進捗共有におすすめのタスク管理ツール11選！選び方とスムーズに進めるコツ

進捗共有とは？なぜ今あらためて重要なのか

ビジネスやプロジェクトのスピードが加速している今、「誰が・どこまで進んでいるのか」をチーム全体で正確に把握することが、成果の質を大きく左右します。

その要となるのが「進捗共有」です。

「進捗共有」の基本的な意味や、現代の働き方で重要性が高まっている背景について整理します。

＼タスク管理ツールで進捗共有をスムーズに！／

タスク管理からプロジェクト管理まで行えるツールをお探しの方は、次のリンクから無料でダウンロードできる資料と特典の比較表を利用ください。

⇒【特典比較表つき】プロジェクト管理ツールの資料ダウンロードはこちら（無料）

チームの情報共有とタスク可視化の要

進捗共有とは、プロジェクトやタスクの進行状況をチームメンバーや関係者と共有し、全員が共通認識を持って業務を進められるようにすることです。進捗共有を行うことで、プロジェクト全体の進み具合や課題を早期に把握でき、問題の発生前に対処可能になります。

また、情報をオープンにすることでメンバー間のコミュニケーションが活性化し、協力体制の強化にもつながります。会議やチャット、タスク管理ツールなど、共有の手段は多様ですが、大切なのは「チーム全体で状況を可視化すること」です。

リモートワーク・複数案件対応時の課題背景

近年ではリモートワークの普及や、一人が複数の案件を同時に担当する働き方が一般化しています。そのため、口頭での報告や紙ベースの管理では、情報の更新漏れや認識のズレが生じやすくなっています。

このような環境では、進捗をリアルタイムで可視化し、全員が同じ情報を参照できる仕組みが欠かせません。進進捗共有ツールを活用することで、場所や時間を問わずチーム全体の動きを把握でき、プロジェクトをよりスムーズに進められます。

タスク管理のよくある課題

タスク管理や進捗共有を行うなかで、現場ではさまざまな課題が生じます。よく見られる代表的な課題を挙げ、それぞれの原因や影響、解決のヒントについて解説します。

タスクの全体像が把握しづらい

複数のタスクが同時に進んでいる場合、チームや個人が全体の進捗や優先度を見失うことがあります。管理ツールが分散して、情報が適切に整理されていないことが主な原因です。

この課題を放置すると、同じ作業を複数人が重複して行ってしまい、重要なタスクの遅延に気づかず、手遅れになる恐れがあります。結果として、納期の遅れや品質低下にもつながりかねません。

対策として、タスクの進行状況を一覧で把握できるビューを活用することや、ガントチャートのように全体の流れを視覚化する機能を使うのが効果的です。

情報の更新漏れや伝達ミスが起こる

進捗状況やタスク内容を更新するのを忘れたり、関係者に共有されていなかったりするケースは少なくありません。特に、口頭やチャットなど非構造的なやり取りだけに頼っている場合に起きやすいです。

このようなミスが続くと、実際の作業内容と共有された情報にズレが生じ、誤解や手戻りが頻発します。意思決定やスケジュール調整にも悪影響を及ぼすため、プロジェクト全体の信頼性も損なわれます。

この問題を防ぐには、進捗や変更内容を一元管理できるツールを使い、更新のタイミングをルール化することが有効です。また、誰が何をいつ共有すべきかを明確にすることも重要です。

管理ツールの運用が定着しない

せっかくタスク管理ツールを導入しても、使い方がわかりにくかったり、現場のフローと合っていなかったりすると、定着せず形骸化してしまうことがあります。ユーザーごとに更新の頻度や方法が異なるケースも多く見受けられます。

この状態が続くと、ツールが情報の集約先として機能せず、結果的に手間だけが増えてしまいます。チーム全体で情報が共有されず、タスクの見落としや認識のズレが発生しやすくなります。

対策としては、導入前に現場の業務フローを整理し、それに合ったツールを選びましょう。また、初期段階でマニュアルを整備し、研修を実施することで、無理なく運用を開始できる環境づくりも大切です。

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理ツールを導入することで、進捗共有において次のようなメリットが得られます。

プロジェクトの遅れや優先順位がより明確になる

タスクの進捗状況を共有することで、プロジェクト全体の進捗が可視化されます。そのため、進捗遅延やタスクの滞りなどが発生している場合にも原因を特定し、早急に対処可能です。

