AI搭載の受付システムおすすめ比較！導入メリット・選び方
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AI搭載の受付システムとは
AI搭載の受付システムは、人工知能（AI）によって自動化された受付業務を行うシステムです。来訪者の応対、案内、質問対応などを自動で行うことで、人件費の削減や業務効率の向上を図れます。
具体的には、音声認識や自然言語処理技術を用いて来訪者とのコミュニケーションを行い、顔認証システムによる本人確認、予約管理や案内業務などを自動で行います。
最新のAI受付システムでは、多言語対応や感情認識機能を搭載し、より質の高い対応が可能です。
AI搭載の受付システムでできること
AI搭載の受付システムでは、来客の対応、予約管理、データ分析、セキュリティ強化など、さまざまな機能に対応しています。従来の受付業務を自動化することで業務の効率化を図れます。
具体的には次のようなことを行えます。
- 来訪者の受付と案内
- 予約管理
- 多言語対応
- セキュリティ管理
- データ分析
来訪者の受付と案内
来訪者に対して自動で受付し、案内が可能です。AI搭載により、音声認識による対話やQRコードや顔認証による本人確認、社内担当者への連絡などを行え、スムーズな案内が可能です。
予約管理
AI搭載により、来訪者の予約管理も自動で行えます。たとえば、オンライン予約システムとの連携や、会議室や施設の空き状況確認、予約が可能です。
多言語対応
AIを搭載していることで、多言語に対応している受付システムも多くあります。多言語に対応できることで観光客やあらゆる取引先の受付がスムーズに行えます。
セキュリティ管理
AI搭載により、入退室の管理を自動で行えることや、不審者の入室をはじめとした異常検知、通報などの強化が可能となるため、建物のセキュリティ対策も強化できます。
データ分析
受付業務に関するさまざまなデータを分析し、業務改善のための提案を行えます。たとえば、ピーク時間の特定や、よくある問い合わせの傾向分析などが可能です。
AI搭載の受付システムは単なる受付業務の自動化だけでなく、ビジネスの効率化や顧客満足度の向上にもつながります。
AI搭載の受付システムの導入メリット
AI搭載の受付システムを導入することで、企業は次のようなメリットが期待できます。
- 人手不足の解消
- コストの削減
- 対応力の向上
人手不足の解消
AI受付システムの導入により、慢性的な人手不足問題を解決できます。AI受付システムは24時間365日稼働可能で、休憩や休暇の必要がありません。そのため、人材不足による業務の質の低下や機会損失の防止にもつながります。
また、既存の受付スタッフをより付加価値の高い業務に配置転換することで、人材を有効活用できることもメリットです。
コストの削減
AI受付システムの導入は、長期的には大幅なコスト削減につながります。24時間365日稼働が可能なことはもちろん、複数言語に対応できるため、外国人スタッフを採用する必要がありません。
さらに、紙の使用量を減らすことで印刷コストも削減できます。
対応力の向上
AI受付システムは、人間の受付係では難しい多言語対応や24時間対応が可能です。
多言語対応では、英語、中国語、韓国語など複数の言語に対応し、来訪者の母国語でスムーズなコミュニケーションを行えます。また、AI技術の進化により、感情認識機能を搭載したシステムも登場し、来訪者の表情や声のトーンから感情を読み取り、より適切な対応が可能です。
顧客満足度の向上やブランドイメージの改善につながり、ビジネスの競争力強化に寄与します。
AI搭載の受付システムの選び方
AI搭載の受付システムを選ぶ際は、自社のニーズや環境に適したシステムを選択することが重要です。次の3つのポイントを中心に検討しましょう。
必要な機能は備わっているか
まず、自社に必要な機能を洗い出し、それらがカバーされているかを確認しましょう。AI搭載の受付システムは、単に来客を案内するだけでなく、顔認証による自動受付、予約管理、顧客情報管理、アンケート機能など、より業務効率を高められる機能や、業務改善につながる機能が備わっているサービスもあります。
自社のニーズに合った機能が備わっているかを確認しましょう。
また、既存のシステムとの互換性や、将来的な拡張性も考慮に入れることが大切です。API連携やカスタマイズ性の高いシステムを選ぶことで、長期的な活用が可能となります。
サポート体制は充実しているか
AI受付システムは複雑な技術を使用しているため、導入後のサポート体制が充実していることが重要です。
たとえば、24時間サポート体制の有無、トレーニングプログラムの提供有無、アップデートやメンテナンスの頻度など、自社に必要なサポート体制が整っているかを確認しましょう。
セキュリティ対策は万全か
AI受付システムは、来訪者の個人情報や社内の機密情報を扱うため、高度なセキュリティ対策が不可欠です。
データの暗号化やセキュリティ認証、定期的なセキュリティ監査をはじめ、個人情報保護法などの法令に準拠したセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。
セキュリティインシデントは企業の信頼を大きく損なう可能性があるため、セキュリティ対策に優れたシステムを選択することが重要です。
AI搭載の受付システムおすすめ
AI搭載の受付システムのおすすめを紹介します。それぞれ機能や特徴が異なるため、これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
AIさくらさんはAIを活用し、自然な対話が特徴の対話型AIチャットボット・アバター接客です。担当者の呼び出しから会議室案内まで受付業務を自動で対応します。
また、来訪者からの質問対応や入退室管理も自動で対応可能です。AI特有の味気なさもアップデートにより改善を続けているため、対面で対応するような人間味のある対応ができます。
commuboは、独自開発の新音声認識エンジンを搭載したAIボイスボットです。主に電話対応業務向けに提供されています。
音声での自動対応によって、手続き受付や予約受付、代表電話の一時受付などが可能です。業務に合わせてトークを柔軟にカスタマイズでき、組織体制や業務フローに合わせて最適な形で導入可能です。
おくだけレセプションは、導入の手軽さが特徴のAI受付システムです。工事不要で、タブレットと周辺機器を置くだけで導入可能です。シンプルな画面設計で、来訪者がスムーズに操作できます。
受付から呼び出しは、直接担当者へつなげられるため、待ち時間なくスムーズな応対が可能です。
おすすめ受付システムの比較表や、より多くのサービスを見たい方は次の記事をご覧ください。
AI搭載の受付システムの導入で業務効率化や顧客満足度の向上を図ろう
AI搭載の受付システムは、企業の人手不足の解消、24時間365日の対応、多言語サポートなど、従来の人による受付業務では難しかった課題を解決し、業務効率化やコスト削減、さらには顧客満足度の向上に大きく貢献します。
システム選びの際は、必要な機能、サポート体制、セキュリティ対策を重点的に評価し、自社のニーズに最適なものを選択することが重要です。
受付システムは多くあり、それぞれ機能や特徴、料金が異なります。自社に最適なシステムを選ぶためには、比較検討することをおすすめします。
