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2018-03-12

納品書テンプレート無料16選 | 書き方・項目・注意点・ポイントを解説

必要項目が網羅された納品書は、商品受取りの証明書としての役割を果たします。納品書をスマートに表現する無料テンプレートを16種紹介するとともに、相手にわかりやすい納品書の書き方や項目、注意点などのポイントを解説します。 ※初回公開日 2016/12/20
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スマートなテンプレートで取引先に好印象を

味気ない印象になりがちな納品書。せっかくならスマートなデザインで、取引先に好印象を持ってもらいたいですよね。

そこで本記事ではボクシルが作成した納品書のテンプレート(ひな形)を紹介します。
エクセルで簡単に使える、さまざまなデザインの納品書フォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

納品書を発行できるクラウドサービスについては以下の記事も参考にしてみてください。

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納品書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

エクセルで使える無料納品書テンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで簡単に納品書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

4色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのフォーマットをダウンロードして、本記事を参考に納品書を発行してくださいね。

納品書無料テンプレート【パターン1】

右上の二本線が爽やかな印象を与え、見やすくまとめられています。
数量・単価を入力すれば、合計や消費税の計算も自動で行ってくれるため、だれでも簡単に納品書をつくることができます。
自社の情報欄に、担当者の氏名や捺印のできる項目を追加すれば、より使いやすくカスタマイズすることも可能です。

その他の色のダウンロードは以下より

納品書無料テンプレート【パターン2】

入力項目などはパターン1と同一ながら、シンプルなラインが特徴的でどんなシーンでも利用できるよう、彩度の低いビジネス向けの配色でデザインされています。
パターン1よりも、総額である「納品金額」に目がいくように工夫されており、税込み合計金額の確認が重要な取引先に歓迎されるかもしれません。

その他の色のダウンロードは以下より

納品書無料テンプレート【パターン3】

パターン2と基本的に同じフォーマットになっていますが「納品書」という文字がセンターになり、見やすさを重視したシンプルなデザインになります。

その他の色のダウンロードは以下より

納品書無料テンプレート【パターン4】

パターン2・3と同様のフォーマットながら、ヘッダー部分がデジタルグラデーションのようになっており、ポップなイメージを感じさせるデザインになっています。
BtoCのECサイトなど、堅苦しくならない納品書が最適な際に有効かもしれません。

その他の色のダウンロードは以下より

納品書の役割と必須の記入事項

納品書は取引の際に必要となる書類であり、商品受取りの証明書にもなります。
しかし、納品書にどのような事項を記載すれば良いのか正確に理解されている方は少ないのではないでしょうか。

納品書が商品授受以外にどんな役割があるのか、書き方とともに解説していきましょう。

納品書の役割

納品書は商品授受の証明が大きな役割となります。
また、商品到着をもって売り上げ計上する企業にとって納品書が売上計上時に必要です。

納品書は小さな商品だけではなく、工事が完了したときや所有権が移動した場合にも発行されるため、経理処理の際にはとても重要です。

もう一つの役割は、注文通りの商品が届いているかを確認することです。
商品が内容と異なる場合は、納品書と発注書を照らし合わせて確認するため、納品が正しく行われているかチェックするためにも必要な書類になります。

納品書の書き方

納品書に必要な最低必須事項

納品書として有効な書類にするためには、国税庁が指定している5つの項目が記載されている必要があります。

  • 納品書を作成した人の氏名や名称
  • 実際に取引が行われた年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み金額)
  • 納品書を受け取る事業者の氏名や名称

この5点の記載がない場合、納品書として認められません

取引先が見やすい納品書に必要な10の事項

しかし、国税庁が指定している5つの事項だけでは取引先が理解しにくい部分があります。ここでは取引先がわかりやすい納品書の書き方を紹介しましょう。

納品先の企業・担当者名

商品を納品する取引先の会社名や屋号、担当者がいる場合は担当者の名前を記載します。

納品日

配送で商品を納品するケースでは、出荷日が納品日とされることが多くなりますが、取引先が理解しているのであれば問題ありません。
要はいつ取引があったのかがわかれば良いので、年月日は正確に記入しましょう。

納品番号

商品に不備があった場合の返品、交換の際、特定の取引を明確にする意味でも、それぞれの納品書にはユニーク番号となる「一定の法則に従った通し番号」を割り振ることが望ましいでしょう。

納品者の企業・担当者名と連絡先

納品したのがだれなのか、取引先にわかりやすいように記載しましょう。
商品に何かあった場合にすぐ連絡が取りやすいように電話番号の記載も忘れずに。

納品者の社印

この社印は捺印していない場合もありますが、きちんとチェックしていますという意味もこめて捺印している会社もあるようです。社印を捺印する場合ははっきり見える位置に捺印しましょう

納品商品の合計金額の記載

納品書には個別で商品小計が書かれており、合計金額も同じような文字の大きさで書かれていることがほとんどです。

しかし、文字が同じ大きさだと合計金額がわかりにくいので、合計金額は税込み金額を見えやすい場所に大きめの字で記載すると良いでしょう。

商品名は略さず

商品名を記載する場合は正式名称を記載します。
文字数に制限がある場合は取引先にわかりやすいように記載しましょう。

商品の「数量・単価・金額・小計」

商品の数量や単価・金額・小計は間違いがないように記載します。小計はエクセル関数を使うと間違いをなくせるでしょう。

消費税の記載を忘れず

消費税が外税の場合は、必ず記載が必要ですが、消費税が内税の場合でも取引先が売上計上や処理しやすいように内税金額を書いておくと良いでしょう。

備考

商品のことで何か伝えたい場合や、取引の際に交わした約束などを記載できます。
約束事などは正確に記載しましょう。

納品書無料テンプレートで確実な取引を

個人ベースではそれほど気にしない納品書ですが、特にBtoBでの取引の際に注意すべき点はたくさんあります。
先方の支払いサイトも考慮した自社の売上計上など、気を配るべき箇所も多々ありますが、テンプレートを元に確実な管理を行うことで、普段の取引をより確実なものとすることができるでしょう。
納品書記入の際にはぜひとも本記事を参考にしてみてくださいね。

納品書に関連して、請求書や見積書を発行できるクラウドサービスについてはこちらをご覧ください。

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またプロジェクト管理の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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