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大企業が抱える業務マニュアル活用の課題
マニュアル作成ツールを導入していない大企業が、業務マニュアルの活用で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けのマニュアル作成ツールで解決できる可能性があります。
OJTマニュアルがなく、新人研修が現場任せになっている
OJTマニュアルが整備されていないと、新入社員の育成は指導担当者の経験や知識に委ねられます。担当者によって教育内容や方法にばらつきが生じるため、新入社員の習熟度に差が出てしまうだけでなく、指導担当者の負担も大きくなります。
また、属人化しやすいOJTは、担当者の異動や退職によってノウハウが失われるリスクも課題です。
マニュアルを更新できていない
業務内容や手順は、ビジネス環境や法改正などによって常に変化していきます。しかし、紙媒体のマニュアルや、更新が容易ではない基幹システムのマニュアルでは、古い情報のまま放置されてしまうケースも少なくありません。
古い情報のマニュアルにもとづいて業務を進めてしまうと、ミスやトラブルの原因となり、企業の生産性や信頼性を損なう可能性もあります。
組織文化との整合性
大企業では、多くの異なる部門やチームが存在し、それぞれが独自の文化を持っています。
このため、業務マニュアルを全社的に統一することが難しく、各部門で異なるプロセスや方法が使われている状況が少なくありません。このことが全体の業務効率に悪影響を及ぼす恐れがあります。
大企業がマニュアル作成ツールを導入するメリット
大企業がマニュアル作成ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。
マニュアルの作成や更新が容易になる
マニュアル作成ツールを活用することで、WordやExcelよりも簡単にマニュアルを作成・編集できます。
あらかじめ用意されたテンプレートやドラッグ＆ドロップ機能により、直感的に操作できるインターフェースを備えたツールが多く、専門的な知識がなくても見やすくわかりやすいマニュアルの作成が可能です。
また、クラウド上でマニュアルを管理できるため、更新作業もスムーズに行え、各部署やチームで常に最新の情報を共有できます。
新入社員研修を効率化できる
マニュアル作成ツールの中には、動画マニュアルの作成機能や、学習進捗を管理できる機能を備えたものもあります。動画マニュアルは、テキストだけでは伝わりにくい作業手順やコツを視覚的に理解できるため、新入社員の習熟度向上に貢献します。
学習進捗管理機能を活用すれば、個々の進捗状況を把握できるため、必要に応じて適切なサポートを提供することで、研修の効率化も可能です。
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コンプライアンスの強化
大企業において、コンプライアンス（法令順守）の徹底は重要な課題です。マニュアル作成ツールを導入することで、社内ルールや法規制にもとづいた業務手順を正確に整備し、組織全体のコンプライアンスを強化できます。
業界ごとの法規制やガイドラインは頻繁に変更されるため、最新の基準に準拠したマニュアルを維持することが求められます。
マニュアル作成ツールを活用すれば、法改正や社内規定の変更に対応し、迅速に内容を更新可能。部門や拠点ごとの業務手順のばらつきを防ぎ、統一された業務マニュアルを作成できるため、社内ルールの徹底にもつながります。
また、マニュアル作成ツールには、更新履歴を自動で記録する機能があり、監査や内部統制の強化にも役立ちます。規制当局や内部監査チームが必要とする情報を即座に提供できるため、コンプライアンス違反のリスクを低減可能です。
マニュアル作成ツールでわかりやすいマニュアルを作成することで、新入社員や異動社員への研修を効率化し、社員の認識不足によるコンプライアンス違反を防ぐことにもつながります。
大企業がマニュアル作成ツールを選定する際のポイント
大企業がマニュアル作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。
マークダウンやビジュアルエディタなどマニュアル作成が容易か
マニュアル作成ツールには、マークダウン記法に対応したものや、直感的に編集できるビジュアルエディタを搭載したものなど、さまざまな種類があります。
マークダウン記法は、シンプルな記号を用いてテキストの装飾や構造化を行えるため、慣れたユーザーにとっては効率的にマニュアルを作成できます。ビジュアルエディタは、直感的な操作でマニュアルを作成できるため、HTMLといった専門知識がなくても、見栄えのよいマニュアルを作成できます。
一方で、マークダウンの知識がない従業員には学習コストがかかるため、企業の利用者層に応じたツールの選定が重要です。
マニュアル自動作成機能の搭載
マニュアル自動作成機能は、業務手順のマニュアルを自動で作成する機能です。人工知能（AI）技術や自然言語処理を活用し、操作ログやテキスト入力、画像・動画キャプチャをもとに、わかりやすいマニュアルを生成します。
大企業はマニュアル自動作成ツールを導入することで、社員が業務プロセスを記録するだけでAIがフォーマット化し、マニュアルを瞬時に作成できるため、多くの時間とコストを節約可能です。
また、自動作成ツールを活用すれば、マニュアルの変更点をリアルタイムで反映でき、常に最新の情報を維持できます。
動画マニュアルの作成が必要か
動画マニュアルは、テキストや画像だけでは伝わりにくい作業手順や操作方法を視覚的に説明できるため、理解度向上に役立ちます。とくに、複雑な操作や手順が多い業務のマニュアルを作成する場合は、動画マニュアルの導入を検討するとよいでしょう。
ただし、動画マニュアルの作成には撮影や編集などの手間がかかるため、本当に必要な業務かどうかを見極める必要があります。
