Excelで賃貸管理をする方法 - 課題 | 移行時に検討したい賃貸管理システム6選

Excelで賃貸管理をする方法

Excelを使ってどのように賃貸管理をすればいいのか、流れに沿って手順を解説します。Excelはシステムがあれば初期費用をほとんどかけずに始められるほか、自在にカスタマイズできるのが強みです。その柔軟性を活かすべく、初期設定を細かめにしておくのがおすすめです。

STEP1.項目設定

賃貸管理に必要な項目を洗い出し、Excelのシートに列として設定します。たとえば次のような項目が基本となります。必要な項目があれば適宜追加しましょう。

• 物件名
• 部屋番号
• 入居者名
• 契約開始日
• 契約終了日
• 家賃
• 敷金
• 礼金
• 共益費
• 駐車場料金
• 契約更新日

これらを下記のように列として項目を設置します。

物件名	部屋番号	入居者名	…
（例）Aマンション	101	佐藤太郎	…
（例）Aマンション	102	田中二郎	…

STEP2.データの入力規則で表記の統一と入力を効率化

物件名のような表記ゆれが起きやすい項目には、データの入力規則を設定することで、入力ミスの防止と表記の統一を図れます。また、家賃や共益費など数値を入力する項目には、数値のみ入力可能とする設定が有効です。プルダウンリストから選択式にする設定もよいでしょう。

STEP3.賃貸管理に役立つ関数一例

Excelには、賃貸管理に役立つ関数が数多くあります。たとえば、家賃の滞納日数を計算する「DATEDIF関数」、入金状況に応じて「入金済み」「未入金」などを表示する「IF関数」、特定の条件を満たすデータを抽出する「VLOOKUP関数」などです。これらの関数を活用することで、作業効率を大幅に向上させられます。

STEP4.フィルタを活用して運用

フィルタ機能を活用することで、必要なデータのみを抽出して表示させられます。たとえば、特定の物件の入居者一覧を表示させたり、家賃滞納者のみを表示させたりできます。フィルタ機能を使いこなすことで、データの検索や分析がスムーズになるでしょう。

Excelによる賃貸管理の課題

Excelでの賃貸管理はデータ共有をしにくいほか、手入力によるミスの起きやすい点が欠点です。Excelにはたとえば次のような課題があります。

複数人での同時編集が難しい

Excelをオフラインで利用する場合、他人へ共有するときには都度ファイルを送付しなくてはなりません。オンラインで利用できるExcelであればそこまで苦労しないものの、それでも意図しない上書きをした際には修正に苦労します。

自動化機能が乏しく手間がかかる

Excelでは、家賃の集計や請求書の作成など、定型的な作業を自動化する機能が乏しいです。これらを手作業でこなすには手間がかかります。また、手作業であるがゆえに、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーのリスクも高まります。

データ量が増えると処理が重くなる

Excelは、データ量が増えるにつれてファイルサイズが大きくなり、処理速度が遅くなります。物件数や入居者数が増えてくるとファイルを開く、保存する、計算するといった基本操作に時間がかかるようになり、作業効率が低下します。

Excel管理に限界を感じたら、賃貸管理システムがおすすめ

Excelでの管理が難しいと感じたら、賃貸管理システムへの移行がおすすめです。賃貸管理システムとは、賃貸物件の管理業務を効率化するための専用のソフトウェアです。物件情報、入居者情報、契約情報、家賃の入出金管理、契約更新手続き、修繕管理など、賃貸管理に関わるさまざまな業務を一元的に管理できます。

賃貸管理システムのメリット

賃貸管理システムには次のようなメリットがあります。Excelであれば手作業でこなしていた部分がシステム管理に置き換わるため、工数を削減しつつミスも減らせるのが強みです。

• 関数の入力をせずともシステムが計算
• 同時編集を防げる
• バックアップやセキュリティ対策が充実
• スマートフォンやタブレットから操作できる

賃貸管理システムの選定ポイント

賃貸管理システムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

必要な機能が搭載されているか

賃貸管理システムには家賃管理、契約管理、入居者管理、物件管理、修繕管理などさまざまな機能があります。これらの機能が足りているか、反対に機能が多すぎて混乱しないかを検討しましょう。また、将来的に必要になりそうな機能も考慮に入れておくとよいです。

