オンラインストレージには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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【料金・機能比較表つき】オンラインストレージの資料をダウンロードする（無料）
【30秒でわかるこの記事のポイント】
・中小企業には、ファイルの共有・共同編集がスムーズになり、データ消失リスクも抑えられるオンラインストレージがおすすめ
・比較の際は自社に合った課金体系や、現場での操作性、セキュリティ・権限管理機能を要チェック
・中小企業におすすめのオンラインストレージには、「Google ドライブ」「Dropbox」「Fileforce」などがある
※掲載料金は税区分の記載を含め、各社公式サイトの表記に基づいています。
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上のサーバーを利用してデータを保管・管理するサービスのことです。
ユーザーは自身のパソコンやモバイル端末からインターネットを介してクラウド上のストレージにアクセスし、ファイルのアップロード・ダウンロード・共有などが行えます。
オンラインストレージを利用することで、データの容量不足や紛失のリスクが軽減され、場所を問わずデータにアクセスできるようになるのが大きな特徴です。
中小企業が抱えるデータ保管の課題
オンラインストレージを導入していない中小企業は、データ保管に関して次のような課題を抱えがちです。
ファイル共有・共同編集に手間がかかる
中小企業では、重要なデータを適切に保管するための仕組みやルールが整備されていないケースも見受けられます。個人のパソコンやUSBメモリ、紙の書類にデータが散在し、保管状況を誰も把握できていない状態もありえます。
データが個人のパソコンや部署ごとのサーバーに分散していると、ファイルにアクセスするまでに時間がかかったり、アクセス自体が難しかったりします。メールやUSBメモリでの受け渡しでも、最新版の確認や変更履歴の管理が難しくなります。
さらに、複数人で同じファイルを編集する場合、上書き保存によるデータの不整合や、編集中のファイルがロックされてしまうといった問題も発生しやすくなります。
リモートワーク・複数拠点に対応しづらい
リモートワークや複数拠点での勤務が広がるなかで、オンラインストレージを利用していない企業では、在宅勤務者や別拠点の社員へのデータ共有が難しくなります。
社外からのアクセスに制限があると、自宅や出先で必要なファイルを開けない場合があります。
保存先の容量の限界
個人のパソコンや部署ごとのサーバー、USBメモリ、外付けハードディスクといった各デバイスは、容量が無限ではありません。大容量のファイルを保存しようとすると、容量不足でデータを保存できなくなる可能性があります。
セキュリティ・情報漏えいのリスク
オンラインストレージを使わずにデータを保管していると、セキュリティ面でのリスクが高くなります。個人のパソコンやUSBメモリは、紛失や盗難の危険性があるだけでなく、不適切な取り扱いによってウイルス感染といったトラブルに巻き込まれることも考えられます。
アクセス制御が十分でない場合、機密情報が社外に漏えいしてしまうおそれもあります。中小企業では専任のIT担当者を置けないことも多く、セキュリティ対策が後手に回りがちな点も課題です。
また、紙の書類やDVD、外付けハードディスクなどの物理メディアでデータを保管していると、火災や水害、地震といった災害時にデータを失う危険性があります。経年劣化によってメディアが読み取り不能になるリスクもあり、バックアップがなければ一度失われたデータの復元は困難です。
中小企業がオンラインストレージを導入すべき理由
中小企業がオンラインストレージを導入して得られるメリットは次のとおりです。
社内外でファイルの共有や共同編集がスムーズになる
オンラインストレージを導入すると、社内外を問わずインターネット経由でファイルにアクセスできます。クラウド上でファイルを共有し、複数人がリアルタイムで同じファイルを編集することも可能です。
営業資料や契約書をチームで作成する機会が多い企業ほど、バージョン管理や受け渡しの手間を減らせます。
メールへの添付が不要になるうえ、常に最新版を利用できるためデータの不整合も防げます。外出先や別拠点からもアクセスできるので、複数拠点やリモートワークを取り入れている企業の情報共有にも適しています。
