「Lookシリーズ」会議室予約効率化 ResourceLook Online

集中管理端末があれば、これ１台で集中的に管理ができるので一目で予約状況が確認できます。

たとえば、今すぐ使いたいのにどこの会議室が空いているかわからないという際、集中制御端末でどこの会議室が空いているか検索出来ます。予約はワンタッチでできるので誰でも簡単に利用できます。

また、会議室の予約以外にも、備品や社用車などの設備予約管理としても使用することができます。

予約しただけで実際には使用しない会議室は実は多いのではないでしょうか。

ResourceLookの会議室用タブレットから入室／終了をリアルタイムで利用者が知らせます。

また、入室が確認されない会議室は自動キャンセルされるため、カラ予約の防止につながります。自動キャンセル前にはメール通知も可能です。その時点で、予約のキャンセルを実行したり、5分のキャンセル延長といった操作ができるので確実に使う予定のある予約のみを残します。

このほか、予約終了時刻前に会議室端末がアラームを鳴らしてお知らせします。任意の時間に最大2回のアラームが設定できます。予約済み会議室を延長して利用したい場合は、端末からワンタッチで延長予約が行えます。

さらに、チェックアウト機能により、予定より早く終わって使わない時間を開放できるので会議室の空室を有効に活用できます。チャックイン／アウト機能を利用することで本当に必要な時に、必要な分だけ会議室を使用できます。

たとえば、「会議室が足りない」という声があるとき、実際はどうなのかを知ることができます。

ログ出力機能を利用すると、会議室端末ごとに「前日までの予約情報」と、「実際に使用された実績情報」をファイルに出力することができます。

また、レポート機能では、スケジューラの画面から、稼働率・会議室利用ランキング、キャンセルランキング、時間外の稼働率などがグラフ化されます。

このように、会議室の利用状況を可視化することで、増室を検討したり対策を考えるきっかけになります。