ExcelやCSVとの互換性

これまでExcelで管理してきた物件や入居者のデータを、移行作業の手間なくシステムに取り込めるかどうかは重要なポイントです。CSVやExcelの取り込みに対応しているシステムを選ぶことで、スムーズに移行できます。

規模に合ったプラン

賃貸管理システムには、物件数や管理戸数に応じてさまざまなプランが用意されています。自社の規模に合ったプランを選ぶことで、不要な機能にコストをかけることなく、必要な機能を十分に活用できます。

使いやすさ・サポート体制

直感的に操作できるか、画面が見やすいかなど、使いやすさは重要な選定ポイントです。また、操作方法やトラブル対応など、困ったときに相談できるサポート体制が充実しているかどうかも確認しておきましょう。

セキュリティ対策

個人情報や財務情報などを扱う賃貸管理システムにおいて、セキュリティ対策は必須です。データの暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策が十分になされているシステムを選びましょう。

導入実績・評判

導入実績が多いシステムや利用者からの評判が良いシステムは、安心して導入できます。導入事例や口コミを参考に、信頼できるシステムを選びましょう。

おすすめの賃貸管理システム6選

Excel管理に限界を感じている企業におすすめの賃貸管理システムを紹介します。

いえらぶCLOUD　らくらく賃貸管理は、物件管理から入居者募集、契約、クレーム対応まで、賃貸管理業務に必要な機能を網羅した不動産管理システムです。いえらぶCLOUD　らくらく賃貸管理には、次のような特徴があります。

• 15,000社^※の導入実績
• 柔軟な管理体制の構築
• 仲介管理業務用の機能あり

※出典：いえらぶGROUP「いえらぶCLOUD　らくらく賃貸管理 公式サイト」2024年8月6日閲覧

カナリークラウドは、不動産仲介会社に特化した顧客管理システムです。カナリークラウドには、次のような特徴があります。

• メールやLINE、SMSを一元管理
• 自動追客機能で顧客へアプローチ
• 売上管理や申込書データなどを自由にカスタマイズ

SP-Ⅱは、賃貸管理業務をシステム上で管理できるクラウド型の賃貸管理システムです。SP-Ⅱには、次のような特徴があります。

• 賃貸管理の業務全般をシステム化
• 入出金状況の入力ミスを防ぐ
• 堅牢なセキュリティへ注力

Simple Upは、中小規模向けの賃貸管理システムです。Simple Upには、次のような特徴があります。

• 物件管理や契約書作成、入金管理、対応履歴などを一元管理
• トップ画面に対応履歴を一覧表示し完了、未完了を見える化
• パソコンが苦手なユーザーに寄り添う手厚いサポート体制に強み

賃貸革命10は、仲介も賃貸管理もまとめてできる賃貸管理システムです。賃貸革命10には、次のような特徴があります。

• 物件情報を店頭資料やチラシ作成に転用可能
• 不動産ポータルサイトへの物件情報掲載をサポート
• 提供形態にはオンプレミス型とクラウド型あり

いい生活賃貸管理クラウドは、不動産管理・仲介業務をクラウド上で一元管理できる賃貸管理システムです。いい生活賃貸管理クラウドには、次のような特徴があります。

• 物件の募集や契約、入居、退去、家賃管理などを効率化
• 不動産ポータルサイトや業者間流通サイトへ掲載可能
• 最新の法改正に対応しセキュリティも対策

Excelに限界を感じたら賃貸管理システムを検討しよう

Excelでの賃貸管理は手軽に始められますが、データ量や業務の複雑化に伴い、限界が見えてきます。Excelで厳しい場合には、賃貸管理システムを導入して業務効率を向上し、ビジネスの成長を促進しましょう。

賃貸管理システムを選ぶ際には機能が備わっているか、ExcelやCSVをインポートできるか、運用コストは適切かなどを踏まえて検討するとよいです。あわせて各サービスの口コミも見ておきましょう。