インボイス制度対応の請求書発行システム8選！関連法や導入メリット、選定ポイント

最終更新日：2024-10-31（記事の情報は現在から114日前のものです）

インボイス制度対応の請求書発行システムをボクシル編集部が解説。請求書発行システムを選定する際のポイントや導入するメリットを解説しています。この記事を読めばどの請求書発行システムを導入すればいいのか、そもそも自社は請求書発行システムを導入すべきかどうかがわかります。

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請求書発行システムとは

請求書発行システムは、請求書の作成や送付を一元管理するシステムです。従来の手書きやExcelでの請求書作成と比較して、業務効率化やコスト削減を実現できます。とくに、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が求められる近年では、これらの法改正に対応しやすいクラウド型の請求書発行システムが注目されています。

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムには、次のような機能が備わっています。システムによっては請求書作成と請求書送付のみに限定してコストを抑えているケースもあるため、要件を整理して各社のサービスを比較しましょう。

機能	概要
請求書作成	取引情報を入力するだけで、簡単に請求書を作成できます。テンプレートを利用したり、項目を自由にカスタマイズしたりできます。
請求書送付	作成した請求書をメールや郵送で送付できます。郵送代行サービスを利用すれば、印刷や封入の手間も省けます。
入金管理	請求書の入金状況を自動で管理できます。未入金の場合には、リマインドメールを送信する機能もあります。
会計ソフト連携	会計ソフトと連携することで、請求データの自動取り込みや仕訳処理が可能です。
その他	複数税率対応・見積書作成・納品書作成・多言語対応など、さまざまな機能があります。

請求書に関する法律

請求書発行システムを選ぶうえで、関連する法律について理解することは重要です。とくに、インボイス制度と電子帳簿保存法は、請求書の発行や保存方法に直接かかわるため、しっかりと把握しておく必要があります。

インボイス制度

2023年10月1日から開始されたインボイス制度は、消費税の仕入税額控除に関する制度改正です。適格請求書発行事業者は、適格請求書（インボイス）を発行する必要があり、請求書には登録番号や適用税率、消費税額などの記入が求められます。請求書発行システムを選ぶ際には、インボイス制度に対応しているかぜひ確認しましょう。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存する場合のルールを定めた法律です。請求書も電子データで保存する場合には、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。請求書発行システムを選ぶ際には、インボイス制度とあわせて、電子帳簿保存法に対応しているとスムーズにペーパーレスへと移行できます。

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

業務効率化

請求書発行システムを導入することで、請求書の作成、送付、管理といった一連の業務を自動化します。手作業による入力や計算ミスを防ぎ、業務時間を短縮可能です。また、請求書のテンプレート化や自動生成により、請求書作成にかかる手間をさらに軽減します。

コスト削減

請求書発行システムを導入することで、印刷代や郵送代、封筒代を削減できます。クラウド型のシステムであれば、サーバーやソフトウェアの導入費用も不要です。さらに、業務効率化によって人件費削減にもつながります。

ミスの防止

請求書発行システムは、ミスを防ぐための機能が充実しています。たとえば、入力チェック機能や自動計算機能などがあります。また、請求書の承認フローを設けることで、二重チェック体制を構築しミスの発生を未然に防止が可能です。

法令遵守

クラウド型の請求書発行システムの多くは、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正へ対応しています。法律に準拠した請求書を発行することで、コンプライアンスに抵触するリスクを低減可能です。また、請求書データの改ざん防止やセキュリティ対策も強化できます。

インボイス対応の請求書発行システムの選び方

インボイス対応の請求書発行システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

インボイス対応の請求書発行システムの導入目的を確認する
インボイス対応の請求書発行システムの機能を確認する
インボイス対応の請求書発行システムを導入する際の注意点を確認する
インボイス対応の請求書発行システムの料金・価格相場を確認する