ストレージ容量を柔軟に拡張できる
オンラインストレージは、必要に応じて容量を柔軟に増減できるのが大きな特徴です。自社でサーバーを用意する場合と比べて、初期投資を抑えつつデータ量の増加に対応できます。
容量の上限を気にせず大容量のファイルを保存でき、拡張にともなうコストも、契約容量に応じた料金体系を選べば見通しを立てやすくなります。
強固なセキュリティを保てる
オンラインストレージは、データの暗号化やアクセス制御、ログ管理など、セキュリティ面での機能を備えているのが一般的です。サービス提供者側で最新の対策が施されているため、専任のIT担当者がいない中小企業でも高い水準を確保しやすくなります。
また、二要素認証の導入により不正アクセスのリスクを低減できるほか、詳細なアクセス権限の設定によって機密情報の閲覧者の限定も可能です。
さらに、データの自動バックアップが行われるため、ファイルの消失リスクを大きく下げられます。ローカル環境での保存と異なり、ハードウェアの故障によるデータ消失の心配が少なく、紙や社内サーバーでの管理に限界を感じている企業のBCP（事業継続計画）対策にもつながります。
中小企業向けオンラインストレージの選び方
オンラインストレージサービスは多種多様であり、それぞれ特徴が異なります。中小企業がオンラインストレージを選ぶ際は、ニーズや予算に合ったサービスを選択することが重要です。
ストレージ容量
オンラインストレージを選ぶ際は、保管すべきデータ量を見積もり、将来の増加も見込んで余裕のある容量のプランを選びましょう。容量を追加しやすいサービスを選べば、データ量の増加にも柔軟に対応できます。
サービスによっては容量の追加自体に上限があったり、アカウントごとに上限が設けられていたりします。たとえば、使えるファイル箱のように1TB単位で容量を追加できるサービスもあるため、実際の運用ベースで必要な容量を見積もったうえで比較しましょう。
合わせて、1ファイルあたりのサイズ上限や、大容量ファイル移動時のタイムアウトの有無にも注意が必要です。こうした制限は表立って記載されないこともあるため、実際に問題なく移行できるかを無料トライアルやデモ環境で確かめておくと安心です。
ファイル編集・管理のしやすさ
専任のIT担当者がいない中小企業では、特別な教育をしなくても現場が使いこなせる操作性が定着のカギになります。ドラッグ&ドロップでのアップロードや、クラウド上での編集、バージョン管理など、利用シーンに合った機能が備わったサービスを選びましょう。
たとえば、Fileforceや使えるファイル箱はWindowsエクスプローラーやMacのFinderに近い操作感が特徴です。また、Google ドライブやOneDriveは、ドキュメントやOfficeファイルの共同編集に強みがあります。
外出先での確認や編集を想定し、モバイルアプリの充実度も合わせて確認しておくと安心です。
セキュリティ対策・認証方法
オンラインストレージでは、保管するデータのセキュリティが欠かせません。データの暗号化・二要素認証・アクセスログ・IP制限など、対策の内容を十分に確認しましょう。特に機密情報を扱う場合や、業種によってコンプライアンス対応が必須の場合は、認証取得の有無も重要な判断材料です。
たとえば、Fileforceは国内データセンター限定とISMS認証、EveridaysはAzure国内リージョンでの保管とISO27001・27017・27701を取得しています。
自社が守るべき情報のレベルに合わせて、必要な認証や機能を持つサービスを選びましょう。
管理者機能・権限機能とファイルの復元
業務で利用する場合、管理者機能や権限機能の充実度も重要です。ユーザーやグループごとのアクセス権限、ファイルの共有範囲の制御が細かく設定できると、セキュリティリスクを抑えつつ円滑にファイル共有を行えます。ユーザーの追加・削除や容量の割り当てを管理できる機能もあると便利です。
誤操作や障害に備え、ファイルの復元機能があるかも確認しましょう。一定期間のファイル履歴を保持して過去のバージョンに戻せる機能や、削除したファイルを復元できる機能があると、もしものトラブルにも対処しやすくなります。
たとえば、GigaCC ASPやFleekdriveは操作ログを長期保存でき、証跡管理にも役立ちます。使えるファイル箱は被害を受けたファイルをまとめて戻せるランサムウェア対策を備えています。
