従業員がアニメーション制作に注力できる環境をワークフローで実現 -「Gluegent Flow」導入事例
事例概要
サイオステクノロジー株式会社が提供する、「Gluegent Flow」の活用事例です。
Gluegent Flow - サイオステクノロジー株式会社
サービス導入企業
- 企業名：株式会社ウィットスタジオ
- 業種：マスコミ／広告／デザイン／ゲーム／エンターテイメント
- 従業員規模：201〜300人
- 所在地：東京都
- 設立年：2012年
受賞部門
「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクション中小企業部門1位
※対象
従業員数101名から500名以下の企業の生産性向上に貢献した事例を対象とする
導入前の課題
「Gluegent Flow」を導入した株式会社ウィットスタジオは、多くのクリエイターを抱えるアニメーション制作スタジオです。クリエイターのキャリア形成を重要視しており、人材マネジメントにも注力しています。
しかし、近年では従業員数の増加とテレワーク化により事務作業が煩雑化。立替や名刺制作などの申請をメールで受け付けていたものの、申請項目の漏れや不足が多く、手戻りや確認が増大し、クリエイターと申請を受け付ける担当者の両者に負担がかかっていました。
クリエイターが本来の作業に注力できる環境を構築するためにも、事務作業の効率化が課題として浮かび上がりました。
多岐にわたる申請業務で何度もメールをやり取り
多くのクリエイターが働く同社では、各者の作業環境を整えることも重要な業務の一つです。たとえば、利用するパソコンをはじめとするデバイスやソフトウェアの手配、アクセス権限の設定などはメールにて申請を受け付けていました。
しかし、従業員の増加に伴いメールの申請の数も増え、対応が煩雑化してきました。
なかには、「新しい人材のために明日までにPCを用意してほしい」といった時間的に難しいオーダーもあったといいます。名刺の手配では、不足していた情報を共有してもらうためのメールのやり取りで数日かかることも少なくありません。
アニメーション制作会社特有の事情として、サイドモニターや液晶タブレットなどの周辺デバイスを数多く扱う業種のため、必要なデバイスの種類やサイズなど、申請者へのヒアリング項目が数多くあることも業務の煩雑化に拍車をかけていました。
月報の提出・管理が煩雑
クリエイターが提出する月報は、労務管理にも関わる重要なものです。そのため、正確性が担保された必要な情報が漏れなく記載されていること、監査に対応できるものでなければなりません。
どの作品に、どれだけの工数がかかったのかなどの情報が記載された月報は、転記によって別システムに反映させていたことから、クリエイターと担当者、両者の負担が大きいことも課題でした。
導入による効果
これらの課題を解決するために、同社は重要度が高く、かつ複雑な月報を基準として、それに対応できるワークフローを探していました。
フォームデザインの自由度が高く、また監査の際に利用できるアーカイブデータの書き出し機能が備わったGluegent Flowを導入した結果、以下のような効果を得ています。
数日かかっていた申請メールへの返信が数時間に短縮
さまざまな申請をメールで受け付けていた同社では、前述した通り、必要な情報をヒアリングするためのメールに数日を要することがありました。
Gluegent Flow導入後、申請はGluegent Flow上で行われ、かつ事前に入力項目を定められるため、申請に対する確認のための手戻りや待ち時間が解消され、数時間で対応できるようになりました。
また、申請側から時間的に対応が難しいオーダーもなくなったといいます。この課題は、Gluegent FlowでのPC手配申請のフォームにて、手配希望日を2週間先以降のみ選択できる設定にしたことで解消されています。
複数部署にまたがる業務フローを1つの申請で完結
アニメーション制作会社では、プロジェクト単位で外部の人材が携わるケースが少なくありません。業務委託の人材が社内で作業を行うためには、入室許可やPC貸与、プリンタなどの利用権限を設定する必要があります。
これまで、利用者1人あたり3～5個の申請を個別に行っていましたが、Gluegent Flowにより、社内作業申請として1つの申請にまとめられました。総務でのカードキー申請やシステム課でのPCやカードキーの複合機登録など、複数の部署で必要な設定作業を1つのワークフローで実施できます。
Gluegent Flowは承認経路の設定の柔軟性が高く、組織図どおりでない業務フローの作成も可能です。前述のような複数部署にまたがる業務フローをGluegent Flowで作成することにより、各部署への連絡や情報の共有、確認・承認作業にかかる時間を大きく削減できます。
監査への対応の円滑化
Gluegent Flowは、入力データをアーカイブとして出力できるだけでなく、PDF印刷も可能です。監査関連業務の負担を大きく軽減し、入力データの正確性を担保しながらグループ企業の監査基準も満たすため、監査対応の準備もスムーズに進めることができています。
効果をもたらした機能
- 柔軟な経路設計 承認経路の設定が柔軟にできるため、複数の部署を行き来したり、組織図どおりでない業務フローも作成できる。
- フォーム作成 項目設定の自由度が高く、申請に必要な項目を網羅できる。
- 多様な出力機能 申請データをアーカイブとしてCSVに出力したり、個別にPDF形式で印刷も可能。申請が終了した後の業務も省力化できている。
- 監査に対応できる運用体制 申請や承認の履歴が改ざんされることなく保管でき、CSVやPDFで簡単に出力可能。さらに、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO27017）に対応した運用体制でサービスを提供しており、セキュリティ面からも信頼できる。
参照）サイオステクノロジー株式会社「導入事例 株式会社ウィットスタジオワークフロー導入でDXに着手。申請内容の不備、抜け漏れ、それに伴う確認など煩わしい手間から全面解放！ 作業までの待ち時間をゼロに。」https://www.gluegent.com/customer/2023_witstudio/, 2024/2/5確認
BOXIL SaaS AWARDとは
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日（※）を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。
「BOXIL SaaS AWARD 2024」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計3つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。
「BOXIL SaaS AWARD 2024」公式サイトはこちら
「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクション受賞サービス一覧はこちら
※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です
