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入社事前確認メールで採用をスムーズに | 書き方・無料テンプレート

最終更新日時:
記事の情報は2020-12-10時点のものです。
中途採用で内定を出した方に提出してもらわなければならない書類があります。そんな時に入社事前確認メールを送りましょう。名前などを変更するだけですぐに使えるメールテンプレートや、書き方のポイント、採用時の注意事項も紹介します。

入社事前確認メールで事業効率化

リクルーティング活動を一通り終え、落ち着きたい気持ちはわかります。しかし実際には内定を出した方に提出してもらわなければならない書類があります。その際に送るメールが必要になってきますよね。

本記事ではボクシルが作成した入社事前確認メール(中途採用)のテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して入社事前確認メールを発行できるように、入社事前確認メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

中途採用に関する記事はこちらも参考にしてみてください。

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求人の応募者への入社事前確認メール(中途採用)以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】テキスト形式で使える求人の応募者への入社事前確認メール(中途採用)テンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に入社事前確認メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

以下の記事を参考に入社事前確認メールを発行してくださいね。

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求人の応募者への入社事前確認メール(中途採用)テンプレート

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ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

求人の応募者への入社事前確認メールの書き方のポイント(中途採用)

求人の応募者が採用となった場合、入社前の事前確認メールが必要となります。
この内容を確認し、提出書類を全て提出した段階で正式採用となる企業が多いので、必ず必要な確認メールになります。

基本的には入社事前確認メールは必要書類を提出していただくための確認メールですので、提出期限や不備がないかの確認になります。

では、求人の応募者への入社事前確認メールはどのような内容を書けば良いのでしょうか。ポイントを踏まえてご説明したいと思います。

書き方のポイント

件名

件名は「中途採用に伴う入社手続きのご確認」のようにしましょう。件名は本来短くして送信先が分かるようにするのですが、件名を見ただけでは送付先が分からない時は必ずしなければなりません。

しかし、入社事前確認のメールの場合はどこからメールが来ているかわかっていることですので、この場合は件名の後ろに社名を入れなくても良いでしょう。その代わり、件名でも内容がわかるように書いておきます。

冒頭文

応募者が内定するまでは「お疲れさまです」という言いまわしをしたり、いきなり株式会社〇〇の〇〇ですという言い方をしていましたが内定が決定している方に送る文書ですので「お世話になります」から始めても良いでしょう。

あと、自分の会社名・部署名・名前を名乗るのは同じです。

入社手続きのご確認でメールをしたことを伝える

入社手続きの確認にためにメールをしたということを伝えましょう。入社手続きと言っても何をすればよいのかわかりませんが、入社するための手続きですので大切な手続きということはわかるはずです。

採用内定ではあるが書類の手続きが完了して正式採用となることを伝える

応募者が採用内定者であることと、入社手続きのための書類の提出、手続きが
完了した時が正式採用となることを伝えましょう。中途採用の人はあまりありませんが、あまり転職活動を経験していない人は内定をもらえればOKだと思っている人がいます。

正式採用は書類を期限内に提出するしなければならないということを必ず伝えましょう。

提出書類を細かく指示

提出する書類は企業によって違いますが、おおまかな内容は決まっています。
健康診断書や最終学歴卒業証明書、誓約書、身元保証書などでしょう。この時に健康診断書は「病院や医療機関で過去3か月以内に受診した健康診断書であること」など細かく指示しておきましょう。

また、最終学歴卒業証明書は自分で取得しなければならないことや、誓約書や身元保証書は会社から送られてくるなど細かく書いておくと問い合わせの数も減り、採用担当者の負担も減ります。

提出期限と提出先(送付先)

提出期限についてですが、中途採用の場合は現在も仕事をしている人がいますのであまり提出期限を切迫させてしまうと提出期限に間に合わなくなる可能性があります。

ましてや中途採用の場合最終学歴卒業証明書を取得するのは遠方になっている可能性がありますので時間がかかるかもしれません。

そのあたりを考慮して、提出期限は少し時間をかけられるように余裕をもって設定しましょう。

また、提出する書類を提出する送付先も記載しておきましょう。送付先には部署名や担当者名も記載しておくとスムーズに処理することができます。

その他注意事項

そのほか、期限内に提出書類が届かない場合は内定取り消しになる可能性があることや、提出書類に詐称や虚偽があった場合は内定取り消しとなるという注意事項を記載しておきましょう。

問い合わせ先を記載

最後に、入社手続き事前連絡メールに関する質問などがある場合の問い合わせ先を記載して完了です。あとはビジネス署名部分ですので、いつものビジネス署名をすればOKです。

採用効率化のために詳細なやりとりを心がけよう

これで中途採用者をとることになっても安心ですね。
もっと求人の応募者への入社事前確認メール(中途採用)について知りたいという方は以下の記事もご覧ください。

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また、採用管理の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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