電子証明書とは？電子契約における必要性や取得方法
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電子証明書とは
電子証明書とは、電子契約を結ぶ際に本人確認を行うために用いられる手段です。書面契約における印鑑証明書と同様に、電子契約を行う人物が間違いなく本人であることを証明できます。つまり、デジタル上の契約書であっても法的効力を付与可能です。
電子契約だけではなく、法人の登記申請やマイナンバーカードの申請など、幅広いケースで電子証明書が用いられています。
契約書に法的効力が生まれるのは、電子証明書が信頼できる機関から発行されるためです。第三者機関である認証局をはじめ、民間の証明書発行機関も存在します。
電子契約で電子証明書が必要な理由
電子証明書が必要な理由は、電子契約の性質上、契約内容の改ざんや複製を行いやすいためです。そのため、該当する電子契約書が正式なものであるか、有効な契約なのかといった点を証明しにくい傾向があります。
そこで、電子契約書の真正を明らかにするために、電子署名やタイムスタンプの技術が用いられます。たとえば、電子署名には、秘密鍵や公開鍵を使って非改ざん性を付与できる特徴がありますが、この仕組みだけで本人性を確実に担保することは困難です。
そのため、認証局の承認情報が組み込まれた電子証明書を発行する必要があります。電子証明書は書面契約における印鑑証明書と同様の効力を持つため、契約の当事者同士が本人であることを証明できます。
電子証明書の種類
電子証明書には、ICカード形式とファイル形式の2つの種類があります。どちらも電子証明書としての機能に差はありませんが、特徴が異なるのでポイントを押さえておくことが大切です。
ICカード形式
ICカード形式の電子証明書は、証明書としての機能がICカードに格納されています。ICカード内に含まれるチップで、証明書の情報や秘密鍵を保管する仕組みです。一般的に流通しているマイナンバーカードは、ICカード形式の代表的な電子証明書にあたります。
ファイル形式
ファイル形式の電子証明書は、ICカード形式と違い、サーバーやクラウド上に必要なデータが保管されています。実物のカードを保有する必要がなく、任意のタイミングでファイルをインストールできるのがメリットです。
ただし、サイバー攻撃や内部不正により情報漏えいに発展する恐れがあるため、ファイルの保管場所やセキュリティ対策を入念に検討する必要があります。
電子証明書を取得する際の流れ
電子証明書を取得する方法は、ICカード形式とファイル形式によって手順が異なります。また、電子契約システムを用いた電子証明書の発行も可能です。それぞれの方法を手順ごとに解説します。
ICカード形式の場合
ICカード形式の電子証明書を取得する手順は次のとおりです。
- マイナンバーカードを申請する
- マイナンバーカードを受領する
- 必要に応じてICカードリーダライタを用意する
電子証明書のなかでもICカード形式は、マイナンバーカードがその役割を担います。そのため、マイナンバーカードを保有していない場合は、上記の手順で発行する必要があります。
また、商業登記などで利用する法人認証カードを取得する場合は、民間の認証機関を利用するのが一般的です。対応可能な認証機関は、e-GOV電子申請のページで公開されています。
ファイル形式の場合
ファイル形式の電子証明書を取得する手順は次のとおりです。
- 法務省ホームページから商業登記電子認証ソフトをインストールする
- 商業登記電子認証ソフトで必要なファイルを作成する
- 管轄登記所に電子証明書の発行申請を行う
- 商業登記電子認証ソフトから電子証明書をダウンロードする
商業登記電子認証ソフトを利用すると、証明書発行申請ファイルと鍵ペアファイルを作成できます。そして、両方のファイルと電子証明書発行申請書、法務局印鑑カードを持参したうえで、管轄登記所で申請手続きを行う流れです。
電子契約システムを利用する場合
電子契約システムで電子証明書を取得する手順は次のとおりです。
- 専用の申込フォームに企業情報や申請者の氏名、役職などの情報を入力する
- 電話や書面で本人確認を行う
- 電子契約システム内で電子証明書が発行される
ファイル形式の方法と比べても、電子契約システムの取得手順は非常にシンプルです。そのため、発行に要する手間を抑えたうえで、発行期間も短縮できるメリットがあります。
電子証明書の有効期限と更新のタイミング
電子証明書には有効期限が設定されているため、一度取得した証明書を永久に利用できるわけではありません。そのため、電子証明書における有効期限の仕様と、更新のタイミングについて理解を深めることが大切です。
電子証明書の有効期限
電子証明書の有効期限は、証明書を発行する機関によって差があります。一般的には、2～3年程度の期間のみ有効なものがほとんどです。
有効期限が短い電子証明書は、満了を迎えるたびに更新しなければならず手間がかかります。また、期限切れの電子証明書を放置すると、なりすましや改ざんといったセキュリティリスクが高まる点に注意が必要です。
そのため、取得した証明書ごとの期限をしっかりと管理し、なるべく早いタイミングで更新手続きを行いましょう。
更新手続きの流れ
電子証明書を更新するには、まず認証機関や電子契約システム内で更新申請を行います。その後の流れは初回発行時と同様です。
更新申請を行う際は、電子証明書の既存情報とともに、新しく発行するために必要な情報を入力します。また、認証機関によっては更新手数料が発生したり、審査完了までに時間がかかったりすることもあるため、期間に余裕を持って行動することが大切です。
電子証明書をスムーズに取得するなら電子契約システムがおすすめ
電子証明書を発行するには、専用ソフトウェアの導入やファイル作成などの手間がかかります。一方、電子契約システムであれば、専用の申込フォームを送信するだけで手続きが完了します。
そのため、スムーズに電子証明書を取得する場合は電子契約システムがおすすめです。電子契約システムには、電子証明書の取得以外にも電子署名やタイムスタンプなどの機能が搭載されており、電子契約の効率性を高められます。
こちらの記事で電子契約システムの仕組みや機能、選び方などを解説しているので、導入を検討している方は参考にしてください。
電子契約に備えて電子証明書を発行する環境を整えよう
デジタル技術の発展や働き方改革などの影響により、電子契約が広く普及しつつあります。そのため、この機会に書面契約から電子契約へと乗り換えようとする企業も多いでしょう。
電子契約の仕組みを導入するには、契約上の本人性を担保できる電子証明書が欠かせません。しかし、電子証明書の発行には手間がかかるため、よりスムーズに取得できる電子契約システムの導入を検討するのがおすすめです。今回紹介した内容を参考に、できる限り効率良く電子契約を行える環境を整えましょう。
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