インボイス対応の請求書発行システムの導入目的を確認する

インボイス対応の請求書発行システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
コストを抑えたい	無料プランのあるインボイス対応の請求書発行システムがおすすめ
基本機能にしぼって低コストで利用したい	請求書発行機能に特化したインボイス対応の請求書発行システムがおすすめ
請求書発行以外の業務も効率化できるようにしたい	多機能に対応したインボイス対応の請求書発行システムがおすすめ

インボイス対応の請求書発行システムの機能を確認する

インボイス対応の請求書発行システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
請求書発行	フォーマットを使用して宛先や金額などの入力だけで請求書を作成可能な機能
請求書の予約発行	継続的な取引の請求書をスケジュールに沿って自動発行が可能な機能
請求書の発送代行	メールや郵送による請求書の送付業務を代行する機能
請求書の保管・管理	発行・送付した請求書をクラウド上に保存し保管・管理が可能な機能
督促	システム上で未入金の督促を行える機能
レポート機能	請求金額や入金金額などの確認ができる機能
PDFダウンロード・印刷	請求書データを印刷し、紙で保存できる機能
ステータス管理	入金のステータスを確認し請求漏れの防止が可能な機能
メール送信	直接PDFファイルをメールで送信できる機能
アラート	支払い期日にリマインダーを送信したり、未入金の請求書を通知したりしてくれる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
帳票の作成	請求書のほかに、納品書や領収書なども作成できる機能
AI-OCR	紙やPDFで受け取った請求書をAI-OCRで読み取り一元管理できる機能
請求書の受け取り	請求書発行だけでなく受け取りも含めて一括で管理できる機能
販売管理システムとの連携	販売管理システムと連携し、請求や入金をまとめて管理できる機能
CRM／SFAとの連携	顧客情報と売上、営業活動との一元管理が可能な機能
会計ソフトとの連携機能	会計ソフトと連携して、自動で仕訳計上や入金の消し込みなどを行える機能

請求書発行以外の業務も効率化したい場合は会計ソフトやCRM /SFAとの連携機能、小売・卸売業であれば販売管理システムとの連携機能のあるサービスがおすすめです。

インボイス対応の請求書発行システムを導入する際の注意点を確認する

インボイス対応の請求書発行システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
多言語・多通貨対応	グローバル企業の場合は、多言語・多通貨に対応した請求書発行システムを選びましょう。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応	法令に遵守した対応ができるよう、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステムを選びましょう。どちらも対応しているケースが多いものの、どのような対応をしているかも含めて確認しておきましょう。
料金プラン	請求書発行システムは、多くの場合、発行する請求書や郵送する請求書の件数によって料金が変動します。あらかじめ件数を概算したうえで見積もり依頼をするとよいでしょう。
セキュリティレベル	請求書には顧客情報や取引情報などの機密データが含まれます。データの暗号化やアクセス制限をはじめ、セキュリティ対策が十分になされているシステムを選びましょう。
サポート体制	電話やメール、チャットといったサポート体制が充実しているかも確認が必要です。導入時のサポートやトラブル発生時の対応など、安心できるシステムを選びましょう。
導入実績	多くの企業に支持されている導入実績が多いシステムや、同じ従業員規模や業界が導入しているニーズに合致したサービスを選びましょう。
必要な機能が搭載されているか	請求書作成や送付・入金管理・会計ソフト連携など、必要な機能が揃っているか確認しましょう。また、将来的な事業拡大を見据えて、拡張性やカスタマイズ性も考慮が必要です。

インボイス対応の請求書発行システムの料金・価格相場を確認する

インボイス対応の請求書発行システムの料金は、月額従量課金タイプか月額固定費用タイプかで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

月額従量課金タイプの場合、初期費用料金は0円〜、月額料金は1名あたり450円程度が相場です。一方で、月額固定費用タイプは、初期費用0円〜10,0000円程度、月額費用として人数に応じて2,500円〜24,000円程度が相場です。ただし、人数にかかわらず、請求書の件数にもとづいた従量課金制を採用している場合もあります。また、請求書の郵送やOCR入力などを利用する場合は、追加料金になることがあります。