無料で使えるおすすめの受付システム8選！メリットと選定基準

受付システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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【30秒でわかるこの記事の結論】受付業務を0円で自動化！おすすめ無料受付システムと選定の秘訣

・チャット通知に強い ReClip や、100名まで無料の Smart at reception を活用し、「取り次ぎの手間」と「来客待ち」を同時に解消できます。
・順番待ちの整理なら Airウェイト 、グローバル対応なら Envoy など、自社の来客スタイルに特化したツールを選ぶのが賢明です。
・無料版はデータ保存期間や従業員数に制限があるため、継続的な管理を見据えるなら「チャット連携の有無」と「操作性」を無料トライアルで比較することが重要です。

→紙名簿や内線電話から脱却し、受付を無人化することで、業務効率と企業イメージを一気に向上させましょう。まずは低コストなタブレット1台から、セキュリティと利便性を両立した「スマートな受付」へ移行するのが正解です。

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受付システムとは

受付システムとは、来訪者の対応や通知を自動化するシステムです。タブレットの操作だけで訪問者情報を社内担当者に通知できたり、音声通話ができたりといった機能を搭載しています。システムによっては、受付担当の人件費の削減や業務を効率化する機能もあります。

なぜ紙の来訪者名簿と内線電話の取り次ぎは限界なのか？無料システムでこう変わる

今あなたの会社で起きている「到着連絡の取り次ぎ地獄」や「個人情報の丸見えは不安」といった問題は、あなたの管理能力の問題ではなく、紙の来訪者名簿と内線電話の取り次ぎの限界です。

なぜなら、紙の来訪者名簿と内線電話の取り次ぎの最大の敵は、手書き内容の確認や聞き取り、担当者への架電などを人が都度対応することだからです。来訪数が増えたり来訪が集中したりすると、受付担当者が処理しきれなくなり、待たせる時間や取り次ぎミスが必ず増えていきます。

無料の受付システムならこの状況を改善できます。たとえば、次のように変化が生まれます。

これをふまえると、紙の来訪者名簿と内線電話の取り次ぎからいち早く無料システムに乗り換えるべきではないでしょうか。しかし、無料で使える受付システムにも、使いやすいサービスと使いにくいサービスがあります。

受付システムを導入するメリット

企業が受付システムを導入するメリットとして次のものが挙げられます。

• 業務効率化が図れる
• セキュリティ強化につながる
• スケジュール管理がしやすい
• 先進性をアピールできる

業務効率化が図れる

受付システム導入によって、受付業務の大幅な効率化が可能です。オフィスに人が訪れた際、従来であれば受付票に記入してもらい、電話で担当者に取り次いでようやく対面できます。

受付システムを導入すれば、オンライン上で受付通知が可能です。来訪者がタブレットや専用端末などを操作することで、担当者に直接通知が行き、オフィスへの入退場も自動で記録されます。受付業務が効率化されれば、人件費削減にもつながります。

セキュリティ強化につながる

セキュリティ強化につながるのも大きなメリットです。受付システムがある場合、来訪者は、まずオフィス玄関のデバイスで「アポイントがあるか」「誰とのアポイントか」などを確認します。

受付番号やQRコードを用いるものも多く、システムによっては顔認証や名刺認識で本人確認を行うものもあります。担当者と直接顔を合わせる前にアポイントの有無や本人確認ができるためセキュリティレベルが高いです。

スケジュール管理がしやすい

受付システムでは、来訪予約が入ると担当者にリマインドされるため、アポイント忘れを防げます。アポイント忘れは取引先からの信頼を失いかねません。企業としてのイメージを損なわないためにも、受付システム導入によって担当者のスケジュール管理を徹底することが大切です。

先進性をアピールできる

企業オフィスにはステークホルダー（顧客や取引先などの利害関係者）が多く訪れます。受付システムの導入は、DX推進の一環と位置づけられるため、来訪者に対して先進性をアピールできるでしょう。ステークホルダーから好印象を得られることで、自社のイメージやブランディングにつながるでしょう。

