大企業向け「派遣管理システム」おすすめ3選！選定のポイントと導入のメリット

最終更新日：2025-03-25（記事の情報は現在から53日前のものです）

大企業におすすめの派遣管理システムをボクシル編集部が解説。大企業が抱える課題や、派遣管理システムを選定する際のポイント、導入するメリットを紹介します。ぜひツール選びの参考にしてください。

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派遣管理システムとは

派遣管理システムとは、人材派遣会社が管理するスタッフの情報や、関連する情報を集約し一元管理できるシステムのことです。人材派遣管理システムとも呼ばれます。

人材派遣会社が管理すべき情報はさまざまであるため、企業の規模が大きくなり、管理すべき情報が増加すればすべての情報を把握するのは難しいでしょう。こういった膨大な量の情報を網羅し、正確に管理できるのが派遣管理システムです。

派遣管理システムの主な機能

派遣管理システムでは、主に次のような機能が利用できます。

スタッフ管理
求人管理
応募者管理
派遣先管理
契約管理
勤怠管理
給与計算
請求管理

ではそれぞれの機能について、詳しく解説します。

スタッフ管理

派遣元と派遣先の双方で、スタッフの情報を管理・共有できる機能です。登録される情報としては資格やスキル、契約形態、希望の働き方、雇用の状況などが挙げられます。教育の状況も確認できるため、人材育成にも役立ちます。

求人管理

主な求人媒体と連携し、求人情報をまとめて管理できる機能です。複数の媒体に求人情報を掲載したい場合でも、まとめて情報の登録・更新ができるため、効率的に作業ができ情報掲載までのスピードも高められます。

応募者管理

各求人媒体に応募してきた応募者の情報を自動で受付し、一括管理できる機能です。電話やメールといった媒体に対応しているシステムもあります。また採用の進捗管理や応募者の情報分析なども行えます。

派遣先管理

派遣先の企業ごとに、どういった人物を・いつまでに・何人・どこへ派遣するか、情報をまとめて管理できる機能です。派遣先ごとの情報を一目で把握できれば、派遣先の企業ともスムーズに連携を図れるでしょう。

契約管理

派遣先の企業との契約内容や、契約の更新内容についてまとめて管理できる機能です。契約の開始日や終了日、更新のタイミングなども確認できるため、契約漏れ・更新漏れなども防止できます。また契約の内容や更新内容をもとに、契約書の作成も簡単にできます。

勤怠管理

派遣したスタッフの勤務予定や実際の勤務実績をまとめて管理できる機能です。派遣管理システムの多くは複数の料金パターンが登録できるため、複数の企業に派遣しているスタッフや、スタッフごとに時給が異なるようなケースにも対応できます。

請求管理

派遣スタッフの勤怠実績を集計し、自動で派遣料金を計算して請求書を作成できる機能です。ワンクリックで書類が作成できるのはもちろん、システム上で請求書の受け渡しを行ったり、PDFデータでダウンロードしたりできます。

給与計算

派遣スタッフの勤怠実績を集計し、自動で給与額を計算できる機能です。「月払い・週払い・日払い・前払い」など複数のパターンを登録でき、システムによっては保険料の計算も自動化できます。

大企業が抱える派遣スタッフの管理の課題

派遣管理システムを導入していない大企業が、派遣スタッフの管理で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの派遣管理システムで解決できる可能性があります。

派遣スタッフが多く管理も煩雑

大企業の派遣会社では、膨大な数の派遣スタッフを抱えています。しかし、スタッフの人数が増えるほど、スタッフ一人ひとりの契約内容や就業状況、勤怠管理などを把握することに苦労します。

紙媒体やExcelでの管理では、情報の更新漏れや誤入力のリスクも高まり、担当者の負担が増大するだけでなく、場合によってはコンプライアンス違反につながる恐れもあるでしょう。とくに大企業の場合基本的に世間の知名度が高く、コンプライアンス違反が明るみに出れば、SNSといったツールで一気に拡散され、企業イメージに大きな悪影響を与える危険性もあります。

派遣契約や請求書の作成に多くの時間がかかっている

派遣スタッフの雇用には、契約書の作成や更新、請求書の発行など、煩雑な事務処理が伴います。これらを手作業で行う場合、書類の準備や確認、郵送などに多くの時間を費やします。また契約内容の変更や請求金額の修正など、イレギュラーな対応が発生した場合には、さらに時間を要し、担当者の業務効率を低下させる要因になるでしょう。

案件のマッチング精度が低い

案件のマッチング精度が低くなりやすいことも、大企業におけるスタッフ管理の課題の1つです。どういったスタッフを求めているかは各案件でそれぞれ大きく異なるため、担当者が案件ごとに最適な人材を選出しなければなりません。