この情報をもとに、スケジュールの調整や優先順位の見直しを行うことで、プロジェクトをスムーズに進められます。

問題点や課題の早期発見・対処が可能になる

タスクの進捗状況を共有する際に、問題点や課題もあわせて共有することで、早期の発見と対処が可能になります。メンバーが直面している障害や、予期せぬ事態などを把握し、チーム全体で解決策の検討が可能です。

また、特定のメンバーに作業が偏っていないか、適切な負荷分散ができているかの判断もできます。作業量の偏りが発見された場合、タスクの再割り当てやサポートを行うなど、適切な対策をとれます。

コミュニケーションの活性化とチームワークの強化

進捗共有の場を設けることで、メンバー間のコミュニケーションが活性化する点もメリットです。タスクの状況や課題について話しあうことで、情報共有やアイデア交換が促進されます。

また、お互いの進捗状況を理解することで、チームワークが強化され、メンバー間の信頼関係が構築されます。

進捗共有ができるタスク管理ツールの選び方

進捗共有に最適なタスク管理ツールを選ぶためには、次のポイントを考慮して選びましょう。

• 管理しやすい仕様か
• 必要な機能は備わっているか
• 他のツールとの連携が可能か
• 価格とコストパフォーマンスは適切か

タスク管理しやすい仕様か

タスク管理ツールは、直感的に操作できるシンプルな仕様であることが重要です。メンバーがスムーズに利用できるツールを選ぶことで、導入効果を高められます。

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールは、タスクの進捗管理を主にカンバン方式か、ガントチャート方式で管理します。

• カンバン方式：タスクカードや付箋のようなものをドラッグ&ドロップで操作して、該当するステータスの位置へ移動させる
• ガントチャート方式：プロジェクトをツリー形式で確認でき、全体の流れやスケジュールを把握できる

それぞれの特徴や使い勝手が異なるため、求めるタスク管理の方法やプロジェクトの特徴から、どちらのタイプが管理しやすいかを確認して選びましょう。

必要な機能は備わっているか

タスク管理ツールには、タスク登録、進捗管理、ファイル共有、コメント機能など、さまざまな機能が搭載されています。プロジェクトの規模やニーズに合った機能を備えたツールを選ぶことが重要です。

たとえば、タスクの優先順位を設定できるか、コメントやファイルの共有ができるかなど、具体的な機能をリストアップして比較しましょう。

また、スマートフォンやタブレットで使用するシーンがある場合は、対応しているデバイスも確認しておくとよいでしょう。

他ツールとの連携が可能か

タスク管理ツールが、すでに使用している他のツールと連携できるかどうかも重要なポイントです。

たとえば、Slack、Microsoft Teams、Google Workspaceなどのコミュニケーションツールと連携できれば、情報共有やコラボレーションがよりスムーズになります。連携可能なツールの有無や連携方法を確認しましょう。

価格とコストパフォーマンスは適切か

タスク管理ツールの価格は、ユーザー数や機能によって異なります。自社のニーズに合った機能を備え、コストパフォーマンスに優れたツールを選ぶことが重要です。

無料プランや試用期間があるツールを活用し、実際に使用してから判断することを推奨します。

おすすめのプロジェクト管理・タスク管理ツール11選

進捗共有を効果的に行うためには、ツールの導入が欠かせません。ここからは、進捗共有におすすめのプロジェクト管理・タスク管理ツールを紹介します。

タスク管理からプロジェクト管理まで行えるツールをお探しの方は、次のリンクから無料でダウンロードできる資料と特典の比較表を利用ください。

⇒【特典比較表つき】プロジェクト管理ツールの資料ダウンロードはこちら（無料）

• 誰でも使える直感的なデザインでチームの共同作業を促進
• 業務管理に必要な機能がオールインワン
• 利用人数に依存しない企業単位の料金プラン

Backlog（バックログ）は、国内企業で広く利用されている国産のタスク管理ツールです。シンプルで使いやすく、ツール導入が初めての場合や、パソコン操作に慣れていない方でも直感的に使えるプロジェクト管理・タスク管理ツールです。

