電子契約は片方のみでも大丈夫！契約方法や拒否された場合の対処法を紹介

電子契約を片方のみが利用している場合は？

企業間で契約を締結する際に電子契約を片方のみが利用している場合、問題なく契約ができるのか疑問に思う人も多いでしょう。

結論として、電子契約を片方のみが利用していても契約は問題なく締結可能です。また、電子と紙の契約書が混在する状態での契約は拒否できる場合もあるため、それぞれの場合について詳しく確認します。

契約は電子と紙の契約書でも締結可能

契約は電子と紙の契約書を組み合わせても問題なく締結可能です。

たとえば、自社のみが電子契約を利用しており、相手方が紙の契約書での契約締結をしたい場合があるとします。この場合、自社では電子契約による契約書を利用し、相手方はその契約書を印刷して押印する形をとります。この状態でも自社、契約先企業ともに契約書の真正性が満たせれば、法的にも利用できる場合が多いと考えられるため問題はありません。

あとは、社内規程でこのような契約の形式が問題ないとされていれば、問題なく締結が完了します。

混在する状態での契約は拒否もできる

電子契約と紙面での契約締結は法的に問題なく機能する場合も多いです。しかし、混在する状態での契約が社内規程に反する場合、このような形式で契約を進めることは難しいでしょう。

そういった状況のときには電子契約と紙の契約書が混在する状態での契約を拒否できます。一般的に契約は双方の合意を前提として進めなければなりません。社内規程上電子契約と紙の契約書が混在する状態での契約が難しい場合には、契約の方法についても相手方と協議して双方が納得できる契約方法を利用することが望ましいです。

片方のみが電子契約で契約する方法

片方のみが電子契約で契約する方法について、概要から手順までをそれぞれ詳しく解説します。

電子署名と記名押印を併用する

電子契約と紙の契約書が混在する状態での契約においては、電子署名と記名押印を併用する必要があることを覚えておきましょう。これはそれぞれが保持する契約書の真正性を担保するために必要な作業です。

電子署名と記名押印を同時に行う場合、次のような手順で契約を締結します。

• 電子契約を利用している企業が電子契約サービスを利用して電子契約、および電子データによる電子署名付きの契約書を作成
• 電子署名付きの契約書を相手方に送付
• 受け取った相手方は提供された電子署名付きファイルを2部印刷
• 印刷した2部の両方に記名押印を行う
• 記名押印した書類を、電子契約にて締結した側に1部返送する

上位の手順で、電子署名と紙面による記名押印が混在する状態での契約が締結可能です。

一方が書類の原本を作成や保管し一方は電子化する

電子契約が難しい企業が原本を作成し、電子契約をしたい相手方は契約書を電子化することも手段として考えられます。

• 紙面での契約を望む企業が紙の契約書を2部作成
• 電子契約を利用したい相手方の企業に郵送で送付
• 書面2部を受け取った電子契約を望む企業は、1部に記名押印を行い返送
• 紙面での契約を望む相手方は紙の契約書を保存

もう1部は電子契約を望む企業が電子化し、電子契約書としてシステムで保管しましょう。その取り込んだデータを相手方が確認して同意してもらえれば、記名押印が行われた契約書と電子署名の行われた電子データの契約書をそれぞれが保持できます。

この方法を使っても互いに記名押印と電子署名が行われた契約書を保持できるため、それぞれの要望を満たした形で契約が締結できるはずです。

双方が異なる電子契約サービスを利用しているときの対処法

電子契約サービスは多く存在するため、双方が電子契約サービスを利用しているものの、利用しているサービスが異なる場合もあるでしょう。その場合には次のような対処法が考えられます。

• 互いのサービスで契約を締結する
• 一方のサービスのみで契約を行う
• それぞれのサービスで電子署名したPDFを交換する

それぞれの対処法について、内容を詳しく確認していきます。

互いのサービスで契約を締結する

契約が最もスムーズに進む方法としては、それぞれが利用しているサービスで契約を締結する方法です。同じ契約書をそれぞれが異なるサービスで1回ずつ締結することで、双方が利用しているサービス内で契約書をまとめられます。

同じ契約書を2回締結しなければならない点に不便を感じる場合もあるかもしれません。しかし、その後の運用を考えると、自社が契約しているサービスで契約書の保存・確認ができることは便利な場合が多いです。

一方のサービスのみで契約を行う

同じ契約書で2回契約を締結することが手間だと感じる場合には、一方の利用するサービスのみで契約を行うことも選択肢に入ります。どちらのサービスで契約を締結するのかは取り決めが必要ですが、契約の手間は1度になるため稟議申請・ワークフローなどの社内処理が簡単になる場合も多いです。

