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業務報告書の書き方ルール6か条 | 目的と見やすい書式・フォーマット

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わかりやすく簡潔な業務報告書を作成できているでしょうか。効率的に作成するためにも、書式や書く内容、構成などで抑えておきたいポイントについて6つに分けて解説していきます。

ポイントを掴んで良い報告書を手早く作成するには?

ビジネスで報告書を作成することは多いと思います。1日、1週間、1か月と定期的に提出する業務報告書、営業やプロジェクトの進捗報告書、不定期に出張毎や研修ごとに提出する報告書など種類はさまざまです。

報告書は、毎日四六時中そばで監視しているわけではない上司に自分の成果や学び、進捗などを伝える手段です。評価の際の資料にもなります。

報告の内容はさまざまあり、まとめにくいと感じて作成に時間が掛かる人も多いかもしれませんが、報告書はどのようなポイントを押さえれば、効果的に効率的に作成できるのかを説明していきましょう。

押さえておきたい報告書の書き方ルール6つ

良質な報告書を作成にはもちろん手間がかかりますが、ポイントを押さえておけば意外に効率的にテンポ良く進められるかもしれません。以下に報告書を作成するうえで抑えるべき6つのルールを実務面から意識する点まで紹介します。

ルール1:書式やスタイルは一貫使用がベター

テンプレートを用意

報告書の書式やスタイルを一貫させておけば、提出が必要になって1から考えるより断然容易になります。職場によってはテンプレートの準備があるところもあるでしょう。もしなければ、自分で作ってしまいましょう。

統一感を持って読みやすく

報告書の種類や誰が読むのかによって、詳細の内容や項目は若干異なってきます。どんな種類の報告書でも毎回記載事項や場所が統一されていると読み手にとっては内容を掌握しやすくなるのです。

取捨選択

必要項目は何か、どの順番が適切かを考えます。上司などの読み手に知らせるべき情報、必要とされる情報をピックアップすることが大切です。無駄や不足がないかを読み手にフィードバックしてもらうとさらに精度が上がります。報告書は読み手目線になることが大切です。

ルール2:事実を具体的に正確に書く

事実を正確に

報告する事柄に沿って読み手はその後の方針や対策、フォロー策を考えます。内容が事実と異なっていたり、データに間違いがあったりすると、その後の企業や業務に大きく支障をきたしてしまうことになります。

数字を使用

また、日付、期間、数量など具体的に表現できるものは客観的に数字化することで読み手の助けになります。図や表で表すことで見やすくなるようなら積極的に使用します。

確認は必須

また、記載の後に提出前に、求められている事柄が入っているか、その事柄に間違いがないかを入念にチェックする習慣もしっかりつけておきましょう。上層部への報告書なら、近い上司や同僚の目を借りて再チェックしてもらってもいいでしょう。

ルール3:読み手に合わせた構成の配慮

コミュニケーションツールとして

報告書を出す相手は、あまり顔を合わせない経営者や統括部所の上長、チームで一緒に動いている直属の上司や同僚、顧客やクライアントへの進捗報告などさまざまになります。仕事をするうえでは重要なコミュニケーションツールです。

企業上層部

数多くの書類に目を通していると思われる上層部への報告書は、できるだけ簡素化し、重要事項が一目で把握できるように記載します。冗長な文章は不親切です。

直属上司や同僚・部下

一方、一緒に仕事をしている近い人たちへの報告書なら、同じ業務を行っているので詳細の手順や方法の記載がある方がシェア内容として役に立つことも多くなるでしょう。

顧客・取引先

顧客の場合は、自社の内部事情の記載には慎重になりましょう。伝えるべきことを簡潔に記すことが大切です。

ルール4:5W1Hを意識した構成をする

5W1Hを入れる

報告書の中に必ず含めたいのが5W1Hの事項です。たとえ読み手が知っていることであっても記載します。報告書は、その時の状況把握だけでなく、のちのち参考とされることがありその時まで覚えているとは限らないのです。これは自分にとっても読み手にとっても同じことです。将来比較検討・評価するためのものにもなり得るのです。

抜け・ダブり防止

5W1Hとは、When(いつ)Who(誰が)Where(どこで)What(何を)Why(なぜ=何の目的で)How(どのように)のことです。これらが入っていることで簡潔に記された文章であっても内容を掴みやすくなります。意識することで記載漏れも防げます

ルール5:簡潔な文章で書きあげるために意識すること

事実と所感の別記

ひとつの項目について、その事実とそれについての所感を書くこともあります。長い文章を防ぎ、わかりやすい文章にするために注意したいのが事実と所感を分けて書くことです。所感は研修や業務報告など種類によっては重要視されます。起きた事実や結果から、何を学び取ったのかは求められる記載事項になるのです。

無駄を省く工夫

全体的に一文は80文字前後が最大文字数と考えておきましょう。また「もの」「こと」「という」「など」が多くならないように気を付けます。箇条書きでは体言止めで表現すると短くなるばかりでなく印象度も強くなります。

ルール6:いい報告書の条件!常に目的を意識する

目的に重点を

報告書の準備、作成、確認などどの段階でも重要視したいのが、その報告書を提出する目的です。種類によって目的に沿わせることが大切です。上司などの読み手がそれを読み、書かれていることについてどう活用していくのかを考えて役に立つように構成することが必要です。

業務報告書であれば目標に対する進捗、進歩、問題ごとのような現状を伝えることが主な目的となるでしょう。研修報告書であれば、得られた成果や学びがどんなもので、今後どのように活かすのかが求められています。

ポイントを押さえれば、報告書は難しくない!

ポイントを意識して作成する報告書と、意識しない報告書では雲泥の差が出ます。

基本を押さえれば、そんなに難しく考えて作成する必要はありません。正確な事実と素直な所感で構成して毎回の報告で、的を射た良い報告書をぜひ作り上げてください。

報告書に関連して、営業報告書の書き方やポイントについてはこちらで解説しています。

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