【従業員規模別】特に確認すべきポイント
同じ中小企業でも、従業員規模によって重視すべきポイントは変わります。自社に近い規模を目安に、確認すべき点を整理しましょう。
10人以下
10人以下の企業では、専任の管理者を配置することが難しく、設定や運用が複雑なシステムは定着しにくい場合があります。特別な教育なしで使える操作性と、少人数でも無理のない料金を優先しましょう。
少人数ならユーザー課金のGoogle ドライブやDropboxが始めやすく、まず試したい場合はFileforceの30日間無料トライアルのように、費用をかけずに使用感を確かめられるサービスも選択肢になります。
50人以下
50人以下になると部門やプロジェクトが増え、誰がどのファイルにアクセスできるかを整理する必要が出てきます。フォルダ単位の権限管理と、人数増でも費用が膨らみにくい課金体系が重要になります。
たとえば、ユーザー数無制限のデータ容量課金である使えるファイル箱やEveridaysなら、メンバーが増えても費用を一定に保ちやすくなります。
100人以下
100人以下では拠点や部署が増え、ユーザー課金だと費用が読みにくくなりがちです。ユーザー数を問わず容量で料金が決まるタイプを選ぶと、全社導入でもコストを見通しやすくなります。
たとえば、Everidaysや使えるファイル箱、FileforceのUnlimitedプランのような容量課金型が候補で、部門ごとの権限設計のしやすさも合わせて確認しましょう。
300人以下
300人規模になると、社外との安全なファイル共有やアクセス履歴の管理といったガバナンスが現実の課題になる一方、情報システム部門の体制が追いついていない企業も少なくありません。SSO・IP制限・操作ログといった統制機能が充実したサービスが向いています。
たとえば、企業間のファイル共有や転送に強いGigaCC ASP、権限を厳格に管理できるFleekdriveやFileforceが候補になります。
中小企業以外も含めたオンラインストレージの選び方は、次の記事でも紹介しています。合わせて参考にしてください。
中小企業向けオンラインストレージの費用・価格相場
オンラインストレージの費用は、課金体系によって大きく変わります。ここでは費用の内訳と、タイプ別の料金相場の目安を整理します。
費用は主に、初期費用・月額（または年額）の利用料・容量やユーザーを追加する際のオプション料で構成されます。初期費用は0円のサービスが多い一方、企業間ファイル共有向けや容量課金型の一部では、初期費用が発生する場合があります。
月額の課金体系は主に、ユーザー数課金とデータ容量課金の2つがあります。
ユーザー数課金は、利用するアカウント数に応じて料金が決まるモデルで、少人数から始めやすい一方、人数が増えると費用も増えます。BOXILが主要19サービスを調査したところ、相場は1IDあたり月額800円程度（2026年6月時点）でした。たとえば、ユーザー数課金のサービスにはDropboxやGoogle ドライブ、OneDriveなどがあります。
データ容量課金は保管容量に応じた料金で、ユーザー数を問わないため全社導入でも費用が読みやすく、例として使えるファイル箱やEveridaysが該当します。
FileforceやGigaCC ASP、Fleekdriveのように、規模や用途でユーザー課金と容量課金を選べる併用型もあります。人数が読みにくい成長期の企業は、容量課金や併用型を選ぶとコストを見通しやすくなります。
同じデータ量でも、人数が多い企業は容量課金型、少人数の企業はユーザー課金型を選ぶと費用を抑えやすくなります。
主要サービスの料金をより詳しく比較したい場合は、費用相場をまとめた次の記事も参考にしてください。
中小企業が利用できる補助金・助成金
2026年度に中小企業が活用できる代表的な制度が、デジタル化・AI導入補助金2026※（旧称：IT導入補助金）です。通常枠では補助率2分の1以内（最低賃金近傍の事業者は3分の2以内）で、業務プロセス4つ以上の場合に最大450万円が上限とされています。
対象経費にはソフトウェア購入費に加えてクラウドサービス利用料（最大2年分）が含まれ、オンラインストレージの利用料も対象になりえます。セキュリティ用途で導入する場合は、セキュリティ対策推進枠（補助率2分の1以内、小規模事業者は3分の2以内、上限150万円）も選択肢です。
