派遣管理DXの進め方とポイントを徹底解説！メリット・おすすめツール

派遣業界でもDX化は必要か？

派遣業界におけるDX化は、業務効率の向上と競争力の確保のためには欠かせません。人材派遣業務は多岐にわたり、登録業務や案件紹介、面談、就業フォローなど、多くの工程が存在しますが、システム導入によって自動化や効率化が可能です。

また、DX化とはデジタル技術によって文書や手続きを電子化するだけでなく、業務プロセスや組織全体を変革することを意味します。

そのため、DXを進めることで競合他社に対する優位性を確立が期待できます。とくに、派遣業界ではペーパーレス化や情報共有の効率化が重要なため、DXの推進は重要です。

一方、DXを推進しない場合、競争力の低下や新規ビジネス機会の損失、効率の低下、コスト増加などが生じる恐れがあります。

派遣業界においてもDX化は生き残りをかけた重要な戦略であり、デジタル技術を駆使した組織改革やビジネスモデルの変革の推進によって、競争の激しい市場での優位性の確保が求められています。

派遣管理のDX化によるメリット

派遣管理をDX化するメリットは次のとおりです。

• スタッフ管理・顧客管理を効率化できる
• 煩雑な労務管理業務を効率化できる
• マッチングの質向上が期待できる

スタッフ管理・顧客管理を効率化できる

派遣管理におけるDX化のメリットの1つが、スタッフと顧客管理の効率化です。デジタルツールの活用によって、スタッフのスケジュールや顧客情報の一元管理、リアルタイムでの情報共有が可能になります。

これにより、スタッフの配置や顧客のニーズの的確な把握ができるようになるため、業務効率やサービスの質の向上が期待できます。

煩雑な労務管理業務を効率化できる

派遣管理をDX化することで、労務管理の効率化が可能です。

派遣業界では、派遣スタッフの労務管理が煩雑ですが、デジタルツールやシステムの導入によって、勤怠管理や給与計算などの定型業務を自動化できるため、正確かつ迅速に処理できます。労務管理にかかる時間とコストを削減できるほか、人的ミスも減らせるでしょう。

また、法令遵守の観点からもDX化の推進は重要です。デジタル化されたシステムは開発企業が最新の法規制に対応するため、業務負担をかけずにコンプライアンス強化ができます。

マッチングの質向上が期待できる

派遣管理のDX化によって、派遣スタッフと企業とのマッチングの質を向上させられるのもメリットです。AIやビッグデータを活用したマッチングシステムにより、スタッフのスキルや経験、企業のニーズを分析し、最適なマッチングが期待できます。

そのため、スタッフの適性を活かした派遣が可能となり、企業にもスタッフにも満足度の高い結果を得られるでしょう。また、マッチングプロセスのスピードアップが図られ、迅速な人材派遣が可能になります。

派遣管理DXの進め方

派遣管理DXの進め方は次のとおりです。

• 業務フローやデータを棚卸しして課題を把握する
• DX化によるゴールを明確にする
• デジタル化する業務範囲を決める
• 課題解決できるITツールを検討する
• ITツールの導入効果を測定する

業務フローやデータを棚卸しして課題を把握する

派遣管理におけるDX化を進めるには、まず現状の業務フローやデータを詳細に棚卸しし、課題を明確にすることが重要です。

派遣業務はスタッフの登録や案件のマッチング、契約管理、勤怠管理など多岐にわたります。それぞれのプロセスを見直し、どの部分が課題で、どの業務を効率化の対象とするかを明確にしましょう。

とくに、手作業が多く属人的になりがちな部分は、デジタル化による効率化の効果が大きくなります。

課題の把握はDX化の方向性を決定する重要なステップであり、業務全体の効率を向上させるための基盤となるため、必ず行いましょう。

DX化によるゴールを明確にする

次に、DX化による具体的なゴールを設定します。ゴールを明確にすることで、DX化の方向性が定まり、関係者全員が共通の目標に向かって進められます。

派遣管理におけるゴール設定としては、業務効率の向上やコスト削減、顧客満足度の向上、競争力の強化などが考えられます。その際、たとえば「既存のコストを20%削減する」といった定量的に測れる指標とともに設定しましょう。

DX化によるゴールの設定は、プロジェクトの進捗を評価する際の重要な指標となり、成功への道筋を示す役割を果たします。また、どの業務を優先的にデジタル化するべきか、どのようなツールを導入するべきかといった、具体的な戦略を立てるためにも重要です。

デジタル化する業務範囲を決める

DX化によるゴールを設定できたら、次にどの業務をデジタル化するかを決定します。派遣管理では、定型業務の自動化が業務効率化に効果的です。

たとえば、勤怠管理や契約書の作成、スタッフのスケジュール管理など、ルーティンワークをデジタル化することで、人的ミスを減らしたり、作業時間を短縮できたりします。

デジタル化する業務範囲を決める際には、業務の重要度や影響度を考慮して、優先順位をつけるようにしましょう。

課題解決できるITツールを検討する

デジタル化する業務範囲を決定したら、次に課題を解決できるITツールの導入を検討します。近年では、多くのITツールが存在するため、解決したい課題に応じてツールを選択しましょう。

ツール選定の際には、導入コストや操作性、サポート体制などを考慮し、長期的な視点での効果を見極める必要があります。また、現場の声を反映させ、実際に使用するスタッフが使いやすいと感じるものを選ぶことが重要です。