いずれにせよ、契約書を2回締結する手間、または契約を締結するサービスを相手方と相談して決める手間がかかります。どちらの手法が双方にとってメリットを最大化できるかを検討のうえ、契約を進めましょう。

それぞれのサービスで電子署名したPDFを交換する

それぞれの企業が利用しているサービスで契約書を作成し、電子署名をした後PDF化して相手方に送る手段もあります。この方法を使えば双方が利用中のしているサービスを利用できるうえに、双方が電子署名をした書類を互いに保持できるため、利便性は高いです。

しかし、電子システムによってはPDFを取り込めない場合や、1つの電子署名を行うとその前の電子署名を上書きしてしまう場合もあります。そのため、契約している電子契約サービスに事前に確認してから契約締結することをおすすめします。

相手方に電子契約を拒否されたときの対処法3選

相手方に電子契約を拒否されてしまったときの対処法として次の3つを解説します。

• 電子契約の法的な効力を説明する
• 双方の手間や経費削減ができると説明する
• 法令遵守も容易になる旨を説明する

電子契約の法的な効力を説明する

電子契約に消極的な企業では、電子契約の法的な効力に疑問をもっている可能性が高いです。そのような相手には、電子契約の法的な効力を説明することで納得して電子契約に同意してもらえることがあります。

契約書はどのような形でも成立する

まず、法的に契約は法令で特別な定めがある場合を除いて、どのような形式でも成立します。これは民法第522条2項に定められています。契約書の形式によってその効力に疑問がある場合には、このように紙の契約書でも電子契約でも契約は成立すると伝えることが有効です。

真正性を満たす契約書は訴訟時にも使える

契約が成立することと、係争時に契約書が証拠として利用できることは別問題であるため注意が必要です。

契約書を訴訟時に証拠として利用するためには、契約書の真正性を満たす必要があります。真正性とは、人やモノ・記録・データなどが、主張や記述されるとおりに本物であることを証明する性質のことです。つまり、双方が内容を認めて契約したことが真実だと証明できる性質があるかどうかが、裁判で証拠として利用できるかどうかの分かれ目です。

この点についても電子契約は問題ありません。電子契約では電子署名を行い真正性が確保されています。電子署名法第3条で定められているように、電子署名が行われている契約書は真正に成立したとして考えられるため、電子契約でも正しく電子署名が行われていれば問題なく法的な根拠として利用可能です。

以上をまとめると次の2つのことがいえます。

• 電子契約でも契約は成立する
• 正しく電子署名が行われた契約書は法的な根拠になる

この条件が揃っていれば、電子契約の法的な効力に疑問をもつ人でも納得して電子契約を利用できるでしょう。

双方の手間や経費削減ができると説明する

電子契約を利用すれば双方の手間や経費削減ができると説明すれば、メリットを理解して電子契約の利用に前向きになってもらえる場合もあるでしょう。

電子契約を利用すれば次のようなメリットを享受できます。

• 紙・印刷・郵送代などのコストを削減できる
• 郵送にかかる時間を削減できることで取引時間を短縮できる
• 書類作成・封入作業などの事務処理の手間を削減できる

紹介したメリットの中でも直接的なコスト削減は大きなインパクトがあるでしょう。紙代・印刷費・郵送費・収入印紙代・文書の保管スペースにかかる費用など、紙で契約をしていると多くの費用がかかります。これらの費用が電子契約で削減できるため、電子契約に消極的な企業と取引をする場合にはこのようなメリットがあることを伝えてみましょう。

---

電子契約を利用するメリットは、次の記事でもさらに詳しく解説しています。

法令遵守も容易になる旨を説明する

契約書は税金関係の書類として、7年～10年間保存し続けなければなりません。紙で契約をしていると膨大な数の書類を管理しなければならず、大きなスペースも必要になります。税務処理のために文書を利用する場合には、文書を探すためにも多くの時間を費やすことになり、紙ベースでの書類管理は非常に非効率的です。

電子契約であればスペースは不要になるうえに、検索性も高く効率的に文書管理業務を行える点がメリットです。省スペースで業務ができることでコスト的な面でもメリットがあることを考えると、電子契約も前向きに考えやすいでしょう。

電子契約は片方のみでも問題なく契約可能

電子契約は片方のみでも問題なく契約が可能です。契約自体を成立させられる上に、万が一係争になってしまった場合でも電子署名があれば真正性は満たされるため、契約書は証拠として利用できる可能性が高いでしょう。双方が異なる電子契約サービスを利用している場合にも、対処法は多いです。

双方が電子契約を利用する場合でも、片方のみが電子契約を利用する場合でも、契約は双方が納得する形で進めることを心がけましょう。