車両管理システムをExcelで作成するコツ・おすすめシステム4選！主な機能・選び方
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車両管理の必要性
車両管理とは、企業が所有する車両の状態や使用状況を管理することです。車両のメンテナンス履歴や走行距離、燃費などを車両管理表で一目で確認できます。
車両管理を行うことで、車両の使用状況を把握し、必要な時に必要な車両が利用でき、業務効率の向上に寄与するほか、車両のメンテナンススケジュールや燃費などを管理することで、無駄なコストを抑えたり、車両の寿命を延ばしたりすることにつながります。
さらに、車両のメンテナンス履歴を管理することで、車両の安全性の確保ができ、ドライバーの安全はもちろん、企業の信頼性向上にもつながります。
車両管理は車両の適切な管理をはじめ、企業の経営効率を向上させるためにも重要な役割を果たします。
車両管理表に記載すべき項目
車両管理表には次のような項目を記載することが一般的です。
- 車両情報（車種、ナンバー、車台番号、登録年月日など）
- 点検記録（点検日、点検項目、点検結果など）
- 修理記録（修理日、修理内容、修理費用など）
- 保険情報（保険会社、保険種目、保険期間など）
- 燃料管理記録
- 違反記録
- 事故記録
- 燃費記録
これらの項目を管理することで、車両の適切な使用とメンテナンスを確保し、長期的なコスト削減を実現できます。
車両管理表を作成するときのコツ
車両管理表を作成する際は、次のポイントを押さえておくとスムーズです。
項目の選定
管理したい項目を明確にし、それに応じた項目を設定します。必要な情報がすぐに見つけられるように、項目は明確でわかりやすいものにしましょう。
更新の習慣化
車両管理表は定期的に更新することが重要です。更新を怠ると、情報が古くなり、正確な管理ができなくなります。
アクセシビリティの確保
車両管理表は、必要なときにアクセスできることが重要です。そのため、クラウドストレージなどを利用して、リモートからでもアクセスできるようにすると利便性が高くなりおすすめです。
車両管理システムをExcelで作成するメリット
車両管理システムをExcelで作成するメリットには次のようなことが挙げられます。
- 特別なスキルは不要
- 手軽に管理できる
特別なスキルは不要
Excelは多くの人が使い慣れているツールであるため、特別なスキルを必要とせずに車両管理表を作成できます。また、Excelには便利な関数や機能が多数搭載されているため、これらを活用することで、複雑な計算やデータ分析も簡単に行えます。
手軽に管理できる
Excelを使用すると、自社に合わせた仕様にカスタマイズできるため、最適化した車両管理表を作成可能です。また、Excelはパソコンに標準でインストールされていることが多いため、新たにソフトウェアを導入する必要がありません。
Excelは使い慣れている人が多いため、操作への抵抗も少ないでしょう。
車両管理表をExcelで作成するデメリット
一方で、Excelで車両管理表を作成することのデメリットとしては、次のようなことが挙げられます。
- 大量のデータを管理するのが難しい
- 自動的なデータ更新ができない
- 複数人での共有や編集が難しい
Excelは使い慣れている人が多く導入しやすい一方で、データの数が増えてくると管理が煩雑になったり、手動での更新が必要となったりするため、管理や入力工数が必要になること、また、リアルタイムでのデータ反映ができないため、複数人での同時利用が難しいなどのデメリットもあります。
これらの問題は、専用の車両管理システムを導入することで解決できます。
車両管理はシステム導入がおすすめ
Excelでの車両管理には多くのメリットがありますが、大量の車両を管理する場合や、より詳細な管理を行いたい場合には、専用の車両管理システムの導入をおすすめします。
車両管理システムを導入することで、業務効率化やコスト削減、安全性の向上、車両に関する法令や規則を遵守などのメリットが期待できます。
車両管理システムの主な機能
車両管理システムは主に次のような機能を備えています。