ITツールの導入効果を測定する

ITツールの導入後は、効果の測定や検証を行います。DX化の効果を最大限に引き出すためには、導入したITツールの効果を定期的に測定することが重要です。

導入したツールが期待どおりの効果を発揮しているかを確認し、必要に応じて改善策を講じます。効果測定の結果をもとに、さらなる改善点を見つけ出し、継続的な業務改善を図りましょう。

派遣管理システムの選び方ポイント

派遣管理システムを選ぶ際のポイントは次のとおりです。

• 操作性
• サポート体制
• システムセキュリティ

操作性

派遣管理システムを選定するポイントの1つが操作性です。システムの操作が直感的であれば、ユーザーが簡単にシステムを使用でき、スムーズに業務を進められます。

派遣業界では多くのスタッフがシステムに触れるため、誰でも簡単に使いこなせるインターフェースであることを重視しましょう。

システム選定時には、デモンストレーションやトライアルを通じて実際の操作感を確認することが重要です。

サポート体制

派遣管理システムは、システム導入後のサポート体制が充実しているものを選択しましょう。ツールの選定時には、サポートの対応速度や質、提供されるサポート内容を確認し、ニーズに合ったサポートを受けられるかを検討することが重要です。

派遣業界は法令の変更も頻繁に行われるため、最新の法規制に対応したサポートが必要です。サポート体制が整っているシステムやツールを導入すれば、長期的に安心して利用できるでしょう。

システムセキュリティ

派遣管理システムでは、システムセキュリティは非常に重要な要素です。派遣業務では、個人情報や契約情報などの機密データを扱うため、これらのデータを安全に管理することが求められます。

セキュリティ対策が不十分なシステムは、情報漏えいのリスクを高め、企業の信頼性を損なう恐れがあるため、注意しなければなりません。

システム選定時には、データの暗号化やアクセス制御、セキュリティ監査の実施状況などを確認し、十分なセキュリティ対策が施されているか確認しましょう。

派遣管理DXにおすすめの派遣管理システム7選

MatchinGoodは、現場での使いやすさが考えられたクラウド型派遣・紹介システムです。使いやすさを重視して設計された画面に加えて、営業のパフォーマンスを最大化できる機能が搭載されているのが特徴。高度なマッチング機能やリアルタイムでの通知機能、アラート機能、帳票をワンクリックで作成できる機能など、さまざまな機能が備わっています。

スタッフナビゲーターは、人材派遣に必要な業務フローに対応できるシステムです。Web面接からスタッフ登録まですべてスマートフォンで完結できるほか、スタッフやクライアントの管理、マッチング・契約書管理、勤怠回収、給与計算、請求計算など、さまざまな機能が搭載されています。小さく使い始めて後から機能を追加できる拡張性もあり、導入しやすいシステムといえるでしょう。

PORTERSは人材紹介・派遣特化型のクラウド型マッチングシステムです。人材ビジネスに特化したシステムであるのが特徴で、求人・求職者管理、マッチング、帳票出力など、さまざまな機能が搭載されています。最短3日で使い始められるのも魅力。日本語に加えて英語でも利用できるほか、セキュリティ性能も高い点が魅力です。

CastingONEは、採用数の最大化や効率化がコンセプトのDXシステムです。複数の求人媒体で集まった応募者データの一元管理や、面談設定の採用業務を自動化できるなど、面接設定率や採用率の向上を期待できます。また、自社で保有する求職者データを活用することで、新規集客にかかるコストの削減も可能です。求職者が簡単に仕事を探せるマイページ機能や、求職者の経験やスキルをまとめたスキルシート作成機能なども搭載しています。

プロモーションテクノロジーは、派遣社員の人材データや勤怠管理、マッチング、給与計算などを一括管理できるシステムです。Excelで管理しきれないデータや業務をスマートに管理できるため、業務効率化やヒューマンエラーの防止に役立てられます。直感的かつオンタイムでデータを確認できるほか、ニーズに合わせたカスタマイズも可能。導入から運用まで直接サポートしてもらえるため、安心して利用できるでしょう。

CROSS STAFFは、人材派遣会社向けに開発されたスタッフ管理システムです。人材募集からシフト作成、通知など必要なデータや業務をWebとアプリで一括管理できるのが特徴です。クラウドシステムのため、時間や場所を選ばずにシフトを確認できるほか、登録スタッフのスケジュール確認や仕事の依頼が簡単に行えます。また、複数の現場で人材が必要な場合でも、簡単に一括管理が可能です。

クラウドスタッフィング

クラウドスタッフィングは、煩雑になりがちな管理業務を簡単かつシンプルに管理できる人材派遣業務一括管理システムです。案件の受発注やWeb上での契約締結・打刻データの一元管理、請求に関する確認や認証業務の効率化ができます。紙媒体で行ってきた業務の負担を大幅に削減できるため、業務効率化や生産性の向上を期待できるでしょう。

派遣管理システムを活用してDX化を推進しよう

派遣管理は、業務範囲が広いことに加えて、それぞれの業務が煩雑になりやすいため、業務負担が大きく、ミスも発生しやすいといえます。DX化を推進すれば、業務の自動化やデータの一括管理などが可能になり、業務効率化や組織の生産性向上を期待できるでしょう。

派遣管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。