ワークフロー機能を搭載したグループウェアの比較 | 違いや機能、選び方

グループウェアとワークフローの違い

グループウェアとワークフローの違いは、グループウェアが社内コミュニケーションを活発化するツールなのに対し、ワークフローは申請から承認、決裁に至るまでの稟議を指す点です。なお、海外では「ワークフロー」を、業務の自動化といった意味合いで使うケースもあります。

グループウェアとは

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションの活性化を促すシステムです。主な機能としてはスケジュール管理やプロジェクト管理、会議室と設備の予約、社内掲示板、チャット機能などが挙げられます。ただしグループウェアも、製品によって搭載されている機能はさまざまです。

ワークフローとは

ワークフローとは、稟議の申請や承認における一連の手続きを指します。ワークフロー（稟議）を電子化し、オンラインにて申請および承認ができるシステムのことを、ワークフローツール・システムといいます。

なお一般的な「ワークフロー」の意味は、業務に関する一連の流れやそれを図式化した「仕組み」です。そのため、海外システムの文脈においては、ワークフローが仕組みの自動化（RPA）を意味することもあります。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの比較

ワークフローができるシステムには、グループウェアにワークフロー機能を搭載したサービスと、ワークフロー機能に特化したシステムの2種類があります。「グループウェアのワークフロー機能」と、ワークフローツールとしての機能のみを備えた「ワークフローシステム」の、共通点や違いを確認しましょう。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの共通点

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムのいずれも、申請と承認を行える点は共通しています。

従来の方法では、「申請書を印刷する」「承認者に書類を提出する」「管理部がチェックする」と、運用していました。しかしワークフロー機能が搭載されたグループウェア、もしくはワークフローシステムを導入すれば、これらの手間を削減でき、承認までのスピードが格段に上がります。

また、申請や承認の電子化によってペーパーレス化が進み、コストの削減にもつながるでしょう。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違い

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違いは、グループウェア内での連携に強いか、ワークフロー単体としての使いやすいかです。

両者のうち機能がより充実しているのは、ワークフローシステムです。ワークフローシステムは、業務フローを流すことに特化したツールであるため、複雑な申請や承認フローであってもスムーズに進められ、業務の自動化も行えます。他方、グループウェアのワークフロー機能は、システム内での他機能との連携に優れています。

たとえば、スケジュール管理機能やタスク管理機能とワークフロー機能を連携させれば、申請・承認の漏れを防げるでしょう。また申請内容について気になることがあれば、チャット機能を使い情報共有・確認も簡単に行えます。

なおワークフローシステムでも、機能が充実しているうえに他システムとの連携にも強いツールは存在します。システム選定の際にはおおよその目安として頭に入れつつ、無料トライアルで実際の機能や連携性を確かめましょう。

ワークフローを搭載したグループウェアの選び方

ワークフロー機能を搭載したグループウェアの選び方のポイントは、主に次の4つです。

• 欲しい機能を明確にする
• 予算や費用対効果を試算する
• カスタマイズのしやすさと使いやすさを確認する
• スマートフォンやアプリに対応しているか確認

欲しい機能を明確にする

まずは欲しい機能を明確にします。そのためには、グループウェアとワークフロー機能の導入を検討するに至った、課題を明確にしなければなりません。

グループウェアは情報共有を促し全体の業務効率化を図るツールであり、ワークフロー機能は申請と承認業務の効率化を図ります。グループウェアにしてもワークフローシステムにしても、製品によって実際に搭載されている具体的な機能はさまざまです。

たとえばグループウェアのワークフロー機能であれば、経費精算に関連して「申請書の作成」「承認ルートの設定」「進捗の可視化」「検索」などの機能があります。どのような機能をどこまで必要とするのか、明確にしましょう。

予算や費用対効果を試算する

予算や費用対効果を試算することも重要です。グループウェアであれば、標準機能やオプションを確認し、コストパフォーマンスに優れた製品を選ぶとよいでしょう。カスタマイズの料金に加え、最低の契約期間や契約人数もチェックします。