ただし、補助対象となるのはIT導入支援事業者が事務局に登録したITツールに限られます。IT導入支援事業者が登録・公開したツールは中小企業基盤整備機構のサイトで検索できるため、製品ごとに登録の有無や詳細プランを確認しましょう。
本記事で紹介する製品の登録状況は次のとおりでした。（BOXIL上に掲載されているサービス名称で検索）
| サービス名 | ITツール登録 | 導入支援事業者 |
|---|---|---|
| Fileforce | あり | ・株式会社シーティーエス ・リコージャパン株式会社 |
| 使えるファイル箱 | なし | ー |
| Everidays | なし | ー |
| GigaCC ASP | なし | ー |
| Fleekdrive | なし | ー |
| Dropbox | あり | ・株式会社CAREARC ・株式会社Essencimo ・ユナイテッド・アドバイザーズ株式会社 ・富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 |
| Google ドライブ | なし | ー |
| OneDrive | なし | ー |
※出典：デジタル化・AI導入補助金2026事務局「トップページ ｜ デジタル化・AI導入補助金2026」（2026年8月4日閲覧）
中小企業におすすめのオンラインストレージ比較表
主なオンラインストレージの料金や特徴を一覧で比較します。
| サービス名 | 特徴 | 初期費用 | 月額費用 | 無料プラン |
|---|---|---|---|---|
| Fileforce | ・エクスプローラー感覚の操作性 ・ユーザー課金／容量課金の併用型 | 0円 | 9,900円（税抜）〜／10ID・100GB | なし（30日間の無料トライアルあり） |
| 使えるファイル箱 | ・国内のデータ保管 ・ユーザー数無制限の容量課金 | 要問い合わせ | 25,520円（税込）〜／1TB | なし（無料トライアル・1年契約は全額返金保証あり） |
| Everidays | ・マニュアル不要のシンプル操作 ・ユーザー数無制限の容量課金 | 0円 | 13,200円（税込）〜／200GB | なし（最長1か月の無料トライアルあり） |
| GigaCC ASP | ・企業間のファイル共有 ・大容量ファイル転送に強い純国産製品 | 50,000円（税抜） | 12,000円（税抜）〜／10ID〜 | なし（無料トライアルあり） |
| Fleekdrive | ファイルの共同編集／業務自動化に強み ・ユーザー課金／容量課金を選択可 | 0円 | 600円（税抜）〜／1ユーザー | なし（30日間の無料トライアルあり） |
| Dropbox | ・直感的な操作性と高速な同期 ・電子署名やファイル復元にも対応 | 要問い合わせ | 1,500円〜／1ユーザー | あり（個人向け無料プラン2GB） |
| Google ドライブ | ドキュメント・スプレッドシートの共同編集に強い | 要問い合わせ | 800円〜／1ユーザー | あり（個人向け無料プラン15GB） |
| OneDrive | Microsoft 365と統合 | 要問い合わせ | 1,049円（税抜）〜／1ユーザー | なし（法人向けは1か月の無料トライアル） |
中小企業向けオンラインストレージおすすめ比較5選
ここからは、中小企業におすすめのオンラインストレージを紹介します。まずは口コミ評価も交えて詳しく取り上げるサービスを比較します。
Fileforce
- Windowsエクスプローラー感覚で使え、教育コストを抑えやすい
- ユーザー課金と容量課金を選べる併用型で、規模に合わせやすい
- 国内データセンター限定・ISMS認証でセキュリティ要件に対応
Fileforceは、純国産でエクスプローラーやFinderに近い操作感が特徴のオンラインストレージです。特別な教育をしなくても現場が使いこなしやすく、オンプレミスのファイルサーバーからの移行にもおすすめです。
Unlimited系はユーザー数無制限で、人数が多い企業でもコストを抑えやすい料金体系です。
フォルダ単位の柔軟な権限設定やランサムウェア対策、操作ログにも対応し、社外とのファイル共有も履歴を残しながら安全に行えます。ユーザー課金のSmallBusinessと容量課金のUnlimitedを選べるため、少人数から全社導入まで幅広い規模に適しています。
Fileforceのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| SmallBusiness（10ID・100GB） | 0円 | 9,900円（税抜） |
| Unlimited-1（1TB・ユーザー数無制限） | 0円 | 60,000円（税抜） |
※年契約時の料金
【操作性・使いやすさ】管理画面の使いやすさ、管理者の設定自由度
【他のサービスとの連携面(カスタマイズ性)】未使用。
【営業担当やサポート面】適切なフォローを都度いただいた。
運用上、エクスプローラーで利用できることがマストで、
実現できたので非常に助かってます。
また、動作遅延等も特に確認できず安定稼働中です。
【操作性・使いやすさ】
直感的に操作できます。
使えるファイル箱
- ユーザー数無制限のデータ容量課金で、人数が増えても費用が一定
- エクスプローラー感覚の操作で、専門知識がなくても使いやすい
- 国内（長野）保管・AES256暗号化・二要素認証でセキュリティに配慮
使えるファイル箱は、使えるねっとが提供するデータ容量課金型のオンラインストレージです。ユーザー数が無制限のため、社員が増えても費用が一定で、全社導入や人数が読みにくい企業におすすめです。ローカルフォルダのような操作感で、導入時の教育負担も抑えられます。
ランサムウェア対策としてのバルクファイル復旧や、遠隔でのデータ削除、監査ログにも対応します。初めてクラウドストレージを導入する中小企業でも試しやすいサービスです。
使えるファイル箱のプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| スタンダード（1TB・ユーザー数無制限） | 要問い合わせ | 25,520円（税込） |
| アドバンス（3TB） | 要問い合わせ | 72,600円（税込） |
※1年契約時の料金
IPアドレス制限やアクセス権限設定が細かく設定できるだけでなく、ファイル操作ログをしっかり確認できるため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。
これだけセキュリティが高いにも関わらず、ユーザーインターフェースは直感的で分かりやすく、特別な教育なしに全従業員がスムーズに使い始めることができました。
ユーザー数が無制限の料金価格なため、ユーザー数が変動しやすい企業や部署で利用すると、メリットがより多いく感じられます。
もちろん２段階認証など、セキュリティ対策もしっかりしているので、安心して利用できます。
Everidays
- ユーザー数無制限のデータ容量課金で低コスト運用が可能
- マニュアル不要のシンプルな操作性
- Azure国内リージョン保管・ISO27001など認証を取得
Everidaysは、yettが提供する容量課金型のオンラインストレージです。ユーザー数を問わず容量に応じた明確な料金で、シンプルで直感的な画面のため、IT専任がいない中小企業でも運用しやすいのが特徴です。社内外とのデータの受け渡しもワークスペース単位で管理できます。
操作ログのCSV配信や5段階の操作権限、二段階認証・IP制限・SSOなど、セキュリティ機能も充実しています。ChatworkやSlack、Google ドライブとの連携にも対応し、既存の業務ツールと合わせて使いやすいサービスです。
Everidaysのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| スターター（200GB・ユーザー数無制限） | 0円 | 13,200円（税込） |
| プロフェッショナル（1TB） | 0円 | 27,500円（税込） |
※月間契約時の料金
トライアルのインストール手順から電話でサポートしてくださり、そのまま使い方の大まかな説明をしてくださったサービスは他にありませんでした。
安心して利用することができます。
セキュリティ面では安心度のあるクラウドサービスなので、ファイル共有機能でも安心して使用できます。
操作性も直感的で、業務効率が向上しました。
GigaCC ASP
- 企業間のファイル共有・大容量ファイル転送に強い純国産サービス
- ディレクトリ・アカウント単位の権限やIP制限で社外共有を統制
- 履歴ログの自動出力・国内運用でガバナンスに対応