無料の受付システムを選ぶときのポイント

無料版の受付システムを選定する際は、いくつかの基準があります。代表的な基準について解説します。

• 使える機能を確認する
• 受付パネルの設置や運用を確認する
• ベンダーの信頼性を確認する
• 他のシステムと連携できるか確認する

使える機能を確認する

一般的に受付システムには次のような機能がそろっています。

• オフィスへの入退場記録
• スケジュール調整・アポイント
• 来客情報の管理
• データ分析
• カスタマイズ

これらは有料システムであれば搭載されていますが、無料版では制限される場合もあります。そもそも一部機能が使えなかったり、利用できる従業員数に制限があったりします。使いたい機能が無料版にも対応しているか、事前に確認しておきましょう。

受付パネルの設置や運用を確認する

受付システムの設置や運用の手間を考えることも大切です。受付システムにはタブレットや専用端末を利用するものと、アプリやWebサイトを利用するものがあります。タブレットや専用端末を利用する場合は、設置場所や電源の確保などの工事が必要になる場合があるので、必ず設置場所を確認しましょう。

アプリやWebサイトを利用する場合は、インターネット環境やセキュリティ対策などの確認が必要になる場合があります。自社の環境やリソースに合わせて、設置や運用の手間が少ない受付システムを選びましょう。

ベンダーの信頼性を確認する

受付システムには膨大な来訪者データが保管されます。業務効率化やマーケティングに役立ちますが、その反面、取り扱いには注意が必要です。受付システムを利用する際は、ベンダーに十分な信頼性があるか確認しましょう。  

もしベンダーの体制やシステムに問題があった場合、自社で気をつけていてもセキュリティリスクがあります。利用約款やサポート体制、システムの導入実績などを確認することが大切です。

他のシステムと連携できるか確認する

他のシステムとの連携性を確認することも必要です。たとえば、ビジネスチャットやカレンダー、スマートロックなどと連携できる受付システムがあります。

これらのシステムと連携することで、受付業務だけでなく、来客管理やセキュリティ管理なども効率化できます。自社が利用しているシステムと連携できる受付システムを選びましょう。

【0円で使える】おすすめの受付システム4選

受付システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので受付システム選びの参考にしてみてください。

無料で使える受付システムの比較表

ReClip

ReClip

株式会社セナネットワークス

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ReClipは、SlackやTeams、Chatwork、LINE WORKSなどへの来訪通知が強みの受付システムです。iPadで来訪者情報を受け付け、担当者へ自動通知できるため、内線の取り次ぎ負荷を下げられます。アプリを入れてすぐ始めやすく、受付担当者がいない小規模オフィスでも導入しやすいでしょう。

無料プランでは、公式サイトにユーザー数上限の記載はなく、来訪データ保存期間が2週間まで利用可能です。保存期間は短いものの、まずは受付の流れを変えてみたい場合や、来訪が少ない拠点の試験運用に向きます。来訪通知をチャットで受け取りたいチームにおすすめです。

もし、来訪データの長期保存や入力補助機能などが必要になった場合は、月額500円からの有料プランへ移行できます。有料版では来訪データの永久保存や検索機能、CSVエクスポートなどが解放され、来訪履歴を業務データとして活用しやすくなります。

ReClipを無料で使う制限

Smart at receptionは、チャットや電話で担当者へ直接取次できるiPad無人受付システムです。受付システムに事前発行されたQRコードをかざすだけの簡単操作で受付が完了するため、入力の手間を減らしてスムーズに案内できます。携帯電話やメール、チャットツールなどの通知にも対応し、受付の取り次ぎを軽くできる設計です。

無料プランでは、ユーザー数が100名まで、広告が表示されます。機能面の大きな制限が明記されていないため、まずは受付の自動化を試したい中小規模の企業に向きます。受付での説明を減らし、混雑を避けたい拠点にも合うでしょう。

もし、従業員100名以下の条件や広告表示ありの運用が難しくなった場合は、月額20,000円からの有料プランへ移行できます。有料版では規模拡張に加えて広告表示の制御が見込め、運用ルールを整えながら全社へ広げやすくなります。

