請求書発行システムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

請求書管理システムは、請求書の作成・発行から経費の支払いと、精算までの業務全般を効率化・自動化できるシステムです。従来、請求書は紙ベースで管理されてきたので、発行ミスや内容の記載ミスなども多く、戻り工数が発生するケースも珍しくありませんでした。

一方、請求書管理システムならばシステム上で請求書の発行から経費管理までこなせるものが多く、経理担当者の正確な処理の実現だけでなく、社員側の手間の削減も実現できます。

紙の請求書ではなく、電子データによる請求書のやり取りが可能になるので、いわゆるペーパーレス化も実現できるのが特徴です。

【請求書発行システムの機能】

請求書発行システムでは、核となる請求書の作成と発行、取引先への送付、請求書データの一元管理が可能です。請求書を電子データとして即時に発行でき、そのまま電子署名をして送信できます。相手方も電子契約に対応していればスムーズな取引を実現できます。

また、請求書と同時に明細情報を送ったり付随するデータを添付したりもできるので、紙ベースでの請求書のやり取りに比べて、大幅な業務効率化が可能です。さらにAPIを利用して、他の管理ツールとの連携機能を有するシステムも多いので、経理業務全般の生産性の向上に寄与します。

請求書に関連する業務は定型的でありながらミスが許されない業務のため、システムで自動化する必要があると考える企業は多くあります。

請求書発行システムのなかには請求書だけでなく、見積書・注文書・納品書・検収書・領収書などあらゆる帳票の作成や発行、送付が可能なものもあり、業務効率化につながりるため積極的に導入する企業が増えているようです。

また、取引先から承認を得られれば、紙で郵送するよりもメールに請求書を添付して送付する方がコストも削減できて効率的です。請求書発行システムなら、送信ボタンを押すだけで請求書を添付したメールが自動で送信され、請求書の再発行も容易になります。

【経理担当者の業務効率化と負担の軽減】

請求書発行システムは電子データとして請求書を取り扱えるので、請求書の作成がスムーズで、そのまま相手先への送信も可能です。紙ベースで請求書を取り扱うのに比べて、経理担当者の業務負担がかなり軽減されるのは間違いありません。

また、上記のように請求書以外の帳票も作成できるシステムが多く、多数のテンプレートも用意されているので、日々多くの帳票を作成しなければならない大企業ほど、導入効果は大きいでしょう。

毎月決まった額の請求が発生する取引先に関しては、設定した発行日に自動で請求書の作成・送付ができるものもあります。

【請求のし忘れや記載ミスの防止】

紙ベースでの請求書管理の場合、経理担当者の失念により請求のし忘れが発生する可能性があります。請求書を発行したとしても内容が間違っている場合もあるでしょう。

経理に限らず人的ミスは必ずどこかで発生するものですが、請求書の発行から管理までシステム上でこなせるようになれば、請求の失念や記載ミスなどの可能性を軽減できます。

たとえ内容のミスがあったとしても、電子データならば速やかに修正できるので、印刷のし直しや再郵送の必要はありません。

【テレワークやリモートワークで運用しやすい】

近年は働き方改革やコロナ禍などの影響により、テレワークやリモートワークが広まっています。経理担当者をはじめ、社員がオフィス以外の場所で働く機会が増えたため、クラウド型の請求書発行システムを導入する企業が増加中です。

クラウド型のシステムならば、経理担当者がオフィス以外の場所で勤務していてもシステム上で請求書の発行管理が可能です。担当者間で情報も共有しやすく、経理担当者が作成した帳票を営業担当者が出先で確認するといった使い方もできます。

請求書発行システムは、当然ながら電子データとして請求書を取り扱える企業が対象となります。帳票を電子データとしてやり取りするには、相手方が電子データを運用できなければいけません。もし、電子帳票の扱いに対応していない企業を相手にする場合、こちらも紙ベースでの契約をする必要がある点は注意しましょう。

また、電子データを取り扱う以上、外部からの不正アクセスのリスクは常にあります。基本的なセキュリティ対策をするのはもちろん、システムを安全に運用するためのルール作りが必要です。

【オンプレミス型かクラウド型か？】

請求書発行システムには、他の管理システム同様にオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は社内サーバーでシステムを運用するタイプで、クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する形態です。近年はクラウド型が主流で、特に請求書発行システムのほとんどはクラウド型で提供されています。

低コストで利用できる点や、使い勝手を考えればクラウド型がおすすめですが、自社で自由にカスタマイズして運用したい場合はオンプレミス型の導入も検討してみましょう。いずれを選ぶにしても、情報が外部に漏れないように、安全に利用できる環境を整えることは大事です。

【データの信頼性を担保できるか？】

電子データで請求書を取り扱う場合、データの信頼性を担保できなければいけません。電子帳簿保存法にもデータの真実性を確保する旨の規定がされています。

具体的には、請求書の内容の訂正・削除の履歴がわかるようにする点や、複数の帳票の関連性をチェックできる点などが挙げられます。

これらの要件を満たせるシステムの導入が大前提です。電子帳簿保存法に準拠した請求書の発行システムならば、要件を満たしているので問題ありませんが、導入にあたってはデータの信頼性とともに、強固なセキュリティの下で運用できるかも確認しておきましょう。

【他のツールやシステムとの連携ができるか？】

請求書管理システムは単独で運用するのも当然有効ですが、既存の管理システムとうまく連携できれば、経理担当者の業務全体の効率化を実現できます。さらに営業担当者をはじめとして、他部門の社員の生産性向上にも役立つので、どういったツールやシステムと連携できるか確認しておきましょう。

たとえば、会計管理システムと連携すれば、請求書の情報をもとに仕訳データが作成されるので、情報転記の手間を削減できます。販売管理ソフトと組み合わせて、営業部門の成果をすぐに請求書に反映させるといった運用も可能です。

すでに社内で利用している管理システムがあるならば、連携できる請求書発行システムがないか探してみるとよいでしょう。

請求書発行システムを導入する際には、取引先が電子帳票に対応しているか必ず確認しましょう。契約の相手方が電子データによる請求書をはじめとして帳票の取り扱いに対応していない場合、こちらも紙ベースでの契約に合わせなければいけません。

近年は電子帳票の利用が広まっているものの、業種によってはいまだ対応していない企業も少なくないため、紙での契約書の郵送を望む企業にも対応する必要があります。郵送代行サービスと連携している請求書発行システムもあるので、導入を検討してもよいでしょう。