GigaCC ASPは、日本ワムネットが提供する企業間ファイル共有・転送に強いオンラインストレージです。メール添付では扱いにくい大容量ファイルも安全に送受信でき、設計図や動画などを扱う企業におすすめです。ID数と容量を組み合わせてプランを選べる併用課金です。
グローバルIP制限や二要素認証、ディレクトリ単位の権限設定など、社外とのやり取りを前提としたセキュリティ機能が充実しています。開発から保管まで純国産で運用されており、取引先との定期的なファイル共有が多い企業に適しています。
GigaCC ASPのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| STANDARD（10ID〜） | 50,000円（税抜） | 12,000円（税抜）〜 |
※最低10ID・最低3か月から。ADVANCEDは月額25,000円（税抜）、PREMIUMは42,000円（税抜）の追加で利用できます。
特に、設計図や動画などの重いファイルを扱う際に活躍してくれました。
特に、セキュリティ機能が充実しており、機密性の高い情報も安心してやり取りできます。
また、操作性も直感的で、誰でも簡単に使いこなせる点も魅力です。
Fleekdrive
- ファイルの共同編集・業務の自動化に強み
- ユーザー課金と容量課金を規模で選べる
- Salesforce連携・ISO27001／27017準拠でセキュリティに対応
Fleekdriveは、ソルクシーズグループが提供する共同編集や業務自動化に強いオンラインストレージです。WordやExcelをダウンロードせずそのまま修正でき、バージョン管理もわかりやすいため、社外とのデザインデータや資料のやり取りが多い企業に向いています。
IP制限や全操作ログの長期保存、多要素認証・SSOなど、統制機能も充実しています。ユーザー課金のTeam／Businessと容量課金のuser scaleを規模で選べるため、少人数のチームから拠点をまたぐ利用まで柔軟に対応できます。
Fleekdriveのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| Team（10GB×人数） | 0円 | 600円/ユーザー（税抜） |
| Business（200GB×人数） | 0円 | 1,800円/ユーザー（税抜） |
※最低10ユーザーから。容量課金のuser scaleプラン（Team 月額25,000円・税抜〜）も選べます。
ストレージに保存したWord・Excelなどを、ダウンロードせずそのまま修正可能。
バックアップされるバージョンも設定によりかなり古い世代まで保存しておくことが可能。
知名度の高いオンラインストレージ3選
知名度が高く、無料で試せる定番サービスも紹介します。使い慣れたツールや既存の業務環境との相性を重視する場合は、次のサービスも比較対象に加えるとよいでしょう。
Dropbox
Dropboxは、直感的な操作性と高速な同期が特徴のユーザー課金型サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspaceなど多くのサービスと連携し、電子署名やファイル復元にも対応します。無料アカウントは2GBまで利用できます。
Google ドライブ
Google ドライブは、Google Workspaceの一部として使えるユーザー課金型のオンラインストレージです。ドキュメントやスプレッドシートの共同編集に強く、Googleサービスを多用する企業と相性がよいのが特徴です。
OneDrive
OneDrive for Businessは、Microsoft 365と統合して使えるユーザー課金型のサービスです。WordやExcelの直接編集・共同編集がスムーズで、1ユーザーあたり1TBの容量が標準で用意されています。Teamsなどと組み合わせて使う企業に適しています。
中小企業のオンラインストレージ導入事例
実際にオンラインストレージを導入した企業の口コミから、導入前の課題ごとに、導入後にどう変わったかを紹介します。
オンプレミス・社内サーバー運用から脱却したケース
自社サーバーでのファイル運用に限界を感じ、クラウドへ移行した企業の声です。ある情報システム部門の利用者は、導入前の課題としてオンプレミスサーバーの運用を挙げ、現場が問題なく移行できるかを不安視していました。
