ラクロー導入事例　打刻漏れ月3回からゼロに、PCログ連動で隠れ残業も見逃さない

従業員数51〜100人のIT/通信/インターネット系系企業に勤めるOさんは、勤怠管理システム「ラクロー」を導入しました。どのようにサービスを選んだのか、実際に使ってみてどう感じたのか、お話をうかがいました。

導入事例 Oさん

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：上場準備で求められた客観的記録への対応と、既存ツールの限界

―――まず、今回の勤怠管理システム導入のきっかけを教えていただけますか？

上場を見据えて、客観的な労働記録の運用が必須となったことが最大の理由です。以前はジョブカンを使用していましたが、社労士の労務監査で「スプレッドシートや自己申告が中心の運用では、労働時間の管理として不十分だ」と指摘されました。

加えて主幹事証券から、PCログを取得して実際の労働時間と照合するよう求められました。そのため、PCログと勤怠管理が一体化したシステムへの切り替えを検討し始めました。

―――以前のシステムでは、具体的にどのような課題がありましたか？

大きく3つありました。

まず、打刻漏れのリマインドにかなりの手間がかかっていたことです。月に2回、人事担当が目視でチェックし、対象となる約20名の従業員にSlackで個別に連絡していました。給与の締切が近いタイミングで対応するため、常に時間との戦いになり、精神的な負担も大きかったです。

次に、PCログがないため、申請された勤怠が正しいのか客観的に判断できなかった点です。その結果、休日や深夜に業務をしていても把握できず、後から未払い残業が発覚して遡って対応する、といったトラブルも発生していました。

3つ目は、有給休暇の日でもシステム上、労働時間を入力できてしまう点です。労働免除日なのに少しだけ進捗チェックをしたなど、業務をしてしまうケースがあり、従業員への説明や修正に多くの時間を割いていました。

―――数あるシステムの中で「ラクロー」を選んだ決め手は何だったのでしょうか？

最優先だったのは、PCログが取得できることです。加えて、工数管理もできる点と、1アカウントあたり月額600円程度というコスパの良さも重視しました。当時、PCログ連動型のシステムとしては、かなりお得だったんです。

―――導入にあたって、不安な点や妥協した点はありましたか？

ラクローには、システム側から従業員へ自動で修正リマインドを送る機能がありませんでした。その点は、運用でカバーする前提で割り切りました。ただ、導入時のサポートが非常に親切だったのは心強かったですね。労働法に詳しくない担当者でも、相談しながら設定を進められる安心感がありました。

―――導入後、日々の運用はどう変わりましたか？

基本的にはPCログがそのまま労働時間として反映されるので、従業員が毎日打刻ボタンを押す必要がなくなりました。Windowsのアップデートなどでログが乱れた場合や、休憩中にPCを使用していた場合は、本人がマイページから修正理由を入力し、確定させるフローになっています。

―――具体的な導入効果について教えてください。

一番わかりやすいのは、1人あたり月3回くらいあった打刻漏れがゼロになったことです。それに伴って、人事のリマインド作業もほぼなくなりました。

あと、深夜労働が多い健康診断の対象者を抽出する作業も楽になっています。以前は毎月CSVをダウンロードし、40分程度かけて手作業で集計していました。しかしラクローでは自動集計されるため、その工数がまるごとなくなりました。

―――管理面ではどんな変化がありましたか？

有給取得日に業務が発生してしまうことを、システム上防ぎやすくなったので、運用の透明性が高まりました。PCログとの差が20分以上ある場合は理由入力を必須にしています。そのため、以前のような隠れ残業が起きにくい仕組みを作れたと感じています。

―――社内に展開するときに工夫されたことはありますか？

まずはマネージャー陣に先行で利用してもらい、その後に全社へ展開しました。本格稼働前に1か月間の自由利用期間を設けたことで、スムーズに移行ができたと思います。また、最初のうちはSlack打刻とスタンプ機能を活用し、コミュニケーションの中に楽しさを取り入れる工夫もしました。

―――実際に運用してみて、今振り返って感じることはありますか？

PCログベースの管理は非常に厳密です。業務外でPCを使う社員からは「毎日修正理由を書くのが面倒だ」という意見も出ましたが、これが上場企業として求められるクリーンな管理なのだと、繰り返し伝えるようにしています。

アドバイスとしては、客観的記録としてPCログだけが正解ではないということです。導入前に担当部署や証券会社と、どこまでの厳密さが必要かを徹底的にすり合わせておけば、より自社に最適な運用バランスを見つけやすくなると思います。

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