入社事前確認メールで採用をスムーズに | 書き方・無料テンプレート

中途採用で内定を出した方に提出してもらわなければならない書類があります。そんな時に入社事前確認メールを送りましょう。名前などを変更するだけですぐに使えるメールテンプレートや、書き方のポイント、採用時の注意事項も紹介します。

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入社事前確認メールで事業効率化

採用活動が一段落し、安堵している担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし実際には内定を出した方に提出してもらわなければならない書類があります。その際に送るメールが必要になってきますよね。

本記事ではボクシルが作成した入社事前確認メール(中途採用)のテンプレート（ひな形）をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して入社事前確認メールを作成できるように、入社事前確認メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

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【無料】テキスト形式で使える求人の応募者への入社事前確認メール(中途採用)テンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に入社事前確認メールが作成できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

以下の記事を参考に入社事前確認メールを作成してください。

求人の応募者への入社事前確認メール(中途採用)テンプレート

中途採用者の入社事前確認メールです。提出してもらう書類などの情報があります。

入社事前確認メールテンプレート【入社事前確認】を無料DL

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ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

テンプレートの一覧・DLページ

求人の応募者への入社事前確認メールの書き方のポイント（中途採用）

求人の応募者が採用となった場合、入社前の事前確認メールが必要となります。
内容を確認したうえで、提出書類がすべてそろった段階で正式採用となる企業も多いため、必要な確認メールです。

基本的には入社事前確認メールは必要書類を提出していただくための確認メールですので、提出期限の案内や、不備がないかの確認を行います。

では、求人の応募者への入社事前確認メールはどのような内容を書けば良いのでしょうか。ポイントを踏まえてご説明したいと思います。

書き方のポイント

件名

件名は「中途採用に伴う入社手続きのご確認」のようにしましょう。件名は本来、短くして用件が分かるようにします。ただし、件名だけでは差出人が分かりにくい場合は、社名を入れるなどの工夫が必要です。

しかし、入社事前確認のメールの場合は差出人が分かっていることが多いため、この場合は件名の後ろに社名を入れなくても良いでしょう。その代わり、件名でも内容がわかるように書いておきます。

冒頭文

応募者が内定するまではこれまで「お疲れさまです」と添えたり、初回の連絡で「株式会社〇〇の〇〇です」と名乗ったりしていたかと思いますが、内定が決定している方に送る文書ですので「お世話になります」から始めても良いでしょう。

また、自分の会社名・部署名・名前を名乗るのは同じです。

入社手続きのご確認でメールをしたことを伝える

入社手続きの確認のためにメールをしたということを伝えましょう。入社手続きといっても内容は多岐にわたりますが、入社するための手続きですので大切な手続きということはわかるはずです。

採用内定ではあるが書類の手続きが完了して正式採用となることを伝える

応募者が採用内定者であることと、入社手続きのための書類の提出、手続きが
完了した時が正式採用となることを伝えましょう。中途採用では少ないケースですが、転職活動の経験が浅い応募者の場合、内定が出た時点で手続きが完了したと誤認識している可能性があります。

正式採用には、書類を期限内に提出する必要があることを必ず伝えましょう。

提出書類を細かく指示

提出する書類は企業によって違いますが、おおまかな内容は決まっています。
健康診断書や最終学歴卒業証明書、誓約書、身元保証書などでしょう。この際、健康診断書は「病院や医療機関で過去3か月以内に受診した健康診断書であること」など細かく指示しておきましょう。

また、最終学歴卒業証明書は自分で取得しなければならないことや、誓約書や身元保証書は会社から送られてくるなど細かく書いておくと問い合わせの数も減り、採用担当者の負担も減ります。

提出期限と提出先（送付先）

提出期限についてですが、中途採用の場合は現在も仕事をしている人がいますのであまり提出期限を短くしすぎると提出期限に間に合わなくなる可能性があります。

中途採用の場合、最終学歴の卒業証明書の取得には卒業した学校が遠方にある場合もありますので、時間がかかるかもしれません。

そのあたりを考慮して、提出期限は時間に余裕を持てるように余裕をもって設定しましょう。

また、提出書類の送付先も記載しておきましょう。送付先には部署名や担当者名も記載しておくとスムーズに処理することができます。

その他注意事項

そのほか、期限内に提出書類が届かない場合は内定取り消しになる可能性があることや、提出書類に詐称や虚偽があった場合は内定取り消しとなるという注意事項を記載しておきましょう。

問い合わせ先を記載

最後に、入社手続き事前連絡メールに関する質問などがある場合の問い合わせ先を記載すれば完了です。最後にビジネス署名を付ければ、いつものビジネス署名を設定してください。

採用効率化のために詳細なやりとりを心がけよう

以上のポイントを押さえることで、中途採用における入社前の手続きをスムーズに進めることができます。求人の応募者への入社事前確認メール（中途採用）について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

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