Fileforceの導入後は、クラウドでありながらローカルに近いレスポンスで、切り替えても違和感なく現場で使えている点に満足しているといいます。
オンプレサーバからスムーズなクラウド移行 – Fileforceの口コミ ☆5/5 小売/流通/商社系
別の企業の情報システム部門の利用者も、導入前の課題としてオンプレミスサーバーの保守負担を挙げていました。
使えるファイル箱の導入後は、テレワークや外出先からもアクセスでき、保守にかかる工数が大きく減ったうえ、二要素認証でセキュリティ面の不安も解消できたとしています。
どこでも使えるファイルサーバー – 使えるファイル箱の口コミ ☆4/5 IT/通信/インターネット系
拠点をまたぐ共有・社外との大容量ファイルのやり取りを効率化できたケース
社外や離れた拠点との大容量ファイルのやり取りに悩んでいた企業の声です。ある情報システム部門の利用者は、導入前の課題として大容量の設計図をメールで送る際に分割や圧縮が必要だった点を挙げていました。
GigaCC ASPの導入後は、そのまま送信できるようになり、やり取りが大幅に効率化したといいます。
メールでのファイルやり取りが不要になった – GigaCC ASPの口コミ ☆4/5 IT/通信/インターネット系
広告・デザイン領域のある利用者は、導入前の課題として顧客との大容量デザインデータのやり取りの多さを挙げていました。
Fleekdriveの導入後は、簡単な操作で共有できています。バージョン管理もわかりやすく、デザインソフトがない営業チームもブラウザ上でファイルを確認できるようになり、情報共有がスムーズになったとしています。
大容量のデザインデータのやり取りがスムーズに – Fleekdriveの口コミ ☆5/5 マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系
人数の変動によるコストの不安を解消できたケース
利用人数の増減で費用が読みにくいことに悩んでいた企業の声です。ある情報システム部門の利用者は、導入前の課題として人数変動によるコストの見通しにくさを挙げていました。
使えるファイル箱の導入後は、ユーザー数無制限の料金のため人数が変動しても費用を一定に保て、二段階認証などのセキュリティ対策もあり安心して利用できているといいます。
ユーザー数が変動してもコストを一定に保てる – 使えるファイル箱の口コミ ☆5/5 IT/通信/インターネット系
経営企画部門のある利用者は、導入前の課題として以前のクラウドの容量と費用を挙げていました。Everidaysの導入後は、容量が増えた一方で費用が下がり、ID数無制限でマニュアル不要のシンプルな操作で管理しやすくなったとしています。
社内外とのデータの受け渡しが容易 – Everidaysの口コミ ☆5/5 不動産/建設/設備系
このほかの導入事例は、導入事例ページでも紹介しています。自社に近い業種や課題の事例を探す際の参考にしてください。
中小企業がオンラインストレージを導入する際の注意点
オンラインストレージは利便性が高く、多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。クラウドサービスならではの注意点として、次のような点を考慮したうえで導入しましょう。
運用がサービス提供者に依存してしまう（ベンダーロックイン）
特定のオンラインストレージに依存しすぎると、ベンダーロックインのリスクが生じます。他社への移行時にデータの移行が難しく、コストが高くなるおそれがあるほか、提供者の方針変更や価格改定で利用条件が悪化する可能性もあります。
さらに、サービス提供者の経営状況によっては、サービスが突然終了してしまう可能性もあります。サービス終了にともないデータが消失するリスクもゼロではないため、長期的にデータを保管する際は、サービスの継続性やデータのエクスポート方法についても確認しておきましょう。
サービス提供側のトラブルでデータが消える可能性もある
オンラインストレージでは、サービス提供者側の人的ミスや技術的トラブル、規約違反と判断されたことによるアカウント停止などによって、データにアクセスできなくなる、あるいは消失する危険性もゼロではありません。
発生する可能性は高くないものの、重要なデータは別の手段でもバックアップを取るなど、リスクの1つとして念頭に置いておきましょう。
継続的なコストが発生する
オンラインストレージは、初期費用が安い一方で、利用期間に応じた継続的なコストが発生します。長期利用ではトータルコストが高額になることもあります。
