大企業向け「賃貸管理システム」おすすめ5選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

大企業におすすめの賃貸管理システムをBOXIL Magazine編集部が解説。賃貸管理システムを選定する際のポイントや導入するメリットを解説しています。この記事を読めばどの賃貸管理システムを導入するべきかどうかがわかります。

大企業が抱える賃貸管理の課題

賃貸管理システムを導入していない大企業が賃貸管理で抱えている課題についてまとめていきます。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの賃貸管理システムで解決できる可能性が高いです。

膨大な物件の一元管理が困難

大企業が所有する物件は、その数もさることながら所在地や規模、契約形態も多岐にわたります。これらを従来のアナログな手法で管理しようとすると、情報が分散し更新漏れが発生しやすくなります。担当者間の情報共有もスムーズに進まず、効率的な管理が困難です。

多様な契約形態に対応できない

賃貸契約は、定期借家契約や普通借家契約などが存在します。さらに、企業独自の社宅規定や契約条件なども加わるため、管理システムには柔軟な対応力が求められます。しかし従来のシステムでは、複雑な契約内容に対応しきれず、手作業での管理を余儀なくされるケースも多いです。

個人情報保護やセキュリティの対策が不十分

賃貸管理業務では、入居者の氏名や住所、連絡先などを取り扱うため、厳重な情報管理が求められます。近年、サイバー攻撃による情報漏えいリスクが高まっている中、セキュリティ対策の強化は喫緊の課題です。しかし、従来のシステムではセキュリティ対策を十分施していないケースがあり、情報漏えいのリスクを抱えています。

大企業が賃貸管理システムを導入するメリット

大企業が賃貸管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

多くの物件や契約をまとめて管理

賃貸管理システムを導入することで、物件情報や契約情報を一元管理できます。物件の所在地や間取り、契約期間、賃料などをデータベース化することで、検索や絞り込みが容易にし、担当者間のスムーズな情報共有を実現。また、契約更新や賃料改定などのスケジュール管理も自動化できるため、業務効率が向上します。

強固なセキュリティ対策でデータ保護を強化

個人情報保護法をはじめとする法規制に対応するため、セキュリティ対策が不可欠です。賃貸管理システムは、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、多層的なセキュリティ対策を施すことで、情報漏えいのリスクを低減します。また、災害発生時に備えて、データのバックアップや復旧機能のあるシステムを選ぶことで、事業継続性を確保できます。

データ分析によって戦略的な意思決定が可能

賃貸管理システムに蓄積されたデータは、経営戦略に役立つ貴重な情報源となります。物件ごとの空室率や入居率、賃料の推移などを分析することで、市場の動向を把握し、今後の事業展開を検討する際の判断材料として活用できます。また、AIを活用した需要予測や価格最適化を搭載しているシステムもあり、より精度の高い意思決定をサポートしてくれるでしょう。

大企業が賃貸管理システムを選定する際のポイント

大企業が賃貸管理システムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

仲介業務への対応

大企業は、自社物件の仲介業務を外部の不動産業者に委託しているケースが多く見られます。そのため、賃貸管理システムを選ぶ際には、仲介業者との連携機能が充実しているかを確認しましょう。物件情報の共有や内見予約の管理、契約書類の作成などをスムーズに行えれば、業務効率化に大きく貢献します。

連携するサイトやシステムの種類

賃貸管理業務は、入居者募集や家賃管理、契約管理など多岐にわたる業務プロセスで構成されているため、連携できるサイトやシステムが多いほど業務効率化の幅が広がります。たとえば、ポータルサイトとの連携機能があれば、物件情報を一括で掲載でき、入居者の募集にかかる手間を軽減。会計ソフトとの連携機能があれば、会計処理を効率化できます。

堅牢なセキュリティ対策と災害復旧機能

賃貸管理システムには、入居者の個人情報や契約情報など、機密性の高い情報が保管されています。そのため、堅牢なセキュリティ対策が施されているシステムを選ぶことが重要です。具体的には、アクセス権限の設定やデータの暗号化、不正アクセスの検知などが挙げられます。また、災害発生時に備え、データのバックアップや復旧機能が充実しているシステムを選ぶことも重要です。