中小企業向け受付システム6選｜業務効率とセキュリティを両立する方法

受付システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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受付システムとは

受付システムとは、企業や施設の来訪者対応を自動化・効率化するためのITツールです。タブレットやPC、専用端末を使って、来訪者の受付から担当者への通知、入退室管理などをスムーズにします。

システムを導入することで、受付業務の手間を削減できるだけでなく、来訪記録の自動保存やセキュリティ強化といった効果も期待できます。無人受付や非対面対応など、さまざまな目的に役立つでしょう。

近年では、感染症対策や業務の省人化が進むなかで、受付業務の効率化とセキュリティの強化を両立させたい企業が増えています。こうした背景から、受付システムは中小企業でも導入が進んでおり、企業イメージ向上の手段としても注目されています。

受付システムの主な機能

受付システムの主な機能は次のとおりです。

機能	内容
アポイントの自動登録	外部のスケジューラーと連携し、受付システムにアポイントを自動登録する機能
担当者への通知	来訪者が入力した情報をもとに、メールやチャットで担当者に到着を通知する機能
入退室の記録管理	入館・退館の時間を自動で記録し、履歴として保存する機能
QRコード受付	事前に発行したQRコードを読み取ることで、スムーズに受付を完了させる機能
名刺のスキャン	名刺を読み取って情報を自動入力する機能
セキュリティ連携	入館証発行やドア開錠システムなどと連携し、セキュリティレベルを向上させる機能

受付システムを選ぶ際は、自社が抱える課題に応じた機能が備わっているか確認しましょう。たとえば、受付業務の負担を減らしたい場合は、QRコード受付や担当者自動通知の機能が有効です。

来訪者情報の管理を効率化したい場合には、入退室記録や名刺スキャン機能が役立ちます。セキュリティ強化が目的であれば、ドア連携をはじめとするセキュリティ機能に注目すると良いでしょう。

中小企業が抱える受付業務の課題

受付システムを導入していない中小企業が、受付業務で抱えている課題には次のようなことが挙げられます。

• 受付業務の負担が大きい
• 来訪者情報の管理が煩雑
• セキュリティ対策が不十分

受付業務の負担が大きい

中小企業では、限られた人員やリソースの問題があり、受付業務の負担が大きい傾向にあります。受付担当者が常に対応しなければならないため、他の業務に集中できないことが多く、業務効率が低下します。

また、来客対応が重なると待ち時間が発生し、不満を与える可能性もあります。

さらに、受付担当者が不在の場合、他の従業員が急遽対応する必要があり、業務の混乱やミスが発生することも考えられます。

来訪者情報の管理が煩雑

中小企業では、手作業での情報管理やシステムの未整備の問題があり、来訪者情報の管理が煩雑になりやすい傾向にあります。

来訪者の情報を手書きで記録するため、情報の漏れや誤記入が発生する可能性が高まります。

また、紙ベースの記録は検索や集計が困難であり、過去の来訪履歴を迅速に確認することが難しいです。これにより、セキュリティリスクも増大し、重要な情報が適切に管理されない恐れがあります。

セキュリティ対策が不十分

中小企業では、人材不足などにより受付業務が煩雑になりやすく、セキュリティ対策が不十分になりやすい傾向にあります。来訪者の身元確認が徹底されていないため、不正な侵入や情報漏えいが発生するリスクが高まります。

さらに、受付業務が手作業で行われる場合、来訪者の入退室記録が正確に管理されず、緊急時の対応が遅れたり、企業の信頼性や安全性が損なわれたりする懸念があります。

受付システムを導入するメリット

中小企業が受付システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 受付業務を効率化できる
• 顧客対応の質が向上する
• セキュリティを強化できる

受付業務を効率化できる

受付システムでは、来訪者の自動受付や通知が可能なため、受付業務を効率化できます。たとえば、来訪者がタブレットで自身の情報を入力し、担当者に自動通知されることで、受付担当者の負担を軽減できます。

また、来訪者の情報をデジタルで管理するため、手作業によるミスも減少します。さらに、受付システムは来訪者の到着をリアルタイムで通知するため、担当者は迅速に対応でき、業務の流れがスムーズになります。

これにより、受付業務全体の効率が大幅に向上します。

顧客対応の質が向上する

受付システムでは、来訪者の情報を事前に登録・管理できるため、顧客対応の対策が可能です。たとえば、来訪者の名前や目的を事前に把握することで、スムーズに対応できます。