マニュアルの利用状況を確認できるか
マニュアル作成ツールの中には、マニュアルの閲覧履歴や利用状況を分析できる機能を備えたものがあります。この機能を活用することで、どのマニュアルがよく読まれているのか、どの部分が理解しにくいのかを把握し、マニュアルの改善に役立てられます。
また、利用状況を分析することで、研修の効果測定や、社員のスキルアップ状況の把握も可能です。
多言語対応
グローバル展開している大企業にとって、多言語対応はマニュアル作成ツールを選定するうえで非常に重要なポイントです。
多言語対応が不十分なツールを選ぶと、海外拠点での業務マニュアルの翻訳や管理が煩雑になり、情報の統一性が損なわれる可能性があります。
AI翻訳や自動翻訳機能を備えたマニュアル作成ツールであれば、各国の拠点向けに統一されたマニュアルを作成しやすくなります。業界用語の翻訳精度や、各言語に適したレイアウト調整ができるかも確認すべきポイントです。
セキュリティとデータ保護
大企業では、マニュアルには機密情報や業務プロセスが含まれるため、適切なセキュリティ対策が施されているマニュアル作成ツールを選定することが必須です。
データの暗号化、 アクセス権限の制御 、 多要素認証（MFA） といったセキュリティ対策がしっかりなされているかを確認しましょう。
クラウド型のツールを利用する場合、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まるため、データセンターのセキュリティ基準や、国内外の規制に対応しているかもチェックすることをおすすめします。
アクセス制御とは？セキュリティ対策に必須の知識 | BOXIL Magazine
マニュアル作成ツールの比較表
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大企業におすすめのマニュアル作成ツール9選
大企業におすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。
Teachme Biz
Teachme Bizは、マニュアル制作とその運用・管理がクラウド上でできるサービスです。Teachme Bizは次のような特徴があります。
- AIでマニュアル作成を簡単にする「Teachme AI」機能搭載
- 閲覧・検索ログを分析し運用することで、業務効率化や生産性の向上に役立つ
- 20言語に対応する自動翻訳機能
tebiki現場教育
tebiki現場教育は、動画マニュアルの作成からスタッフの習熟度管理もできるマニュアル作成ツールです。tebiki現場教育は次のような特徴があります。
- 各種システムの操作説明を画面録画ができる
- 教育効果や習熟度の可視化・分析が可能
- 100か国語以上の言語に対応し、自動で翻訳可能
VideoStep（ビデオステップ）
VideoStep（ビデオステップ）は、動画を活用したマニュアル作成に特化したサービスです。VideoStepは次のような特徴があります。
- 動画をPowerPointのように編集できる
- 動画の共有・整理・閲覧権限設定を細かく行える
- 多言語音声AIと機械翻訳を搭載
Video BRAIN
Video BRAIN（ビデオブレイン）は、クラウド型のAI動画編集サービスです。Video BRAINは次のような特徴があります。
- ナレーション生成機能を活用で多様な音声データからナレーションを挿入できる
- 3,500以上の動画テンプレートからシーンに合わせた動画制作が可能
- AIによる自動編集機能のほかに便利な編集機能が多数搭載
ココミテ
ココミテは、取り扱い説明書や業務手順書の作成とその管理を行えるクラウドサービスです。ココミテは次のような特徴があります。
- マルチデバイスで作成・閲覧・管理ができる
- 画像・動画、PDF・Word・Excel・PowerPointが挿入可能
- 5階層までフォルダ分けができる
NotePM
NotePMは、社内ドキュメントを一元管理できるマニュアル作成ツールです。NotePMは次のような特徴があります。
- ファイルの中身も全文検索可能
- 会社規模に応じて共有範囲を柔軟に設定可能
- 撮影した動画を貼り付けて共有可能
shouin＋
shouin＋は、オンラインで研修・OJTを効率化できるクラウド型eラーニングプラットフォームです。shouin＋は次のような特徴があります。
- 統一のチェックリストで習得済みスキルと課題の把握や目標が明確化できる
- 自主学習に特化した機能で業務習得を促す
- 利用状況や視聴状況のデータからトレーニング進捗を可視化
learningBOX
learningBOXは、教材の作成配布・成績管理・受講者管理機能が揃った学習管理システムです。learningBOXは次のような特徴があります。
- 幅広い教材形式と豊富な問題形式で誰でも簡単にマニュアルが作成できる
- ユーザー管理・成績管理などの情報管理を一元化
- 学習する教材・学習の進捗具合が一目でわかる画面表示
Dojo
Dojoとは、マニュアル作成や更新を自動で行える自動マニュアル作成ツールです。Dojoは次のような特徴があります。
- 操作内容やキャプチャを自動取得・編集できる
- 豊富なテンプレートが用意されている
- 世界13か国16種類の言語の音声合成ができる
大企業向けマニュアル作成ツールは比較して検討しよう
大企業向けマニュアル作成ツールを選ぶ際は、自社の規模に合った機能が備わっているか、自動作成や多言語対応が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミもチェックしておくとよいでしょう。
マニュアル作成ツールは、次の記事でも比較紹介しています。
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