導入事例 Tさん
- 男性 30代前半
- メーカー/製造系
- 従業員数 1,001人以上
- 人事総務
- 係長・主任クラス
導入前の課題：1万人分の紙と格闘する日々。月50時間の残業が常態化
―――まずは、簡単年調導入前の年末調整業務における課題について教えてください。
導入前は、給与計算システムも年末調整も、基本的に手作業と紙ベースで運用していました。 従業員数1万人以上の規模で、年末調整の申告書を紙で配布し、回収したものを人事部員が目視で確認。その内容を給与システムへ手入力するという、気の遠くなるような作業を行っていました。
―――1万人分の紙処理と手入力は相当な負担ですね。
はい。特に10月から翌年1月までの年末調整シーズンは、人事部門の残業時間が月平均40〜50時間に達していました。
従業員側も、手書きの手間や、そもそも年末調整の仕組みが分からず人事部に問い合わせが殺到するなど、双方にとって負担が大きい状態でした。また、家族情報や通勤手当の変更なども紙で受け付けていたため、記入ミスや入力ミスが発生しやすい環境でもありました。
決め手は「給与システムとの親和性」と「使いやすさ」
―――システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？
手作業による工数削減とミス防止を目的に、給与計算システム自体の刷新が決まったことがきっかけです。それに伴い、年末調整業務のシステム化も同時に検討を始めました。
―――比較検討はされましたか？また、簡単年調を選定した決め手を教えてください。
3社ほど比較しましたが、最終的にエコミック社の簡単年調を選びました。 決め手は大きく2点あります。 一つは、新しく導入する給与計算システムとのインターフェース（連携）がスムーズだったことです。簡単年調で収集したデータを、人事部門の手を介さずにそのまま給与システムへ連携できる点が非常に魅力的でした。
もう一つは、従業員と人事部門双方にとっての「使いやすさ」です。 他社製品では画面遷移が多く複雑に感じるものもありましたが、簡単年調は1画面で必要な情報入力が完結するシンプルな設計でした。従業員向けのガイド機能も充実しており、迷わず操作できると感じました。イニシャルコストが安かった点も評価ポイントです。
工数が半減。場所を選ばず申告可能に
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
導入前と比較して、年末調整にかかる工数が約1/2に削減されました。 従業員への書類配布・回収の手間がなくなり、人事部門での目視チェックや手入力作業も不要になったことが最大の要因です。
―――従業員の方々の反応はいかがでしたか？
「使いやすくなった」「分かりやすくなった」という声が多く寄せられました。 紙の申告書は記入箇所が分かりにくいですが、システム上のガイドに従って入力するだけで済むため、迷うことが減ったようです。また、PCだけでなくスマートフォンからも申請できるため、「いつでもどこでも申告できる」利便性の高さも好評でした。
わかりやすいシステムで定着もスムーズ。自分自身もユーザーとして満足
―――導入時の社内展開で工夫された点はありますか？
従業員向けに数回通達を出し、エコミック社が用意してくれたマニュアルを配布しました。システム自体がわかりやすいため、特別な説明会などを開かなくてもスムーズに定着しました。
―――簡単年調を10段階で評価するなら、いくつをつけますか？
10点満点です。 人事担当者として工数削減効果を実感できただけでなく、私自身も一人のユーザーとして使ってみて、その使いやすさに感動しました。いつでもどこでも申告できる利便性は、従業員にとっても大きなメリットだと感じています。
―――今後の展望をお聞かせください。
現状の機能や運用に非常に満足しており、特に改善してほしい点もありません。今後もこのシステムを活用し、効率的な年末調整業務を継続していきたいと考えています。
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