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看護業界で活用できるナレッジマネジメントツールの機能
ナレッジマネジメントツールとは、従業員が持つ知識・経験・ノウハウを社内や部署内で共有するためのツールです。
従業員同士で質問を解決できるヘルプデスク機能や、ドキュメントを有効活用するためのファイル共有機能、蓄積されたデータから目的のデータを見つけるための検索機能などが搭載されています。
サービスによっては、動画や画像を使ってわかりやすく情報を共有できる機能も搭載されています。
看護業界におけるナレッジ共有の課題
看護業界で求められる知識は特殊であるほか、人材の流動性が高いことから、個人が習得した知識を蓄積しにくい状況が発生しています。具体的にどのような課題があるのか詳しく解説します。
身体的で経験にもとづいた知識が求められることが多い
看護業務の特徴は、身体的で経験にもとづく知識が求められる業務が多いことです。そのため、看護師はそれぞれ経験して習得したことを自身のスキルとして落とし込んでいきます。
しかし、このようなナレッジは言語化が難しいため、十分に共有できないことも少なくありません。看護業務でのナレッジの属人化は、人の命にかかわるケースも考えられます。
業務や機器の種類が多い
看護業務では、さまざまな種類の機器や設備、衛生用具を扱うケースが多いです。もちろん、事前に使用方法の学習や説明を受けるものの、業務の性質上、これらを正確に使いこなして対応しなければなりません。
たとえば、新しく入ったスタッフに対して、他のスタッフが教える場合、手間や時間がかかります。教え方や理解度も一人ひとり異なるため、一度の説明ですべてを理解できない場合も発生するでしょう。
人材の流動性が高く、必要な人材を採用しにくい状況にある
人の入れ替わりが激しいのも看護業界の特徴です。需要も高いため、病院が求める人材をすぐに採用できるとも限りません。このような状況でナレッジが属人化すると、有益な情報が個人の離職によって共有されず、新しい人材にナレッジを共有するまでに時間がかかってしまいます。
日々の業務を円滑に進めるためには、どのスタッフでも必要な情報を迅速かつ正確に確認できる環境を整えることが大切です。
看護業界の課題をナレッジマネジメントツールで解決できる理由
看護業界では情報が属人化しやすいほか、業務や機器の種類が多い、人の入れ替わりが激しく情報共有がしにくいなどの課題があります。これらはナレッジマネジメントツールを導入すれば解決できるでしょう。
ナレッジ共有の課題を解決できる理由を、ナレッジマネジメントツールの機能や詳細とともに説明します。
暗黙知の共有を促進し、形式知として蓄積できる環境を整備できる
ナレッジマネジメントツールは、看護業務で求められる経験的な知識（暗黙知）を、他のスタッフにも伝えやすい形（形式知）で共有・蓄積するための仕組みを提供します。
たとえば、ナレッジマネジメントツールに搭載されているヘルプデスク機能を使えば、スタッフ同士で質問や回答のやり取りができ、実際の業務で得られた知見を言語化して共有しやすくなります。また、回答内容を継続的に改善することで、より実用的なナレッジとして活用できます。
さらに、動画や画像を使って視覚的に説明することで、言葉だけでは伝わりにくい業務の手順や注意点を、より直感的に理解できるようになります。
ナレッジの流出を防げる
ナレッジマネジメントツールがあれば、属人化しやすいナレッジを蓄積・共有できます。
ツール内のナレッジを整理・管理すれば、スタッフ間のスキル差を埋め、人の入れ替わりが激しい場合でも、有益なナレッジの流出を防げます。
ナレッジマネジメントツールの導入時の注意点
ナレッジマネジメントツールを導入する際の注意点を、よくある失敗やデメリットの観点から解説します。
共有されたナレッジやデータを読み取るスキルが必要
ナレッジマネジメントツールに共有されたナレッジがすべての業務にフィットするとは限りません。
スタッフのスキル次第では、ナレッジやデータを読み取ったり、自身の業務にどう活かせるかを導き出したりできないかもしれません。これでは、ただデータが蓄積されていくツールになる可能性があります。
ナレッジを共有し業務に活かすためには、スタッフ全体のスキル向上が必要となる場合があることにも注意が必要です。
ツールが使いにくい、使い方がわからない
ナレッジマネジメントツールの導入時によくある事例として、ツールが使いにくかったり、使い方がわからなかったりする点が挙げられます。
ナレッジを蓄積・共有できるとしても、スタッフが操作しにくかったり、情報の入力が難しかったりするようでは、誰も使いたがらないツールになるかもしれません。
そのため、操作性が高く、誰でも直感的に使用できるようなツールを選択することが大切です。また機能の一部から運用を開始するスモールステップで導入し、情報共有ツールとして使用しやすい環境を整えていきましょう。