初期費用は無料で、プランごとに料金が異なります。

• タスクやプロジェクト、全社目標の進捗状況を可視化
• リストやカレンダー、タイムラインなどで状況を共有
• Asanaの「Platinumパートナー」が導入・定着を日本語で伴走サポート

Asana - 双日テックイノベーション(販売代理店)は、Web制作や官公庁、銀行など、業界問わず導入実績をもつプロジェクト管理ツールです。個々のタスク管理から、プロジェクトの状態、設定したゴールまでの進捗状況まで一元管理できます。

タスクやプロジェクトの進捗状況は、リストやカンバン形式、ガントチャート形式のタイムラインなど、用途に応じた複数のビューで共有可能です。組織全体の進捗やリスクをモニタリングでき、タスクの担当者や期日の明確化に役立ちます。

• 組織全体のプロジェクトやタスク、目標設定、プロセスなどを一元管理
• 進捗状況をリアルタイムにダッシュボード化
• マーケティングから営業、HRまで多岐にわたる部門の業務に対応

monday.comは、必要な機能を組み合わせ、ワークフローをノーコードで構築できる業務管理ツールです。カスタマイズ可能なダッシュボードにより、リアルタイムでプロジェクトやタスクの進捗状況を追跡し、情報共有を効率化できます。

• レポートの自動生成で資料作成が不要
• 予定工数と実績をグラフで可視化
• 進捗・品質・コストの各種指標の健全性を横断的にチェック可能

Lychee Redmineは、タスク管理だけでなく、時間管理やリソース管理もできる、多機能なプロジェクト管理ツールです。また、ガントチャート機能を使って、プロジェクトのスケジュールも視覚的に把握できます。

• AIによるネクストタスクの自動提案
• ワークフローや言語などにあわせてカスタマイズ可能
• すべてのチームの作業を単一のタイムラインで追跡

Jiraは、ソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツールです。タスクの追跡、バグの管理、新機能の開発など、開発プロジェクト全体を一元管理できます。

ドラッグ&ドロップで簡単に操作でき、自動化も行えるため、管理の手間がかからず、業務時間の削減や業務効率化を促します。

• Google カレンダーやOutlook上でも入力可能
• プロジェクト、メンバー、業務項目単位でリアルタイム集計
• 勤怠管理ツールとの連携で、工数と勤怠の一致も確認可能

クラウドログは、工数管理からプロジェクト管理まで幅広く対応するツールです。働き方やプロジェクトの損益を数値やグラフにして可視化し、生産性の向上をサポートします。

英語・中国語にも対応しているため、外国人従業員を抱える企業にもおすすめです。

• プロジェクトの進行状況や課題を視覚化
• 小規模から大規模まで、あらゆるプロジェクトの管理に対応
• プロジェクトの優先順位付けから工程計画、リソース管理までサポート

Sciformaは、プロジェクト管理およびタスク管理をサポートするソリューションです。プロジェクトのステータスや課題を視覚化する機能に優れており、タスクレベルでリソースのスケジューリングやリスク、コストなどを管理できます。

複数のプロジェクトの同時管理に利用でき、権限レベルに沿ったアクセス管理やタスクへのリソース割り当てを行え、柔軟なプロジェクト管理をサポートします。

• シンプルな操作と見やすい画面でタスクを俯瞰
• 多彩なスケジュール管理方式
• タスクを細かく管理

Jootoは、カンバン方式のタスク管理を採用しており、ドラッグ&ドロップでの簡単操作でタスクの移動や整理ができるタスク管理ツールです。

情報がリアルタイムで更新され、チーム全体の進捗状況を即座に確認できます。

• カンバン方式のプロジェクト管理ツール
• 無料プランでも10名まで使える
• 感覚的な操作でタスクを細かく管理

Trelloは、ビジュアル性に優れたタスク管理ツールです。ボードとカードを使ってタスクを管理し、ドラッグ&ドロップで簡単にタスクの移動や整理ができます。

さらに、情報がリアルタイムで更新されるため、チーム全体の進捗状況を即座に確認できる点も特長です。

• 業務に関するチャットや進捗状況、タスクなどを一元管理
• ガントチャートを自動生成
• 外部招待で社内外メンバーとスムーズに連携

morningmateは、チームや個人、プロジェクトの進捗、業務量などを見える化しながら、コミュニケーションも集約できるコラボレーションツールです。

自動生成されるガントチャートで、プロジェクトやタスクのステータス管理、担当割り当て、優先順位などを設定できます。チャット機能もそなえており、リアルタイムで把握できる業務進捗に応じ、社内外メンバーを含めたやり取りが可能です。

