NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題】 弊社では、従来の文書管理システムが古く、検索性が低く、情報共有が円滑に行えないという課題を抱えていました。また、社内での情報共有が非効率で、同じ質問が何度も繰り返されるといった問題も発生しているのが課題でした。 【導入後の効果】 NotePMを導入後、これらの課題がブログ感覚で情報発信できるため、社員全員が気軽に情報にアクセスできるようになり、社内全体の知識共有が促進されました。また、社内質問箱を設置することで、質問に対する回答が迅速化され、業務効率が大幅に向上しています。

【導入前の課題】 以前は、紙の書類で情報共有を行っていたため、情報が散逸しやすく、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。また、情報漏洩のリスクも常にありました。 【導入後の効果】 NotePMを導入してからは、全ての情報をクラウド上で一元管理できるようになったため、情報検索が非常に効率化されました。また、ペーパーレス化により、収納スペースの削減にもつながっています。さらに、バージョン管理機能により、過去の情報も簡単に参照できるため、業務の引き継ぎもスムーズに行えるようになりました。

フリーランスなので複数の企業と契約していますが、その中で数社がNotePMを導入しており、私は外部人材として専用のアカウントを用意してもらっています。 NotePMを導入していない企業では、例えば自分だけで決裁できない案件は上司にエスカレーションして判断を仰がなければならず、私のようにフリーランスの外様としては契約先の上司の時間をとるということは中々の心理的負担になってしまいます。 しかしNotePMを導入している企業で、ある程度しっかり運用されていれば大抵の対処法をそこで見つけることができるので基本的に案件をエスカレーションする必要が無く余計な心理的負担を感じることがありません。 社内はもちろんでしょうが、自分のような社外の人材からしても「もしあったら非常に助かる」ツールであることは間違いありません。

社内では以前からナレッジの蓄積が推進されてきましたが、投稿することにプレッシャーを感じたり、投稿したとしても個人としてのプラスが無いことで、なかなかモチベーションが生まれず、結果的にはナレッジが蓄積されることなくツールそのものが忘れられてしまいました。 その点NotePMは投稿したマニュアルの中で人気ランキングや業務への貢献度を分析して発表できたり、マニュアルに対してコメントやリアクションで反応があることで投稿に対するモチベーションが生まれやすく、以前と比較して年間のナッレジ投稿数が300%以上増加しました。

これまで情報を共有するツールが画一化されておらず、チームやプロジェクトごとに異なるツールを使っていたことで、自分たちが管理している以外の情報を確認しようとすると担当者に複数回電話をかけなければならず、その度に面倒だなと思っていましたし、実際問題工数を増やす原因になっていました。 上層部の決定で社内の情報共有ツールがNotePMに画一化されてからは、各チームごとに公開する情報、公開しない情報を予め設定し、頻繁に要求される情報に関しては常に社内の誰もが確認できる状態を作ることで、確認作業が減り余剰とされていた工数を削減できました。

ひとつ前に利用していたナレッジ共有ツールは社内の人間のみ閲覧可能で、外部の人間に共有するような機能が無かったので、必要な時は上長に申請をしてナレッジ共有ツールからコピペ→ワードで改めてドキュメントを作成→メールで送付という一連の流れがあり、大変効率が悪いと感じていました。NotePMは外部共有機能が充実しており、外部の人間にアクセス権限を付与して限定的にNotePMに参加してもらったり、共有専用のリンクを発行してそのページのみを共有するという手段がとれることで情報の外部共有を大幅に効率化できました。

弊社では社内の書類を紙で作成、保管しており、原本となるデータは作成者のデバイス上でローカル保存してあったので、新たに印刷したい場合に作成者が不在だと進まないという状態でしたが、NotePMを使い始めてそれらのデータの保管場所を一つに集約できたことで作成者が不在でもスムーズに新たな書類を印刷できるようになりました。

