導入事例 Mさん
- 女性 40代前半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 501〜1,000人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
導入前の課題：勤怠・給与・経費のシステム分断が招く手作業と連携ミス
―――給与計算ソフトとしてUniversal 勤次郎を導入する前の業務環境と、当時の課題について教えてください。
導入前は、勤怠管理はUniversal 勤次郎、給与計算は大塚商会と、それぞれ別のシステムを利用していました。 最大の課題は、システム間の連携がスムーズでなかったことです。勤怠データをCSVで出力し、給与システムに取り込むという手作業が発生しており、ヒューマンエラーのリスクが常にありました。
また、産前産後休暇の方や月給制の方の給与計算の一部をExcelで行わなければならないなど、アナログな作業も残っていました。システムがバラバラであることによる非効率さを解消し、業務を一元化したいと考えたのが検討のきっかけです。
決め手は「ワンクリック連携」。土日祝の時給計算もクリア
―――システム選定にあたり、どのような基準で比較検討されましたか？
奉行シリーズ、freee、ジョブカンなど5社ほどを比較しました。 選定において特に重視したのは、「勤怠と給与のAPI連携」と「複雑な時給計算への対応」です。 当社ではアルバイトの方が土日祝日に出勤した場合、時給が30円プラスされる仕組みがあります。この計算が正確にできるかどうかが重要なポイントでした。
―――最終的にUniversal 勤次郎を選ばれた決め手は何でしたか？
既にUniversal 勤次郎の勤怠管理システムを導入しており、経理部門との連携がしやすかった点が大きいです。 また、勤怠データをCSVではなくAPI連携でワンクリックで取り込める点も魅力的でした。これにより、手作業によるミスを排除し、正確かつスピーディーな給与計算が可能になると判断しました。
―――コスト面での評価はいかがでしたか？
他社と比較しても一般的な価格帯でしたが、法改正時のアップデートに追加費用がかからない点は大きなメリットでした。以前のシステムでは法改正対応で都度数十万円の改修費が発生していたため、ランニングコストの透明性が高いと感じました。
導入後の効果：勤怠締めが1週間→3日に。年間240時間相当の業務削減へ
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
最も効果を感じているのは、勤怠締めのスピードアップです。 勤次郎の操作性が良いため、従業員や管理者がストレスなく打刻や承認を行えるようになりました。その結果、以前は勤怠締めから給与計算まで約1週間かかっていたのが、導入後は最短3日で完了するようになりました。
―――具体的な工数削減の効果を教えてください。
システム一元化全体での効果にはなりますが、入社手続きや契約更新なども含めて、月間約20時間、年間で約240時間の工数削減につながったと試算しています。 削減できた時間で、入社面接や研修など、より丁寧に対応すべき業務に注力できるようになりました。
―――現場の反応はいかがでしたか？
「システムが変わる」ことへのアレルギー反応を懸念していましたが、説明会やマニュアルの整備、テスト運用の実施など丁寧なオンボーディングを行った結果、大きな混乱もなくスムーズに定着しました。現場からも「管理業務の負担が減った」という声が上がっています。
評価は10点中9点。評価システムとの一体化に期待
―――Universal 勤次郎を10段階で評価するなら、いくつをつけますか？
9点です。 計算式のカスタマイズ性や操作性、他システムとの連携しやすさには非常に満足しています。チャットやメールでの問い合わせに対するレスポンスが早く、当日中に回答がもらえるサポート体制も素晴らしいです。
マイナス1点の理由は、給与計算と年末調整のシステムが分かれてしまった点です。以前のように一体型であればさらに使いやすかったと思います。
―――今後の展望をお聞かせください。
今後は、アルバイトの方の評価による時給アップなども自動連携できるようになれば嬉しいですね。現状はExcel管理でCSV取り込みを行っているため、評価システムと給与システムが一体化し、ヒューマンエラーをさらに減らせる仕組みになることを期待しています。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
