1on1ミーティングシートを使う効果や基本項目は？テンプレート搭載のツール紹介

1on1ミーティングとは？

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で定期的に行う面談のことです。1on1ミーティングの目的やメリット、人事面談との違いをみていきましょう。

1on1ミーティングの目的・メリット

1on1ミーティングは、定期的に話し合いの場を設け、上司と部下がコミュニケーションを深める点が特徴です。週に1回から月に1回のペースで、30～60分程度の面談を行います。

1on1ミーティングの目的は、主に次の3つです。

• 部下の成長を促す
• 信頼関係を構築する
• 部下のモチベーションを高める

部下の成長を促す

1on1ミーティングには、部下の成長を促す目的があります。定期的なミーティングで上司は部下のさまざまな悩み・不安を聞き取り、アドバイスをします。

上司は先に自分の考えや答えを伝えず、問題の解決策を考えることを部下自身に行わせることが重要です。部下は1on1ミーティングを通してより早く解決の糸口を見つけられ、経験学習によって成長できるでしょう。

また、1on1ミーティングでは、部下に定期的な状況報告を求めましょう。そのために部下は日々の業務で目標を設定し、努力していかなければなりません。結果を振り返り、新たな目標を設定するサイクルを定期的に回すことになります。

このサイクルが部下を成長させるため、人材の育成にもつながるでしょう。

信頼関係を構築する

定期的な面談でコミュニケーションを重ねることで、上司と部下の間に信頼関係が構築されます。部下の現状報告や意見に耳を傾け、適切なアドバイスをする過程で、部下の上司に対する信頼度の向上が期待できます。

信頼関係ができると、組織の中で自分の意見を安心して発言できるといった心理的安全性が高まり、積極性アップや仕事のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。

部下のモチベーションを高める

上司との信頼関係ができれば、部下にとって日々の業務がスムーズになり、働きやすさを感じてモチベーションが高まるでしょう。モチベーションが高まれば、仕事に対して積極的に取り組むようになり、結果として生産性も高まります。

また、1on1の話し合いでは業務に関することでなく、私生活も含めたさまざまな悩みや不安を話してもよいでしょう。その中で部下の抱えている悩みを少しでも改善できれば、業務に集中できる環境づくりにつながります。

人事面談との違い

1on1ミーティングと人事面談は、目的と対話の内容、頻度が異なります。1on1は部下の成長促進やモチベーションの向上を目的とするのに対し、人事面談は部下を管理・評価することが目的です。

目的が違うため、対話内容も異なります。1on1で話す内容は仕事だけでなく、キャリアや健康状態など、幅広いテーマで実施します。一方、人事面談では、目標や評価など、業務に関する話が中心です。

実施の頻度も異なります。1on1はコミュニケーションの促進を目的に週1から月1程度の高頻度で行いますが、人事面談は人事異動や人事評価のタイミングで行われるため、短くても3か月～6か月に1度のペースが主流です。

1on1ミーティングシートを使う効果

1on1ミーティングをスムーズに進めるためには、1on1ミーティングシートが役立ちます。シートを使うことでミーティングにおける対話の質を上げ、記録を後から振り返られる効果があります。

ミーティングの質を高める

ミーティングシートを使って面談前に内容を共有すれば、ポイントを整理して要点を押さえた面談ができます。限られた時間を無駄にせず、質の高いミーティングができるでしょう。

1on1ミーティングは上司と部下がフラットに話し合うことが特徴ですが、会話内容が決まっていなければ雑談で終わってしまうケースも少なくありません。

1on1ミーティングシートがあれば会話の軸ができるため、たとえ話が逸れてしまってもすぐに軌道修正が可能です。

記録を残せる

ミーティングシートは、話の内容を記録して残す役割もあります。1人で複数名の部下と面談を行う上司は、前回の1on1で誰とどのような話をしたかを覚えておくのは困難です。一人ひとりのミーティング履歴を整理しておくためにも、ミーティングシートを活用しましょう。