しかし大企業は抱えている案件の数も、スタッフの数も膨大であり、限られた時間の中で最適な人材を探すのは難しいでしょう。Excelにも検索機能はありますが、複数の条件で絞り込めないため、マッチング精度は低くなり、よりよい人材を選出するのは困難です。マッチングの精度が低くなれば、派遣される人材と派遣先双方に不満が出やすく、人材派遣事業の成長にも悪影響を与えるでしょう。

大企業が派遣管理システムを導入するメリット

大企業が派遣管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

スタッフ管理が効率化し連携や対応もスムーズになる

派遣管理システムを導入すると、業務効率が向上し派遣先との連携や対応もスムーズになります。主な機能を見てもわかるように、派遣管理システムでは幅広い情報を集約し一元管理が可能です。勤怠管理や給与計算など自動化・省力化できる作業も多く、正確かつ効率的に管理が行えるでしょう。

また派遣管理システムでは、派遣スタッフの情報だけでなく、クライアントの情報も一括して管理できます。クライアントごとの契約内容や派遣スタッフの要望、請求履歴などをシステム上で確認できるため、担当者間の情報共有がスムーズになり、クライアント対応の質を向上可能です。

書類を自動作成でき、オンラインでデータをやり取りできる

派遣管理システムを導入すれば、自動で書類を作成し、オンライン上でデータをやり取りできるようになります。派遣管理システムでは、契約の内容に合わせて自動で契約書が作成でき、契約を更新する際にも過去に締結した契約にもとづいて更新契約書を自動作成可能です。

また派遣元への請求書に関しても、自動で勤怠実績を集計し、派遣料金を計算したうえで自動作成できます。これらの書類データは、システム上で派遣先へ渡せるため、郵送にかかる手間や費用も不要です。データのため修正を行うのも簡単で、担当者の負担を大きく減らせるでしょう。

マッチングの精度を高められる

派遣管理システムを導入すれば、派遣元と派遣スタッフのマッチング精度向上が期待できます。派遣管理システムでは、自社に登録している派遣スタッフの基本情報や所有資格、スキル、経歴といったさまざまな情報が一元管理できます。

またシステムには検索機能があり、所有するスキルや年齢、性別といった情報で該当するスタッフの検索や絞り込みが可能です。そのため、案件が求める条件に最も適した人材を瞬時に見つけ出し、スピーディーに派遣できるでしょう。

システムによっては、スタッフみずから仕事を検索したり、スタッフのスキルや実績に合った案件を自動で提案したりでき、よりマッチング精度を高められます。

大企業が派遣管理システムを導入する際の注意点

派遣管理システムを導入する際は、基本的に初期費用と月額利用料金が必要になるため注意が必要です。派遣管理システムの月額利用料金は、システムを利用するユーザー数や、スタッフの登録者数、利用する機能の数などによって大幅に変化します。

システムの利用ユーザー数もスタッフの登録者数も多い大企業の場合、月額利用料が高額になりやすいため、事前にユーザー数や登録するスタッフ数などをチェックするのがおすすめです。また、大企業は独自の業務フローや会社の規約などを設けているケースも多く、導入時にシステムのカスタマイズが必要になるケースも多々あります。カスタマイズが必要になれば、当然初期費用も高額になりやすいため注意しましょう。

大企業が派遣管理システムを選定する際のポイント

大企業が派遣管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

マッチング精度を高める機能があるか

大企業は限られた時間の中で、適切な人材をスピーディーに選定することが重要です。そのため派遣管理システムを選ぶ際にはスキルや経験、希望条件などさまざまな要素にもとづいて、最適な人材を絞り込める機能が搭載されているか確認する必要があります。

とくにAIを活用したマッチング機能や、過去の派遣実績を分析する機能などがあれば、より精度の高いマッチングが可能となり、業務効率の向上に貢献します。

契約やクライアント管理の効率化ができるか

契約書の作成や更新、請求書発行など、派遣スタッフに関わる事務処理は、企業にとって大きな負担です。そのため派遣管理システムを選ぶ際には、これらの業務をどの程度自動化・省力化できるかを確認しましょう。

契約書のテンプレート化や電子署名機能、請求書の自動発行機能などがあれば、事務処理にかかる時間を大幅に短縮でき、担当者の負担軽減につながります。また、クライアントごとの契約内容や請求履歴などを一元管理できる機能があれば、クライアント管理も効率化できるでしょう。

自社のセキュリティ要件を満たすか

派遣スタッフの個人情報や企業の機密情報を取り扱う派遣管理システムは、セキュリティ対策も重要です。システムを選ぶ際には、アクセス権限の設定やデータの暗号化、不正アクセスの検知など、自社のセキュリティ要件を満たす機能が搭載されているかを確認しましょう。システムのセキュリティに関する認証や認定を取得しているかどうかも、判断基準の1つです。