また、過去の来客履歴を参照し、よりパーソナライズされたサービスを提供することで、顧客の満足度が向上します。

さらに、受付システムは来訪者の待ち時間を短縮し、迅速かつ丁寧な対応を実現するため、顧客体験の向上にも寄与します。

セキュリティを強化できる

受付システムでは、来訪者の身元確認や入退室の記録が可能なため、セキュリティを強化できます。たとえば、顔認証やQRコードを利用した受付により、不正な侵入を防止できます。

また、来訪者の入退室時間を正確に記録することで、緊急時の対応も迅速に行えます。

さらに、受付システムは来訪者の情報を一元管理し、セキュリティレベルを向上させるため、企業の信頼性を高めます。これにより、企業は安心して業務を遂行でき、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。

受付システムを選定する際のポイント

中小企業が受付システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

操作性に優れているか

受付システムを選ぶ際には、従業員が簡単に操作できることが重要です。使いやすい操作性を備えているかどうかを確認することで、導入後のトレーニング時間を短縮し、スムーズな運用が可能になります。

たとえば、直感的なインターフェースや簡単な操作手順を持つシステムを選ぶと良いでしょう。また、タッチパネルや音声認識機能があると、さらに使いやすさが向上します。

必要な機能を備えているか

受付システムを選ぶ際には、自社の業務に必要な機能を備えているかどうかを確認することが重要です。たとえば、来訪者の自動通知機能や来客履歴の管理機能があると、業務の効率化が図れます。

また、セキュリティ強化のために顔認証やQRコード認証などの機能があるシステムを選ぶと良いでしょう。これにより、来訪者の管理がスムーズに行えます。

導入・運用サポートが充実しているか

受付システムを選ぶ際には、導入時や運用中のサポートが充実しているかどうかを確認することが重要です。

たとえば、導入時の設定サポートやトレーニング、運用中のトラブル対応などが含まれているかを確認しましょう。サポートが充実しているシステムを選ぶことで、安心して運用を続けられます。

また、定期的なアップデートや機能追加があると、長期的に利用しやすいです。

受付システムの機能・料金比較表

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^{※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

おすすめの受付システム6選

中小企業におすすめの受付システムを紹介します。

RECEPTIONISTは、企業ごとのカスタマイズオプションが豊富で、高度なセキュリティ機能を備えた受付システムです。

RECEPTIONISTは次のような特徴があります。

• 10種類以上のビジネスチャットと連携可能
• QRコードをかざすだけの受付も可能
• ゲートや電子錠などの外部ツールと連携可能

ラクネコは、QRコードを使った簡単な受付プロセスを提供し、小規模企業に最適な低コストの受付システムです。

ラクネコは次のような特徴があります。

• QRコードを使った簡単な受付プロセス
• 小規模企業に適した低コスト導入
• 会議室予約システムと連携可能

workhub Receptionは、ゲスト受付の無人対応や顔認証による入退室が行える受付システムです。

workhub Receptionは次のような特徴があります。

• 無人受付で会議室までスマートに案内
• 企業に合わせて画面カスタマイズが可能
• カレンダーと自動連携して来訪予約

コンコンコールは、音声ガイダンスとタッチパネルでスムーズに無人受付ができる受付システムです。

コンコンコールは次のような特徴があります。

• シンプルな画面操作でスムーズに担当者の検索
• 自席のパソコンから開錠操作や、画像確認が可能
• 来訪者がいない時は自動で画面表示を停止

Smart at receptionは、通話サービスやチャットツール、カレンダーなどさまざまなサービスと連携可能な受付システムです。

Smart at receptionは次のような特徴があります。

• QRコードの発行、読み取りで受付可能
• 来訪予定、受付履歴のデータを蓄積し活用可能
• 自動化された受付プロセスで効率化

commuboは、AIボイスボットを搭載した音声対応の受付システムです。

commuboは次のような特徴があります。

• 自然な声のバリエーションが豊富
• クラウドベースでのデータ管理
• リアルタイムのAI処理でテンポの良い会話を実現

受付システムは“使いやすさ＋サポート体制”がカギ

受付システムを選ぶ際は、使いやすい操作性を備えているか、必要な機能を備えているか、導入・運用サポートが充実しているか、などを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックすることをおすすめします。

受付システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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