部下にとっても、1on1ミーティングは学びや気づきを得る機会であり、シートがあれば過去のミーティング内容から行動の振り返りもしやすくなります。

1on1ミーティングシートの基本的な項目

1on1ミーティングシートには、基本的に次の項目を記載します。

• 目標
• 目標の進捗状況
• 成功したこと
• 困っていること
• フィードバック

それぞれの内容を解説します。

目標

まず、目標を設定します。担当業務についての目標や、将来どのような業務に挑戦したいかといった目標を聞き取ります。

目標の進捗状況

設定した目標に対する進捗状況を記載する項目です。ゴールに向けてどのくらい行動が進んでいるかを聞き取り、記載します。

成功したこと

業務やプライベートで成功した体験を聞き取る項目です。成功体験がない場合には、「どのようなことが楽しかったか」といった聞き方に変えるとよいでしょう。

困っていること

1on1ミーティングは、普段の業務時間内ではあまり聞き取れない部下の悩みや困りごとを聞き取れる良い機会です。自分から話したがらないことは無理に聞こうとせず、部下が自分から話すことに耳を傾けましょう。

フィードバック

部下の話に対して適切なアドバイスを行います。部下が自分で悩みや課題を克服し、成長するための助けとなるフィードバックを行いましょう。

1on1ミーティングシートに入れる質問項目

1on1ミーティングシートには、ミーティングの目的を達成できるような質問項目を設けます。

シートに入れる代表的な質問項目は、次の3つです。

• 部下の成長を促す質問
• 信頼構築のための質問
• 部下のモチベーションを向上させる質問

それぞれの内容を質問例とともに解説します。

部下の成長を促す質問

部下の成長を促すために、次のような質問項目を設定します。

• 現在の業務では何を目標にしているか
• 目標に対する進捗状況はどうか
• 仕事で困っていることや悩んでいることはないか
• 前回のミーティングから改善したことや成果を出したこと、行動したことは？

これらの質問をすることで、部下は目標に対してどのように努力をすればいいか自分で考え、行動するようになります。1人で対応するには難しい場面ではアドバイスを行い、行動の後押しをして成長を促しましょう。

信頼構築のための質問

コミュニケーションを促進し、上司と部下の信頼関係を構築する質問項目です。

• 現在の部署に対して感じていることは何か
• 現在の業務はどのように感じているか

何でも話せる関係性を作るため、職場環境や仕事についての意見を聞き出します。すぐには本音を語れないかもしれませんが、回数を重ねてコミュニケーションが深まれば、率直な意見も引き出せるでしょう。

部下のモチベーションを向上させる質問

部下のモチベーションを向上させる質問項目です。次のような質問をします。

• これから挑戦してみたい仕事は何か
• 今後身につけたいスキルや能力はあるか
• 描いているキャリアプランや将来のビジョンはどのようなものか

対話によって部下は自分の進みたい方向性を考えるきっかけになります。これから挑戦したいことやキャリアプランを共有すれば、それを達成するために何をすべきかを考えるようになるでしょう。方向性をともに考えることで、仕事への意欲を高められます。

1on1ミーティングシートのテンプレートを搭載したツール6選

1on1ミーティングシートを導入する際は、テンプレートを搭載したツールの利用がおすすめです。ツールの活用によってミーティングを仕組み化でき、実施率など運用状況も把握できます。

1on1ミーティングシートのテンプレートを搭載したおすすめのツールを紹介します。

HRBrainは、評価からスキル管理までクラウドひとつで完結するタレントマネジメントシステムです。シンプルで使いやすいデータ管理により、人事のアナログな業務の効率化を図ります。

• 1on1運用サポート機能を搭載
• 柔軟にレイアウトや項目を調整できるミーティングシートテンプレート
• 必要な機能のみを選んで自社に最適なシステムを実現

1on1ミーティングシートを搭載し、部下に聞きたいことやテーマを事前に記入・共有できます。1on1で話した内容やフィードバックをシートに蓄積でき、人事担当者や経営層も内容を確認できるため、マネジメントを可視化して継続的な人材育成を実現します。

HRMOSタレントマネジメントは、人事と経営をデータでつなぐ人財活用システムです。従業員データベースを中心に、目標・評価管理、1on1支援などの機能を提供しています。

• 管理画面で1on1の実施率・頻度など運用状況を把握
• 360度フィードバックで目標・評価業務を効率化
• 従業員のスキルを数値で可視化するスキル管理機能を搭載

1on1ミーティングシートでは、面談の実施記録を蓄積できます。メンバーの設定した目標を閲覧しながら対話でき、目標達成に向けた適切な支援ができます。管理画面では、1on1ミーティングの実施率や頻度といった運用状況を把握できるのもメリットです。