- 車両情報管理：車両情報の登録や編集・削除を行います
- ドライバー管理：ドライバー情報の登録やドライバーの運転状況の記録を行います
- 点検・整備管理：点検・整備スケジュールの作成や整備部品の管理を行います
- 整備部品の管理：違反や事故情報の記録・管理、事故原因の分析、再発防止策の検討などを行えます
- 経費管理：車両関連の経費の記録や分析を行います
- 分析・レポート作成：車両の稼働状況や点検・整備状況などを分析しレポート化します
ほかにも、車両のGPS追跡機能や盗難防止機能、車両の運行管理など、車両管理におけるあらゆる機能が備わっているシステムもあります。
車両管理システムの選び方
車両管理システムを選ぶ際には次のことに気をつけて選んでください。
管理項目の種類や数が自社に合うか
車両管理システムを選ぶ際には、まず自社が管理したい項目の種類や数が、システムによってカバーされているかを確認しましょう。たとえば、詳細な項目を管理したい場合には、車両の種類や使用状況だけでなく、メンテナンス履歴や燃費なども管理できるシステムを選ぶ必要があります。
ドライバーの管理も行えるか
車両だけでなく、ドライバーの管理も行うことで業務効率化がしやすくなります。ドライバーのスケジュール管理や運転履歴の管理など、ドライバー管理機能が搭載されているシステムを選ぶことがおすすめです。
分析やレポート機能はあるか
車両管理システムには、データの分析やレポート作成機能が搭載されていることが多いです。これらの機能を利用することで、車両の使用状況やコストの傾向などを視覚的に把握でき、より効率的な管理を行えます。
おすすめの車両管理システム
おすすめの車両管理システムを紹介します。どれも機能が豊富でスムーズに導入できるシステムのため、Excelでの管理からの移行にもおすすめです。これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
Cariotは、車両管理業務の効率化や安全性に特化したクラウド型のシステムです。リアルタイムでの車両情報の取得や、運行管理、メンテナンス管理など、幅広い機能を提供しています。
運転日報のデジタル化や危険運転の自動記録や安全指導など、ドライバーの負担を軽減する工夫も施されています。
AI-Contact - 株式会社アイ・ステーション
AI-Contactは、中小企業から大企業まであらゆる業種に対応している車両管理システムです。運行管理だけでなく、燃費改善や事故予防にも対応しています。さらに、アルコールチェックの記録・管理機能を備えており、運転前の酒気帯び確認がスムーズに行える点も特徴です。
無料で導入できるため、コストを抑えながら導入したい場合にもおすすめです。
BookingBook - 株式会社ブッキングブック
BookingBookは、車両予約管理とドライバー管理に特化した車両管理システムです。社内の車両を効率的に共有するための予約管理機能や、使用状況の一覧表示など、車両利用をスムーズにする機能が充実しています。
配車専用にデザインしたカレンダー画面で配車状況が一目で把握できます。Excel形式でデータのダウンロードが可能なため、既存のExcelデータと組み合わせて独自の帳票も作成できます。
Bqeyは、車両の予約から運行記録、日常点検など社用車の管理をあらゆる機能でサポートする車両管理システムです。専用のアルコールチェッカーとの連携でアルコール測定が可能です。
さらに、デジタルキー機能によりスマートフォンで車両の施解錠が可能なため、鍵の紛失の恐れもありません。車両の稼働集計や操作ログもすべてクラウド上で保管できるため、安心して運用できます。
車両管理システムの導入で業務効率化や安全性の向上に努めよう
車両管理は、企業の経営効率を向上させるために重要な業務のひとつです。Excelでの車両管理は手軽でコストを抑えられますが、大量の車両を管理する場合や、より詳細な管理を行いたい場合には、車両管理システムの導入がおすすめです。
自社のニーズに合うシステムを選ぶことで、車両管理をより効率的に、正確に行えます。車両管理システムは多くあり、それぞれ機能の範囲や特徴が異なるため、比較検討して選ぶことをおすすめします。