Smart at receptionを無料で使う制限

Airウェイトは、順番待ちの受付と呼び出しに強い受付システムです。iPadで受付し、待ち状況を管理できるため、店頭や窓口の行列を整えやすくなります。飲食店や宿泊、クリニックなど、待ち時間が発生しやすい現場で使われやすいタイプです。

無料プランでは、ユーザー数については公式サイトに上限の記載はなく、呼び出しはメール呼出まで利用可能です。まずは順番待ちの受付運用を無料で試したい場合や、ピーク時の混雑を抑えたい場合に向いています。シンプルな受付で十分な小規模店舗なら無料プランでも運用できるでしょう。

もし、受付・順番発券とメール呼出までの範囲を超えて運用したい場合は、月額10,000円からの有料プランへ移行できます。有料版ではLINE連携の呼出や電話呼出、分析などが利用できるようになり、来店体験の改善と運用負荷の軽減を両立しやすくなります。

Airウェイトを無料で使う制限

Envoyは、31言語に対応しており、グローバル利用を想定した受付システムです。タブレット受付に加えて、来訪者情報の管理や通知などを整えやすく、多拠点で同じ運用を作りたい企業にも選ばれます。海外拠点や海外来訪者が多い企業では、言語対応が魅力になりやすいでしょう。

無料プランでは、公式サイトにユーザー数上限の記載はありませんが、訪問者数無制限で利用できます。バッジ印刷、NDAといった電子署名、訪問者の分析レポートは使えないため、まずは受付の基本動線を試す用途に向きます。海外製のため日本語UIや日本語サポートがない点は注意が必要です。

もし、バッジ印刷や電子署名、分析レポートを利用したくなった場合は、月額329ドルからの有料プランへ移行できます。有料版では来訪者の識別や記録をより厳密に整えられ、監査やセキュリティ要件にも対応しやすくなります。

Envoyを無料で使う制限

無料と有料の受付システムをコストパフォーマンスまで考慮して比較しませんか？無料では物足りないと感じた方こそ、有料も複数チェックして本当に適しているのを選択するのが本質的ではないでしょうか。
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無料トライアルを実施しているおすすめの受付システム4選

無料トライアルを実施しているおすすめのツールを紹介します。

RECEPTIONIST

RECEPTIONIST

株式会社RECEPTIONIST

4.55 51件の口コミ

RECEPTIONISTの詳細を見る

無料で利用できる機能と制限

RECEPTIONISTは、内線を使わずにビジネスチャットやスマホアプリで担当者に直接来客通知ができる受付システムです。 来訪者の情報や履歴をクラウド上で管理したり、来訪日程調整から受付コード発行まで一元化したりする機能もあります。

無料トライアルでは、受付通知、来訪者記録、アポイントメント機能、QRコード受付、シール印刷などの基本機能を利用できます。

ラクネコ

ラクネコ

株式会社プロトソリューション

4.55 22件の口コミ

ラクネコの詳細を見る

無料で利用できる機能と制限

ラクネコは、QRコードや音声通知を使った受付システムです。 来客者は事前にインビテーションメールで受け取ったQRコードを受付に設置したiPadにかざすだけで、担当者に直接チャットや電話で通知が届きます。 受付対応業務のコストとストレスを解消し、スムーズな案内を実現します。

らいきゃくん

無料で利用できる機能と制限

らいきゃくんは、株式会社オフィスゲートが運営する、iPadで受付管理ができるシステムです。ビジネスフォンをはじめ電話工事に携わってきた同社ならではの視点で、受付に必要な機能が盛り込まれています。ワンクリックで来客対応ができ、初めてでも使いやすい仕様になっています。

2週間の無料トライアルを提供しています。

オフィス受付

無料で利用できる機能と制限

オフィス受付は、ABphone株式会社が提供する受付アプリです。担当者への受付の直接通知をはじめ、「写真」や「連絡先」による来訪者の管理が可能です。iPadまたはiPhoneでアプリをインストールするだけで始められます。自動課金もなく、インストールから3週間は無料で利用可能です。