Co:TEAMは、1on1ミーティングを効率化できるマネジメントツールです。バラバラに管理されている目標や評価、1on1ミーティングを集約し、生産性向上と管理工数の削減を実現します。

• 「目標・評価」「1on1」「称賛・フィードバック」を一元管理
• 「成長／キャリア開発目標」を共有・可視化
• 専任カスタマーサクセスが制度設計・運用でサポート

1on1ミーティングでは目標管理やフィードバック機能と連携し、アジェンダを自動レコメンドします。初めて1on1を導入する場合でも、目的に沿った1on1ミーティングの実現が可能です。

ミーティングシートではマネージャーやチームごとの実施状況を可視化し、「ミッション」や「育成・キャリア開発」といった後回しになりやすい話題が含まれているかを分析します。

CYDASは、「働きがい」の視点から機能を追求したタレントマネジメントシステムです。納得感のある評価・フィードバックにより一人ひとりの成長を促し、働きがいを高めます。

• 1on1エバンジェリストが監修した1on1サポート機能を搭載
• 従業員のコンディションの記録が標準で可能
• MBOや360度評価、コンピテンシーなどさまざまな人事評価にも対応

1on1サポートでは、1on1のスケジュール調整や対話内容の記録など、多くの部下を持つ上司にとって負担になりやすい工数削減が期待できます。部下の健康状態を示すコンディション登録や、トークテーマ設定といった機能があり、上司と部下のコミュニケーションを促します。

タレントパレットは、人材データを一元化・分析できるタレントマネジメントシステムです。社員に紐づくデータを一元集約し、必要なタイミングで瞬時にデータを確認できます。

• 人事に必要な機能をオールインワンで提供
• 1on1面談記録の蓄積が可能
• 顧客ごとに専任のサポート窓口を設置

1on1ミーティングシートにより、記録を蓄積できる機能があります。目標達成率の進捗管理や軌道修正、上長によるフィードバックなど面談テーマを自由に設定でき、メンバーのメンタルチェックやキャリアビジョンの支援ができます。閲覧権限は、項目単位で自由に設定が可能です。

カオナビは、あらゆる人材情報を一元化・可視化できるタレントマネジメントシステムです。3,300社以上のユーザーが集うコミュニティがあり、コミュニティからの要望をもとに機能改善を行うといった、ユーザー目線に立ったシステム設計を行っています。

• MBOやOKR、コンピテンシーなど多様な評価手法に対応
• 1on1のテンプレートを利用して面談内容を記録
• 社員タイプ分析やスキル管理など豊富な機能を搭載

1on1ミーティングのテンプレートを搭載しており、会話した内容を蓄積して過去の振り返りや関係者との共有ができます。 異動先の上司への引き継ぎも簡単にできるため、業務効率化に役立ちます。

1on1ミーティングシートを使う際の注意点

1on1ミーティングシートを使う際には、注意したい点があります。事前に把握することで、よりスムーズに導入を進められるでしょう。

1on1ミーティングシートを使う際の注意点を解説します。

シートは部下自身が記入する

1on1ミーティングは部下の成長やモチベーションアップのために行うもので、シートも部下自身で記入することが大切です。

部下自身が自分と向き合ってシートを書くことで、自身の考えが明確になります。将来の目標や課題、反省点などを洗い出し、内省をする機会になるでしょう。ミーティングでは記入した内容をもとに上司からアドバイスをもらい、部下の自己成長につながります。

上司と共有する

部下が書いたシートは、ミーティングの前に上司と共有することが大切です。上司は、部下の悩みや不安に対してどのようなアドバイスをするか事前に準備でき、対話の質も高まるでしょう。

上司とシートを共有することで、話すテーマや内容についての認識の相違も防げるでしょう。シートの事前共有は、業務でも上司と部下が情報共有したり相談をしたりする習慣をつけることにもつながります。

1on1ミーティングシートを上手に活用しよう

1on1ミーティングは部下の成長を促し、モチベーションを高めるために行われます。1on1はテンプレートのシートを活用することでミーティングの質を高め、議事録としても残せます。

部下が記入した目標や課題を事前に上司と共有できるため、ミーティングの場で適切なアドバイスができるメリットもあります。

1on1ミーティングシートのテンプレートを搭載したツールは多くの会社から提供されているため、特徴を確認して自社に適したサービスを選びましょう。

1on1ツールは次の記事でも詳しく紹介しています。