ストレージ容量の増加にともなって、料金プランのアップグレードが必要になることも考えられます。導入前に、中長期的なコスト試算を行い、予算との兼ね合いを確認することが大切です。
中小企業向けオンラインストレージを活用するポイント
オンラインストレージは、導入して終わりではありません。運用面を工夫することで、業務の効率化や情報漏えい対策の効果を高められます。導入後に押さえておきたいポイントを紹介します。
社内コミュニケーションツールや外部サービスと連携する
オンラインストレージは、ほかの業務ツールと連携させることで利便性が高まります。チャットツールやグループウェアと連携すれば、会話の流れの中で必要なファイルをすぐに共有でき、プロジェクト管理ツールと組み合わせれば、タスクに関連するファイルを1か所に集約できます。
社外との安全なファイル共有ルールを整える
取引先や協力会社とのファイル共有は、オンラインストレージ上での共有も可能です。アクセス権限や共有期間、ダウンロードの可否を細かく設定すれば、必要な相手にのみ、必要な期間だけファイルを公開でき、情報漏えいのリスクを抑えられます。
社外共有の運用ルールを決めておくと、トラブルを未然に防ぎやすくなります。
社内ルールを整備し定期的にデータを整理する
オンラインストレージを業務で活用するには、社内ルールの整備が欠かせません。保管するデータの種類・アクセス権限・ファイルの命名規則・フォルダ構成を明確にし、機密情報の扱い方まで定めておくと、セキュリティリスクを抑えつつ業務を効率化できます。
長期間利用していると不要なデータがたまりがちです。定期的にデータを整理して不要なファイルを削除すれば、容量の圧迫やコストの増大を防げるうえ、情報漏えいのリスク低減にもつながります。
社内教育・研修に活用する
オンラインストレージは、社内教育や研修の場としても活用できます。研修資料や動画教材を保管しておけば、従業員は好きなタイミングで学習でき、課題やレポートの提出に使えばペーパーレス化と提出状況の管理も進みます。
教材を一元管理して誰でもアクセスできるようにすることで、拠点や勤務形態を問わず学習機会を提供でき、従業員のスキルアップの支援にもつながります。
中小企業向けオンラインストレージに関するよくある質問（FAQ）
中小企業がオンラインストレージを導入する際に、よく寄せられる疑問と回答をまとめました。
社内にITの専任担当者がいません。専門知識がなくても運用しやすいオンラインストレージはどれですか？
操作のわかりやすさとサポート体制を重視して選びましょう。
たとえば、Windowsエクスプローラーに近い操作感の使えるファイル箱やFileforceは、特別な教育をしなくても現場が使いやすく、導入時の負担を抑えられます。
これから従業員が増える予定です。人数が増えても費用を抑えやすいオンラインストレージはどれですか？
ユーザー数無制限のデータ容量課金型を選ぶと、人数が増えても費用が一定に保てます。
たとえば、Everidaysや使えるファイル箱はユーザー数を問わず容量に応じた料金のため、これから人数が増える企業でもコストを見通しやすいのが利点です。
取引先など社外とも安全にファイルをやり取りしたいです。社外共有に強いオンラインストレージはどれですか？
アクセス権限やIP制限、ファイル転送機能が充実したサービスが向いています。
たとえば、企業間のファイル共有・転送に特化したGigaCC ASPや、権限を細かく管理でき外部ユーザーとも安全に共同編集できるFleekdriveがおすすめです。
中小企業向けオンラインストレージを比較するならBOXIL
中小企業のオンラインストレージ選びでは、紙や社内サーバー頼みの保管・共有の限界や、人手やコストの制約といった課題があります。
従業員規模に合わせて、操作性・セキュリティ・サポート体制や社外共有のしやすさといった軸で比較すると、自社の規模に合ったサービスを選びやすくなります。
少人数で始めやすいタイプ、人数が増えても費用が一定のタイプなど、特徴で選ぶのも有効です。
どのサービスを選ぶか負担に感じているのであれば、BOXILでのサービス資料請求がおすすめです。BOXILならサービス提供会社が作成した紹介資料をまとめて入手できます。
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