採用管理システムとは、その名のとおり、企業の採用活動で必要となる情報を一元管理できるシステムです。採用候補者の基本情報や、求人サイト・人材エージェントに提出する情報、求人票などをまとめて管理できるので、採用活動全般の業務効率化を実現できます。

採用管理システムは別名「ATS」と呼ばれており、「Applicant Tracking System（応募者追跡システム）」の頭文字をとって表現されるのも特徴です。

求人情報の管理から応募者との連絡、採用プロセスの進捗に至るまで、幅広く活用できるシステムで、業界・業種を問わず導入・運用されています。

【採用管理システムの機能】

採用管理システムは主に、次の機能が実装されています。

・求人情報の管理：応募者を集めるための求人情報を管理する機能
・応募者の情報管理：応募者の履歴書や個人情報を管理する機能
・内定者の管理機能：内定者の情報管理や内定の通知・連絡機能

求人の応募数や応募者の情報、面接日程などの管理ができるのが特徴で、応募者との連絡もシステム上で可能なものもあります。採用に関するさまざまな情報を蓄積し、多角的に分析できる機能を有する製品もあるので、人事担当者の業務効率アップにつながるでしょう。

多くの企業が採用管理システムを必要としている理由は、人事担当者の採用にかかる業務の削減と効率化を目指しているためです。一度に多くの応募者を採用プロセスに乗せる企業の場合、どうしても人事担当者の負担が大きくなります。

少しでも業務効率を上げるために、採用にかかる情報を一元管理できるシステムを求める企業が増えています。特に複数の採用チャネルを利用している企業の場合、各チャネルの応募者の情報をばらばらに管理しているとどうしても非効率になるため、情報を統合するシステムは必須といえるでしょう。

また、人事部全体としても採用に関する情報を効率的に管理できるようになれば、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、新しい採用手法にチャレンジしやすくなります。

【応募者の情報をまとめて管理できる】

採用管理システムの肝であり、最大の導入メリットは、応募者の情報をまとめて管理できる点です。多くの応募者とコンタクトをとる人事担当者にとって、応募者情報の効率的な管理は業務生産性を高めるうえで欠かせません。

担当者間でスムーズに情報を共有し、必要なタイミングで応募者情報をすぐに活用できる環境を構築するには採用管理システムが必要です。採用管理システムを導入すれば、それぞれの応募者の採用状況をすぐに把握でき、途中で担当者が代わっても同じ対応が可能になります。

【採用にかかる業務工数を削減できる】

システムの導入によって、それまで手作業が中心だった作業が一部自動化できるようになり、採用にかかる業務工数の削減ができます。面接日程の調整や施設の予約、応募者へのメールなど、人事担当者がこなす業務は多岐にわたりますが、個別のツールやシステムを使っている場合、作業ミスが起こりやすくなります。

採用管理システムで人事担当者の作業をまとめて管理できれば、人為的なミスを減らせるだけでなく、管理する応募者の数が増えても、問題なく対応できるようになるでしょう。

【採用活動のスピードを上げられる】

採用管理システムによって人事担当者の業務効率がアップすれば、採用活動のスピードアップが可能になります。選考期間も短くできるので、応募者が選考期間中に辞退するリスクを軽減でき、優秀な人材を獲得できる確率も高められるでしょう。

また、応募者の情報を正しく管理し、採用基準に基づいて適切に人材を評価できれば、採用後のミスマッチも回避できます。早期に人材が離職してしまう事態を防げるのは、人事部門のみならず、企業全体にとって大きなプラスになるはずです。

採用管理システムは環境に合った製品を選択し、入念な導入計画を立てておけば、多くのメリットをもたらしてくれます。しかし、製品・サービスの強みや得意分野、実装されている機能などを理解していなければ、費用対効果に見合わないシステムを導入してしまうでしょう。

システムの選定時に、「どういった機能が必要なのか」「利用者はどれぐらいか」などを明確にする必要があります。環境や規模に合ったシステムを選びましょう。

【機能性】

採用管理システムの機能は多岐にわたるので、まずは人事部門が必要としている機能が実装されているかを必ず確認しましょう。一般的に多機能なツールほど導入コストが高いので、不要な機能ばかりの製品を導入してしまうと無駄なコスト負担が発生してしまいます。

せっかく導入しても使われない機能ばかりになるのに加えて、必要な機能が使いづらい事態にもなりかねません。

必ず利用する機能はもちろんですが、使用する可能性の高い低い機能と、そうではない機能を明確に分けて考えるようにしましょう。そのうえで、機能性とコストのバランスのよい採用管理システムを導入する必要があります。

【操作性】

採用管理システムは人事部門のすべての社員が利用する可能性があるので、操作性の高い製品・サービスを選ぶことが大事です。ITスキルには個人差があるので、誰でも直感的に使えるものが理想であり、使いづらいシステムは逆に社員の生産性が下がってしまう可能性があります。

操作性に関しては、ベンダーの公式サイトや営業担当者の説明だけでは判断できない部分が多いため、無料体験版やトライアル版が用意されているならば、積極的に利用しましょう。

【ベンダーのサポート体制】

システムの導入サポートに加えて、運用時にトラブルがあった際に、すぐ対応してくれるベンダーの製品やサービスを選ぶことも大事です。

社内のIT担当者では対応できない問題が発生した場合、ベンダーを通じて解決策が提示された後、実際に復旧するまでシステムが使えない可能性もあります。復旧までの間は人事業務が止まってしまう恐れもあるため、早急に対応してくれるベンダーの管理システムを選びましょう。

採用管理システムを導入する前に、人事部門のどの業務を効率化したいのか、どの作業工程をシステムで自動化するのかなど、導入の目的を明らかにしておきましょう。目的を明確にしたうえで必要な機能の洗い出しをすることが大事です。

さらに利用人数を想定し、規模感に合った採用管理システムを選択しましょう。上記のように、ベンダーのサポート体制も確認しなければいけません。社内にITツールの運用に詳しい人材がいない場合は、ベンダーの導入サポートを利用する必要があるでしょう。

近年は顧客のシステム運用が定着し、想定した効果を得られるまでサポートするカスタマーサクセス部門を有しているベンダーも多いので、製品やサービス自体の機能性や料金に加えて、ベンダーの評判もしっかりとチェックすることが大事です。