Qastの評判・口コミ

社内のナレッジが一元化され、スムーズな情報共有が実現されました。 ファイルサーバーやチャットツールに散らばっていた情報が一元管理されることになり、情報が一気に向上されました。

PCのセットアップや交通費の申請方法など誰に聞いたら良いか分かりにくい、もしくは単純すぎて聞けないなどの悩みに関して気軽にアクセスして自己解決ができるツールとして社内に定着しました。多くのマニュアルをアップロードできますし、気軽に編集もできて便利ですね。また検索結果を未解決や解決済みなどで切り替えて検索できるのも良いです。

従来、業務マニュアルは紙ベースだったので閲覧するためには職場にいる必要がありましたが、Qastが導入されて以降は紙のマニュアルを電子化したことによって職場にいなくてもオンライン環境があればどこからでもQastにアクセスでき、必要なときにすぐマニュアルを確認して対処することができようになりました。

具体的な活用ですと議事録の保存などにも役立っています。またメンション機能を利用することでタスクの共有を行なっています。次にやる自分のタスクが明確になるので結構便利ですね。また重要ではないが覚えておきたいものはメモ機能を利用して、後で確認などをしています。

以前利用していたナレッジ共有ツールは投稿の方法がやや複雑だったのでリテラシーの高い一部の社員のみが投稿していた状況でしたが、Qastは投稿方法が極めてシンプルなのでナレッジを投稿する人が増え、有用なナレッジが集まりやすくなりました。

情報の共有が大事なので質問機能よりもメモ機能が特に弊社では役立っています。情報が一方通行であっても気軽に投稿ができるので数多く利用されていますし、細かい情報もスピーディーにナレッジとして集積されるので、営業や広告の部門で特に活用されています。また質問機能においては調べればすぐにわかるものは投稿禁止にしており、重要な情報が蓄積されるシステムになっています。

以前は業務上のナレッジがそれぞれ属人化されていましたが、社内の様々な情報をQastに集約したことで部署間を跨いだシームレスな情報共有が可能となり、社員用のQ&Aとしても便利に使えています。

社内で業務に関するハウツーをQastに蓄積して社内Wiki化したことで業務上の疑問ができた際にQastを見ることで解決できるようになり、質問と応対に掛かる手間を削減することができました。

以前は社内にノウハウが散らばり、場合によっては記録に残らずに属人化していました。問題が起きた際はまずは詳しい人物や担当者を探すことに時間がかかり、問い合わせ対応がスムーズでありませんでした。現在はいちいち詳しい人物を探す必要がなく自分でツール上で検索を掛ければ大抵の答えが載っており非常に便利です。お客様対応満足度も向上しており、メリットが非常に大きいですね。

現時点で社内のユーザーは数千人規模になっており、日々活発な投稿が続いています。以前は新製品が立ち上がるたびに、技術部門が営業、生産技術、品質管理などのデータを集約しレポートを作成する必要がありましたが、現在ではツールに各部門が情報を投稿しそれを確認すれば良いのでかなり効率的になりました。

オペレーションや技術に関する質問はなんでも気軽に投稿することにより、わからないことがあっても不安になることがなくなりました。以前は社内に情報が点在しており、誰に聞けば良いのかも判然としないことが多かったのですが、現在ではツール上で気軽に質問ができますし、自分で検索をかけて自己解決することも可能になり、心理的なストレスが低減されました。またお客様にこんなことをしたら喜んでもらえたなどの投稿もあり、参考になっていますね。

Qastの導入により、業務に役立つ情報を効果的に蓄積、共有が可能となりました。疑問があるときには、Qastで確認する習慣が根づきましたので、同じ質問が繰り返されることがなくなり、生産性が向上しました。

ツールを通じて全国の拠点スタッフとのつながりができてコミュニケーションが活性化したことはメリットとして大きいです。また簡単な疑問はツールですぐに解決するので、難しい問題を考える時間が創出できたことも良かったですね。

検索精度の高さは重要です。こちらのツールでは添付ファイルの中身まで検索の対象になる点が良いですし、検索スピードも速いです。またコストパフォーマンスは高く、スマホでも利用できるので出先での空き時間を利用してアクセスすることも簡単ですね。使いやすいデザインや優しい色合いも目によく、個人的にお気に入りです。

システム関連のメモはかなり閲覧数が多いです。単純なトラブルに対してはいちいち担当者に問い合わせする必要がなくなり、自分で解決できるようになったことでスタッフの手間や心理的負担が低減しました。テンプレートを活用し、タイトルの付け方や項目、担当者の名前などを明記するようにルール化しているので、書式も統一され見やすいですね。

キャンペーンなどの情報共有の際は投稿が活発化します。また新人研修の際に困ったときは新人に質問するように言っています。ツールに投稿すると講師だけでなく、空き時間などに先輩社員が質問に答えてくれるのでコミュニケーションの活性化にも役立っていますね。

担当者の個人的な経験やスキルに依存していた部分を、なるべく文章化してナレッジとして形に残すことで、 業務の属人化が抑制され、知識・スキルが継承できるのが良い。 新卒・中途入社の社員や配置替えとなった社員向けのキャッチアップに非常に役立っている実感がある。

いいねなどのリアクションボタン機能により投稿のモチベーションがアップしたり、社内でコミュニケーションが活発になった印象です。Q&Aの投稿だけでなくメモや雑談も投稿されており、気軽に使えるツールとして定着しています。結果的に重要な情報も多く投稿されるようになり、ナレッジの蓄積において非常に役立っていますね。

あらかじめ蓄積された情報を検索しやすいようにタグづけがされており、後々それぞれの部門のメンバーがブラッシュアップしていく形をとっており、検索精度の向上にもつながっています。こちらのツールに情報を集約しているので、いちいち情報をこちらに集約しましたとアナウンスする必要がなく、個人が好きな時に情報をチェックできるようになり効率的になりましたね。

こちらのシステムは色々な情報を一覧として表示するので直感的に把握しやすいと感じています。仕事をする上で必要な情報が揃っていますし、確認自体もいつでもできて効率的ですね。システム導入以前に比べると色々な確認の手間が減り、体感では３０分から１時間ほど削減になっていると思います。

営業の方は営業先の空いた時間などを利用して投稿しています。またアシスタントチームは営業に関するサポート資料などを投稿しており、特に新人の社員によく見られています。仕事で学んだ内容をどんどん投稿していくのでナレッジがしっかりと溜まっていきますね。またタグなどで検索もできるので情報検索においてもスムーズです。

メモ機能は双方向ではなく一方通行でもコミュニケーションができるので気軽に利用できて便利です。部署によっては評価の基準としてメモをどれぐらい投稿したかを計測するなどして活用しています。また質問機能はあらかじめ質問を定義しており、簡単に調べられる質問はNGにするなどしていますね。そうすることによりニーズの高い質問が揃うことになります。

オペレーションや技術的なことなどわからないことは気軽にツールに投稿して聞いてみようという文化が根付いたことにより、コミュニケーションが活発になりました。以前は本部スタッフと店舗スタッフでの連絡ミスなどもよく起きていましたが、現在ではオンライン上で気軽に質疑応答ができて助かっていますね。

何千件ものセッション内容のログを記録するために使用したため、入力や検索方法もシンプルで、その点では非常に使いやすかった。

積極的に情報を書くのが誰なのかわかる機能があったので、見える化できたのはよかった。ただその機能が継続的に必要かというと、組織内ではそうではなく無駄な機能になってしまった。