自社に合う受付システムを選ぶには、各システムの内容を比較することが重要です。気になる受付システムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

受付システムの無料版と有料版ではどこが異なるか、詳しく解説します。

受付数やデバイス数の制限

無料版の受付システムは、受付数やデバイス（端末）数に制限があることが多いです。たとえば、受付数が月に100件以下、デバイス数が1台以下といった具合です。

受付数が多かったり、複数のデバイスで受付システムを使いたかったりする場合は、有料版に切り替える必要があります。自分たちの規模やニーズに合わせて、受付数やデバイス数の制限を確認してください。

連携サービスの制限

無料版の受付システムでは、連携サービスにも制限があることが多いです。メールやLINEなどの通知サービス、SlackやGoogle カレンダーなどの協働ツールと連携できなかったり、有料オプションになっていたりします。

これらの連携サービスは、来客の対応やスケジュールの管理に便利です。また、CRMや顧客管理システムとの連携も、無料版では対応していない、または制限されていることが多いです。有料版では、連携サービスが豊富に用意されていることが多く、業務効率や顧客満足度の向上に貢献します。

受付方法の制限

無料版の受付システムでは、受付方法にも制限があることが多いです。無料版では、QRコードやICカードなどの受付方法が使えないか、有料オプションになっているサービスが多いです。これらの受付方法は、来客の管理やセキュリティの向上に役立ちます。

また、受付画面のデザインやメッセージのカスタマイズも、無料版ではできないか、限定されていることが多いです。有料版では、受付方法や画面のカスタマイズが自由にできることが多く、ブランディングやユーザビリティの向上につながります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求める内容によっては、無料版ではかなえられないケースが存在します。有料版を検討したほうがよいケースをまとめているので参考にしてみてください。

顔認証やQRコードなどの受付機能が必要な場合

無料版の受付システムは、基本的な受付機能を提供していますが、顔認証やQRコードなどの高度な受付機能を求める場合は、有料版のサービスを検討した方がよいでしょう。

たとえば、来客者の予約管理や顔認証、QRコード読み取りなどの高度な機能を利用したい場合は、無料版の受付システムでは対応できない可能性があります。

無料版の受付システムでは、デザインやレイアウトのカスタマイズが制限されている場合もあります。多様な受付シーンに対応したい場合は、有料版の受付システムを検討することをおすすめします。

有料版の受付システムでは、豊富な機能やオプションを選択でき、自社のブランドイメージに合わせて受付画面をカスタマイズできます。

複数の拠点や部署を管理する必要がある場合

無料版の受付システムは、ひとつの拠点や部署に対してしか適用できないことが多いです。そのため、複数の拠点や部署を管理する必要がある場合は、有料版の受付システムを検討した方がよいでしょう。

有料版の受付システムでは、ひとつのダッシュボードで複数の拠点や部署の受付状況を確認できたり、一括で設定や更新ができたりします。また、拠点や部署ごとに異なる受付ルールや通知先を設定できます。

受付データの分析や活用が必要な場合

無料版の受付システムでは、受付データの分析や活用ができないサービスも多いです。たとえば、来客者の属性や来訪頻度、滞在時間などのデータを分析して、マーケティングや営業に活用したい場合は、無料版の受付システムでは対応できない可能性があります。

また、無料版の受付システムでは、受付データのバックアップやセキュリティが保証されていない場合があります。受付データの分析や活用が必要な場合は、有料版の受付システムを検討することをおすすめします。

有料版の受付システムでは、受付データをグラフやチャートで可視化でき、CRMやSNSとの連携も可能です。また、受付データのバックアップや暗号化などのセキュリティ対策も充実しています。

無料プランや無料トライアルでシステムを比較しましょう

自社に合うシステムを選ぶには、実際にツールを触ってみて、使える機能や受付パネルの運用方法を確認することが重要です。まずは期間無制限の無料プランや、無料トライアルを活用して、使用感や機能性を確かめてみましょう。

また、本格的な導入や有料プランへの移行を検討する場合は、各社のサービス資料を見比べるのが効率的です。次のボタンから、人気サービスの資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ社内検討にご活用ください。