会議室予約システムとは？機能や導入メリット・おすすめ比較
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会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、会議室の予約をシステム上で行い効率よく管理ができるシステムです。従来であれば、手動で会議室の予約やスケジュールの管理を行っていましたが、システムを導入することで、システム上で空いている会議室を予約できダブルブッキングが防げたり、利用時間の管理を行えたりと会議室の予約のしやすさはもちろん、会議室の稼働率の向上にもつながります。
オフィスの会議室はもちろん、貸会議室の入退室管理や運営などにも活用できます。
会議室予約システムが注目される背景
会議室予約システムが注目される背景には、これまでの会議室予約における煩雑さが挙げられます。
これまで会議室の予約には、紙での管理やExcel、グループウェアなどで行っている企業も多くありました。しかし、その方法では、会議室の空き状況が把握しづらいことや、ダブルブッキングの懸念、会議の終了時間が守られず次の利用予定者がスムーズに開始できない、予約されているけれど使われていないなどの課題がありました。
会議室予約システムを導入することで、会議室の予約や入退室管理を行えるため、導入を検討する企業が増えています。
会議室予約システムの主な機能
会議室予約システムには、次のような主な機能があります。
会議室の予約・キャンセル
会議室の予約・キャンセルを行える基本的な機能です。会議室の予約は、スマートフォンやパソコンから行えるほか、会議室のドアに設置されたタブレットやディスプレイからも行えます。会議のタイトルや参加者、備品などの詳細の入力も可能です。
また、キャンセルの際も簡単な操作で予約取り消しをすぐに行えます。
会議室の利用状況確認
会議室の空き状況や利用者を一目で確認できる機能です。空いている枠をすぐに見つけられスムーズな予約へと導きます。
予約の通知・リマインダー
予約した日時が近づくとリマインドする機能です。参加者全員に通知でき、予定忘れを防ぎ会議をスムーズに進められるよう促します。
会議室予約システム導入のメリット
会議室予約システムを導入すると、次のようなメリットが得られます。
- 会議を効率的に行える
- 会議室の利用状況を可視化できる
- 会議室の稼働率が向上する
会議を効率的に行える
会議室予約システムの導入により、会議室の予約やキャンセルがスマートフォンやパソコンから簡単にできるため、会議の準備や調整にかかる手間や時間を大幅に削減できます。
また、会議室のドアや部屋の中にタブレットやディスプレイを設置できるタイプのものであれば、アプリの立ち上げも不要で直接空いている時間に予約ができます。会議室予約がスムーズにできることで、必要なときに必要な会議が開催でき、業務の質も向上します。
会議室の利用状況を可視化できる
会議室予約システムでは、会議室の空き状況や利用者をリアルタイムで把握できます。
また、利用の多い時間帯を分析できるシステムもあり、利用状況の可視化をすることで、利用が少ない時間帯をあらかじめ把握できるため、会議の時間帯をずらしたり、別の目的で使ったりと有効に使えます。
会議室の稼働率が向上する
会議室予約システムでは、予約された時間に実際に利用されているかを確認できる機能があります。さらに利用されていなければ自動的にキャンセル扱いとする機能もあり、会議室の空予約を防ぎ、有効に使えるよう稼働率向上をサポートします。
会議室予約システムの選び方
会議室予約システムを選ぶ際には、次のポイントを意識して選ぶとスムーズです。
機能性
会議室予約システムを選ぶ際には、理想とする機能が備わっているかを確認することが重要です。
会議の予約ができるだけでなく、利用状況の可視化やレポート作成ができるもの、自動キャンセル機能などがあると効率良く運用できるでしょう。
また、会議時間を守るためのタイムキーパー機能や、終了時間前になるとお知らせするアラート機能があると、会議自体の質も高められるでしょう。会議室の運用を効率化する機能と、会議自体の質が高められる機能が備わっているシステムを選ぶと、より導入効果を感じられそうです。
使用場所や目的に合う仕様か
会議室予約システムを導入する場所や目的によって、必要な機能や仕様が異なります。
たとえば、オフィス内の会議室を予約する場合にはタブレットタイプで手軽に操作できるタイプを、多くの人の利用を想定したレンタルスペースの予約を行う場合には、高水準のセキュリティのものやWebページに専用のカレンダーを埋め込むタイプなどがあります。
利用目的に合わせて最適な導入形態を選びましょう。
他ツールとの連携
会議室予約システムを選ぶ際には、他ツールとの連携ができるかどうかもポイントです。たとえば、受付システムやカレンダーと連携できると、会議室の予約や利用者の確認が一元的にできるほか、会議の開始や終了の通知やリマインダーも自動的に送られます。
他ツールとの連携ができるかは効率の向上や利便性にもつながるため、事前に確認しておきましょう。
セキュリティ対策
会議室予約システムを選ぶ際には、セキュリティ対策にも注意が必要です。セキュリティ対策が不十分な会議室予約システムは、会議室の予約や利用者の情報が漏えいしたり、不正なアクセスや操作が行われたりするリスクが生じます。
多くの情報を扱うことになるためセキュリティ対策が十分に取られているシステムかどうかを確認しておきましょう。
おすすめの会議室予約システム
次の記事では、口コミ評判で人気の会議室予約システムを多く紹介しています。会議室予約システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
会議室予約システムを導入する際の注意点
会議室予約システムを導入すると、会議室の運用がスムーズになり効率が高まりますが、一方で予約しやすいが故に、「とりあえず予約をする」といった状況が生まれるケースも否めません。また、操作が簡単なことから直前のキャンセルが相次ぐケースも懸念されます。
そうならないためにも、社内での運用ルールや予約の規約を定めておくと安心でしょう。
会議室予約システムで会議室の運用と会議の質を向上させよう
会議室予約システムは、会議室の空き状況や利用者を管理するためのシステムです。会議室予約システムを導入すると、会議室の稼働率や会議の効率が向上するほか、会議室の利用状況を可視化できます。
会議室予約システムを選ぶ際には、機能性や導入形態、他ツールとの連携やセキュリティ対策などに注意して選びましょう。会議室予約システムの導入で会議の効率化や会議室の有効活用を図りましょう。
