仕入れ管理機能が搭載されています。同じfreeeシリーズのシステムを活用すればバックオフィス業務全体の効率化が期待可能です。たとえばfreee工数管理と連携させれば原価計算の効率を改善でき、freee会計と連携すれば入金、支払い管理、仕訳までの業務効率を高められます。

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• LINE連携してLINE内で商品発注と通知の受け取り可能
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CO-NECTは、BtoB向けの受発注システムです。発注先がCO-NECTを導入していなくても、CO-NECTがFAX・メールに変換して発注書を自動送信するので心配ありません。過去の発注品目はシステムで管理されているので、ワンクリックで再発注可能です。またLINE連携できるため、発注情報をLINE内でも管理できます。とくに飲食店向けに作られたシステムですが、飲食・小売り・卸から、メーカー、公的機関まで幅広い業種への導入実績があります。

発注書のテンプレートを活用して証憑を残す

発注・注文内容を明確にして後からトラブルを防ぐためにも発注書の発行が大切です。テンプレートをお探しの方は、紹介したBOXILの無料テンプレートをぜひ活用してください。

抜本的な受発注業務の効率化を希望する方には、受発注管理システムの導入がおすすめです。次の記事では、受発注管理システムのサービスや選び方を詳しく解説しています。

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