ナレッジマネジメントに対する理解・周知ができていない
こちらもよくある事例として、ナレッジマネジメントに対する理解が深まっていないケースがあります。
事前に重要性やメリットを理解してもらう機会を設けないと「ノウハウを他人に教えたくない」「重要なスキルではないから共有する必要はない」などと判断されてしまう恐れがあります。
そのため、ナレッジマネジメントについての研修を実施したり、システム導入を周知したりするなどの工夫が必要です。
看護業界向けナレッジマネジメントツールおすすめ4選
ここからは、おすすめの看護業界向けナレッジマネジメントツールを紹介します。
Commune for Work
Commune for Work は、社内でのコミュニケーションを円滑にして、情報共有やフォロー体制を強化できるナレッジマネジメントツールです。
課題に合わせた最適なコミュニティをコードなしで作成できるほか、コンテンツごとにUIを設定できるため、多くの人が使用しやすいでしょう。
コンテンツの投稿機能や社内FAQの作成機能など、ナレッジマネジメントに必要な基本的な機能を備えており、病院内や部署内での情報共有に活用できます。
NotePM
NotePM は、社内マニュアルや業務ノウハウといったさまざまな情報を一元管理できるナレッジマネジメントシステムです。
マニュアル作成機能によってフォーマットを統一した業務マニュアルを作成できます。作成したマニュアルやアップロードしたファイルを検索できる機能により、欲しい情報を即座に見つけられます。
動画ファイルもアップロードできるため、スマートフォンで撮影した動作や操作の説明動画も共有可能です。
KotaMi
kotaMi は、ナレッジの蓄積・共有が可能なFAQ作成システムです。
作成したFAQを文章で簡単に検索できる機能が搭載されているため、スタッフ同士で共有しているFAQから必要な情報にたどり着きやすいのが特徴です。質問の投稿や回答が投稿しやすいため、ナレッジを蓄積しやすいでしょう。
Web上の編集ツールを使用すれば、簡単にFAQを作成できます。スタッフ間で質問が多い項目や、新しい機器の使い方、業務への対応方法を管理側で作成できます。
ココミテ
ココミテ は、マニュアル作成や管理をクラウド上で行えるサービスです。
スタッフがアクセスしやすいシステム上にマニュアルやナレッジを共有することで、業務効率化や教育工数の削減を実現します。
またアクセス可能なフォルダをユーザーごとに管理できるほか、リンク機能を使えば共有した情報やコンテンツをスタッフにスムーズに届けられます。
ナレッジマネジメントを看護現場で運用するコツ
看護現場でナレッジマネジメントを効果的に運用するには、ツールを導入するだけでなく、継続的な工夫と現場の理解が欠かせません。看護の現場にナレッジマネジメントを浸透させ、効果的に運用するためのポイントを紹介します。
運用ルールを明確にする
ナレッジをどのように登録し、誰がどのように活用するのかといったルールを事前に決めましょう。情報の分類方法や更新の頻度、承認フローなどを具体的に定めることで、混乱を防げます。
ルールが明確であれば、利用者ごとの判断のばらつきも起きにくいでしょう。情報の登録や検索がしやすくなり、現場全体でナレッジ活用の効率が高まります。
現場からフィードバックを得てルールを更新する
ルールを決めたあとも、それで終わりにせず、現場の声を定期的に拾い上げて改善を重ねることが大切です。実際の運用の中で出てきた課題や使いにくさを、改善につなげましょう。
フィードバックを反映することで、ツールの運用ルールが現場に合ったものになります。関係者の納得感や参加意識が高まり、定着にもつながります。
情報をこまめに更新する
ナレッジは一度まとめて終わりではなく、現場の変化や新しい知見に合わせて更新することが欠かせません。古い情報が残っていると、間違った判断を招くおそれもあります。
最新の情報が常に反映されていれば、ツールの信頼性が保たれます。スタッフも安心して活用できるようになり、日常業務の中で自然にナレッジを共有する文化が根づくでしょう。
看護業界向けナレッジマネジメントツールで知識やノウハウを共有しよう
看護業界向けのナレッジマネジメントツールは、知識やノウハウをスタッフ間で共有しやすくなるため、ナレッジの属人化を防ぎ、業務で発生しやすいミスを軽減できます。
知識やノウハウが蓄積されれば、業務におけるスタッフの解決力や対応力の向上につながるほか、教育や引き継ぎなども効率的に行えるようになるでしょう。
看護業界向けのナレッジマネジメントシステムを導入する場合は、誰にとっても使いやすく、情報の共有や更新が簡単なシステムを選択するのがおすすめです。
ナレッジマネジメントツールは、次の記事でも詳しく紹介しています。
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