従来は専門部署でそれぞれの情報が属部化されていたので社内で無駄な問い合わせが多く、長い目で見ると大きな工数のロスになっていましたが、NotePMを使い始めてからは属部化していた情報を視える化することができ、自分で必要な情報までたどり着けるようになったことで無駄な確認連絡を減らせました。

情報の分散化、属人化が問題になっていたが、情報共有の密度を上げることができ、分散化、属人化を防いだ情報共有ができてきつつあります。 また、意見をコメントすることで、コミュニケーションの活性化にもつながっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 電話での問い合わせをいただく際に、マニュアルを確認するために5分以上待たせてしまうことが多く、折り返し連絡になってしまうこともあり顧客から電話対応の質が悪いという苦情が入ることがありました。 NotePMを使い始めてからは電話対応しながらすぐに必要なマニュアルを参照できるので待ち時間を平均2分に短縮させることができ、折り返し連絡が必要となる案件も従来の80%削減できました。 顧客へのアンケートでも電話対応が素早いというお声をいただき導入効果を実感できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 フォルダツリーの階層機能をつかうことで検索性の向上を感じています。

それまでWordやExcel、Googledriveやその他のクラウドストレージ、もしくは紙ベースなどさまざまな形で社内に散見していた情報を一元管理できるようになり、検索時間の短縮、情報浸透までの速度向上、確認漏れの減少、またペーパーレス効果も見られた。

従来利用していた製品は情報共有専用の物ではなくファイルを共有するためのクラウドストレージを兼用していたので機能的に十分とは言えず、特にマニュアルを作成した人、更新日時が分からなかったことでマニュアルに不備があった場合に誰が原因なのかわからない、そしてマニュアルがいつ作られたかわからないので情報が古くなりがちといったデメリットがありました。 そういった問題を改善すべく情報共有専用の製品であるNotePMが導入され、マニュアルを作成した人や日時がしっかり記録されるだけでなくバージョン管理やテキスト入力中の自動保存機能があり、マニュアル作成、管理の効率化、課題となっていたデメリットの改善ができました。

もともと社内ではオンラインでマニュアルを共有できるツールを使っていましたが、編集機能が十分と言えず、特にテンプレート機能が無かったことでマニュアルごとに書式がバラバラで、見る人によっては理解しづらいという問題がありました。 新たに導入されたNotePMはテンプレート機能が備わっているので、決まったテンプレートを使う事で投稿する人が異なる場合でもマニュアルの書式を画一化させることができ、誰が読んでもマニュアルの内容を簡単に理解できるよう改善することができました。

部署が分かれていると、情報伝達が難しく、部署間の情報の差に悩まされていましたが、フォルダごとに管理されたドキュメントを他部署から参照することができるため、無駄な問い合わせを減らすことができました。

●導入前の課題 従来は、マニュアルが紙媒体や個人のパソコンに分散しており、情報共有が円滑に行えていませんでした。また、マニュアルの検索に時間がかかり、業務効率が低下していました。 ●導入後の効果 NotePMを導入後、マニュアルを一元管理できるようになり、情報共有がスムーズになりました。特に、コードブロック機能を活用することで、よく使う文章を簡単にコピーできるようになり、マニュアル作成の効率が大幅に向上しました。また、検索機能も充実しているため、必要な情報に素早くアクセスできるようになり、業務効率が改善されました。

【導入前の課題】 以前は、社内情報がExcelやメールに散在し、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。特に、入社したばかりの新人社員は、情報収集に苦労していました。 【導入後の効果】 NotePMを導入後、社内のナレッジを一つにまとめることができ、情報検索が格段にスムーズになりました。キーワード検索はもちろん、フォルダ分けもできるので、目的の情報に迷わず辿り着けます。新人社員のオンボーディングにも役立ち、業務習得のスピードアップに繋がっています。また、過去の事例を参考に、より質の高い提案ができるようになりました。

