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タイムカードの保存期間と有効な保存、保管方法とは | 電子化・事件についても解説

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タイムカードの保存期間や保存方法をご存知ですか。知っておかないとペナルティを受ける場合もあります。正しい保管方法とその期間を理解しましょう。

タイムカードにも保存期間がある!

従業員の勤怠管理をするときにタイムカードを使用している企業はまだまだ多いものです。
タイムカードは経理上必要となる書類であるため、その月が終わった後もしばらく保存しておく必要がありますが、それはどのくらいの期間でしょうか?

タイムカードの保存期間やおすすめの保存方法、またタイムカード紛失にまつわる事件も紹介します。

タイムカードなどの保存期間は3年間

労働基準法第109条には「使用者は労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」という一文があります。

この文から賃金その他労働関係に関する重要な書類にあたるタイムカードは3年間保存しないといけないということがわかります。
また、保存期間の起算日は「出勤が完結した日」であることも決められているので覚えておきましょう。

タイムカードがない場合にはペナルティも

タイムカードを作っていないという行為自体は労働基準法に違反するものではありません。

しかしながら、従業員の給料を支払うための賃金台帳や名簿といった労働基準法で定められている書類を作成していない場合は、労働基準法第108条にある「労働時間の把握義務」に反しているとみなされます。

この場合30万円の罰金が科せられることが労働基準法第120条によって定められています。
これは書類を紛失してしまった場合も同様です。だらしのない管理をしていて後で罰金を支払うことになったなんていうことがないように、社内で重要書類の保存方法を決めておくようにしましょう。

紙のタイムカードの保管方法

タイムカードには紙状のものとパソコンで管理するタイプのものがありますが、うっかり破棄してしまいがちなのは断然紙の方です。

また、労働基準監督署や金融庁の監査が入った場合、探しにくく重いというデメリットもあるので何かと困りもの。

そんな紙のタイムカードは従業員ごとにまとめている会社と年月ごとにまとめている会社がありますが、監査では「○○年○月分の提出。」と求めてくることが多いため、後者の保存方法がおすすめです。

年月ごとにまとめて輪ゴムでくくっている会社も多いですが、輪ゴムは劣化して切れてしまいやすいので、専用のボックスやファイルを使用するといいでしょう。

段ボールにまとめていれるときには段ボールに大きく何が入っているのかを記載します。古い年月のタイムカードが入った段ボールを倉庫の奥に、最新のものを手前に置いておいた方が取り出しやすいですよ。

タイムカードを電子化して保存

紙のタイムカードの最大のデメリットと言えるのは、場所をとるということです。倉庫にいくつもためこんでおくと、そのうちごみと間違えて捨ててしまうなんていうこともありそうですね。

そこでおすすめなのは、タイムカードを電子化してパソコン内に保存するということ。
これであれば紛失する可能性がぐっと少なくなる上に、社内全員で共有できるというメリットもあります。

フリーソフトを使えばタイムカードを分割したり、結合したりすることも可能で企業にあった管理できるでしょう。

ただし従業員ひとりひとり、毎月のタイムカードを電子ファイルに起こす作業はものすごく時間がかかります。何日かに分けて全員で行うか、いっそのこと業者に委託してしまうというのもひとつの手です。

タイムカードの改ざんを防ぐためにデータ保管するときには必ずPDFで保存するようにしましょう。

タイムカードをめぐって起こった実際の事件

タイムカードの保管を巡って起きた直接の事件は少ないものですが、未払いの残業代を巡ってタイムカードの有無に焦点が当たった事件は実際に起こっています。

平成23年に起こった事件では、退職した社員が未払いの退職金300万円を巡って訴訟を起こしましたが、会社側はタイムカードの公開に応じず、社員が自ら計算した残業代を認められないと否定しました。

裁判所はこの状況から会社側が不自然な状態でタイムカードを破棄していると考え、社員が推計した残業時間を正当なものとして認めました。

結果的に会社側が勤務時間の証拠となるタイムカードを用意できなかったことは違法であると捉え、会社側は敗訴。

退社した社員には100万円の残業代が支払われました。

この事件からタイムカードは勤務したことを証明する書類として法的にも有効だということがわかります。監査のときにしか使わないと考えて、ぞんざいに扱うのはやめましょう。

タイムカードの正しい保管を

タイムカードを適切に保管していなかったことでペナルティが課され、最悪の場合訴えられて敗訴する可能性があることがわかりました。

今の管理方法に自信がない方は全員で見直しをしてみることが必要です。最近ではコンプライアンスや個人情報の保護がよりいっそう声高に叫ばれるようになったため、タイムカードのような重要書類の管理にはこれまで以上に気を配りたいものですね。

タイムカードの保存期間を確認しながら、どのような書類をどれくらい保存しなければならないのかを一緒に確かめておくとよいでしょう。

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