さまざまな機能が搭載されたツールは魅力的ですが、すべてを使いこなせるかどうかは慎重に判断すべきです。機能と金額のバランスを考慮し、選択しましょう。

カスタマイズのしやすさ・使いやすさを確認する

カスタマイズのしやすさや使いやすさをふまえた選定も必要です。とくにワークフローは、組織編成や事業規模によって承認ルールが変わるため、カスタマイズのしやすさも重要です。

また、使いやすいかどうかも外せない選定ポイントといえます。実際に使用する担当者が負担なく使い続けられるためには、「直感的に操作ができる」「画面遷移がシンプルである」といった点をチェックします。正式に契約する前に無料トライアルで使用感を確かめておきましょう。

スマートフォンやアプリに対応しているか

スマートフォンやアプリに対応しているかも重要です。パソコンにしか対応していないシステム・ツールは、1度外出するとチャットの連絡やワークフローの承認・申請を確認するため、わざわざ帰社しなければならず非効率です。

しかしスマートフォンやタブレットからログインできたり、専用アプリがあったりすれば、場所や時間を問わず情報の共有や確認ができるため、より効率的に業務が行えるでしょう。とくに専用アプリがあれば、申請・承認の連絡がプッシュ通知で届くこともあり、業務の滞りを防止できます。

ワークフロー機能を搭載したグループウェア3選

ワークフロー機能を搭載したおすすめのグループウェアを3つ紹介します。いずれの製品も導入によって申請や承認の効率化が図れます。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

• 発売以降長年にわたり多くの企業が導入
• スケジュールや掲示板、施設予約、ファイル管理を搭載
• パソコンだけでなくスマートフォンからでも申請や決裁が可能

サイボウズOfficeは、直感的に使用できる操作性とわかりやすい画面構成によって、多くの企業に支持されているグループウェアです。スケジュールや掲示板、施設予約などの機能を備えるほか、ワークフローも標準搭載しており、システム上で申請から決裁まで完結できます。スマートフォンでも承認できるため便利です。

• 条件分岐や代理承認に対応
• Sales Force Assistantとワークフローが連携
• パソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスが可能

NI Collabo 360は、低コストで多くの要件を満たせるグループウェアです。スケジュール管理や文書共有管理などの豊富な機能を備えつつ、1人あたり月額360円で利用できます。提供会社であるNIコンサルティングのSales Force Assistantと連携しており、ワークフローの申請書類とSFAの各機能の項目を紐付けられるのも強みです。

• 多くの販売実績を誇る国産グループウェア
• 豊富な種類の基本アプリケーションを用意
• 拡張機能の「AppSuite」で業務アプリを自作

desknet's NEOは、多くの販売実績を誇る人気のグループウェアです。スケジュール共有や社内SNS、ワークフローなど豊富な種類の基本アプリケーションが用意されています。さらに、拡張機能である「AppSuite」とワークフローシステムを連携させることで、専用のワークフローシステムに匹敵する機能と柔軟性をもたせられます。

グループウェアとワークフローシステムの連携でさらに効率化も

グループウェアとワークフローシステムは、連携することでさらに業務効率を高められるため、併用するのもおすすめです。前述したように、グループウェアとワークフローシステムは、それぞれコミュニケーションの活性化や業務の効率化などのメリットがあります。そのためこれを連携させると、社員同士で連携し業務を円滑に回せるようになるでしょう。

たとえばグループウェアのホーム画面にワークフローを表示できるため、確認漏れがなくなり業務の停滞を防げます。また申請・承認に必要な情報はグループウェアで手軽に共有できるため、スムーズにフローが進められます。業務全体で効率化を図りたい場合は、どちらのツールも導入を検討するのがいいでしょう。

グループウェアとワークフローで業務効率化を図ろう

グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションの課題を解決するツールであり、ワークフローシステムは申請と承認の効率化を図るツールです。

ワークフローのツールが必要な場合、ワークフロー機能を搭載したグループウェアと、ワークフローに特化したワークフローシステムの2つの選択肢があります。またこの2つを連携させれば、より業務効率が向上可能です。自社の課題を洗い出し、必要な機能を考えたうえで適切なツールを選択しましょう。

BOXILとは

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