◆導入前の課題 弊社では、正社員と非正規社員の間で情報格差が生じており、全社員への情報共有が課題でした。特に、人事に関する情報が伝わりづらく、社員間の連携不足にもつながっていました。 ◆導入後の効果 NotePMを導入後、情報共有がスムーズになり、社員間の情報格差が解消されました。特に、非正規社員の方からも「必要な情報にすぐにアクセスできるようになった」という声が聞かれるようになりました。また、チェックリスト機能を活用することで、入社手続きなどのタスク管理も効率化され、人事部門の業務負担を軽減することができるようになっています。

【導入前の課題】 新入社員が入社するたびに、社内のルールやマニュアルを個別に説明する必要があり、担当者の負担が大きかったです。また、新入社員も、どこにどんな情報があるのか分からず、不安に感じていました。 【導入後の効果】 NotePMを導入後、社内のルールやマニュアルをすべてNotePMに集約しました。新入社員には、まずNotePMの使い方を説明し、あとは自分で必要な情報を検索できるようにしました。これにより、担当者の負担が軽減され、新入社員もスムーズに業務に慣れることができるようになりました。さらに、NotePMの「いいね」機能やコメント機能を活用することで、社員同士のコミュニケーションも活性化し、より一体感のある組織作りに繋がっています。

「5段階評価の理由」でも述べましたが、とにかく社内のあらゆる手順、手段、連絡先などを管理することができるため、「困ったら人に聞く」から「困ったら自分で調べる」ができるようになり、他の人を煩わせることがなく、確実に仕事ができるため、安心して仕事に取り組めます。

社内で以前利用していたマニュアル共有ツールはHTMLベースでマニュアルを作る必要があったので、基本としてHTMLの知識がある人しかマニュアルを作成することができず、投稿者が限られることでどうしてもマニュアルの方向性が偏ってしまっていたが、NotePMは専門的な知識が無くても簡単にマニュアルを作成できるので誰でも投稿することができ、より多角的なナレッジを蓄積できるようになった。

弊社は少人数で全社員がリモートワークという形態をとっています。従来、日報はチャットツールで提出する決まりになっていたのですが、時間が経つと埋もれてしまい後で確認が必要になった時に探すのが手間でした。 日報の提出をNotePMで行うようになってからは月ごとにフォルダ分けして日報を保存できるようになり、後で必要になった時スムーズに該当データを見つけ出せるようになりました。

業務の中で専門機器を多く使うのですが、機器にトラブルが起きた際にどこに連絡すれば良いか、自分で対処できるのか、できるとしてどのように対処すれば良いのかということが分からない状態が多々ありました。 NotePMで対処法と対処できなかった場合の連絡先をマニュアルにして、そのページのリンクを発行、そしてリンクのQRコードを作成し、印刷して機器に貼り付けておくようにしてからは機器のトラブルが起きた際にQRコードを読み込めばその場ですぐに対処法が分かるような環境を作れました。

社内には問い合わせ対応専門の担当がおらず、不明なことがあればそれぞれ連絡しやすい有識者に聞くというのが定例だったのですが、有識者側から質問の連絡が増えて自分の業務を進めづらいという苦情が入りました。 NotePMが導入されてからはおおよその問題はNotePMを見ることで解決できるようになり、有識者がコア業務を進める時間を確保することができました。

NotePMを導入するまでは社内でナレッジを蓄積するという文化が無く、個人のナレッジは全て口頭での伝達だったのですが、NotePMの利用を始めてからは口頭で伝達していたナレッジをNotePMに蓄積するようになり、社内で独自の実用性が高いマニュアルを構築でき、業務効率化を進めることができました。

【導入前の課題】 従来、私たちのチームでは、Excelを用いて問い合わせ対応を行っており、情報検索に時間がかかり、ナレッジの共有が不十分でした。また、担当者の異動に伴い、ノウハウが失われるリスクも懸念されていました。 【導入後の効果】 問い合わせ内容をタグ付けし、検索性を高めることで、過去の事例を迅速に参照できるようになり、回答の質とスピードが向上しました。さらに、ナレッジを共有の場として活用することで、チーム全体の知識レベルが向上し、属人化の防止にも繋がっています。