• 業務フローとマニュアルを一体管理し標準化
• 定期的なタスクを自動開始し抜け漏れ防止
• 豊富なテンプレートで簡単に業務フロー作成

flowzooは、仕事の手順やナレッジをフロー化し、業務の遂行を効率化する業務管理クラウドです。マニュアルとタスク管理が一体化しており、業務の流れを見ながら誰でも手順どおりに作業できます。

繰り返し発生する定常業務は自動で開始され、担当者に通知が届くため作業忘れを防ぎ、管理者の指示工数を削減します。すぐに使える業務テンプレートも豊富で、簡単に業務フローを作成し、タスク抜け漏れ防止や業務品質向上を実現できます。

管理ツールによる進捗共有をスムーズに進めるコツ

管理ツールを導入しただけでは、思うように進捗共有が進まない場合もあります。タスク管理ツールを使って進捗共有をスムーズに進めるには、いくつかのコツがあります。

次に、効果的な進捗共有を行うためのコツを紹介します。

運用ルールを明確にする

タスク管理ツールを導入した後は、運用ルールを明確にすることも重要です。タスクの登録方法、ステータスの更新タイミング、コメントの使い方など、チーム内で統一したルールを定めましょう。

ルールを明文化し、全員で共有することで、ツールの効果的な活用と一貫性のある運用が可能になります。

また、タスクには優先順位を付けることが大切です。優先度の高いタスクに注力することで、プロジェクト全体の進捗を効率的に進められます。

タスクは細分化・具体化して設定する

タスクを細分化し、具体的に設定することで、誰が見ても進捗状況がわかりやすくなります。大きなタスクを小さなサブタスクに分割し、それぞれの担当者とデッドラインを明確にしましょう。

具体的なタスクであれば、進捗の把握や達成度の評価がしやすくなります。また、細分化されたタスクは、メンバーにとっても取り組みやすく、モチベーションの維持にもつながります。

定期的な振り返りと改善を行う

タスク管理ツールを導入した後も、定期的な振り返りと改善を行うことが重要です。ツールの活用状況を確認し、課題や改善点を洗い出します。

必要に応じて、ツールの設定や運用ルールの見直しを行い、より効果的な活用を目指しましょう。また、チームメンバーからのフィードバックを収集し、継続的な改善に役立てることも重要です。

タスク管理ツールの無料版と有料版の違い

タスク管理ツールには、無料版と有料版があり、それぞれの違いは次のとおりです。単に進捗管理や共有をしたい場合は、無料版でも十分に対応できます。

しかし、求めるニーズによっては機能不足に悩まされてしまいます。

それぞれの違いを理解し、ニーズにあったプランを選択しましょう。

特徴	無料版の制限	有料版のメリット
機能の制限	ガントチャート、カスタムフィールド、タイムトラッキングなどが利用不可	すべての高度な機能にアクセス可能
ユーザー数の制限	利用可能なユーザー数が制限されている	ユーザー数無制限、または大幅に上限が引き上げられる
ストレージ容量	添付ファイル用のストレージが制限されている	増加したストレージ容量でより多くのファイルを管理可能
サポート体制	オンラインヘルプやフォーラムのみ	専任サポートチームによるメールや電話での対応
セキュリティ機能	基本的なセキュリティのみ提供され、高度なオプションが限定	高度なセキュリティ機能（二要素認証、IP制限など）を提供
カスタマイズ性	ツールのカスタマイズが制限されている	高度なカスタマイズオプションを利用して業務に最適化

タスク管理ツールの導入で進捗共有をスムーズに進めよう

進捗共有は、チームワークを強化し、プロジェクトの成功を導くために欠かせない要素です。タスク管理ツールを活用することで、進捗共有を効率化し、チーム全体の目標達成に貢献できます。

進捗共有に適したツールを選ぶには、複数のツールを比較・検討するのが一番の近道です。タスク管理ツールを導入して、業務効率化やクオリティ向上を目指しましょう。

＼料金や機能を資料で比較する！／