導入事例 Hさん
- 男性 30代後半
- メーカー/製造系
- 従業員数 201〜300人
- IT
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：年末調整の時期は毎日2時間の残業。紙でやり続けることの限界
―――まずは、導入前はどんな状況だったのか聞かせてください。
以前はシステムを一切使わず、完全に紙で年末調整を行っていました。そのため、従業員から提出された書類の数字確認や記入漏れのチェック、書類をまとめた資料作成に、膨大な時間がかかっていました。
特に負担だったのが、所得計算などの複雑な計算業務です。毎回決まった計算式を用いる必要があり、不慣れな従業員には難しいため、どうしてもミスや未記入が発生してしまいます。
そのたびに管理側で確認や修正を行う必要がありました。年末調整の時期になると、通常業務に加えて毎日2時間ほど残業が発生していました。特定の人にしかできない業務になっていたことも、大きな問題でした。
―――導入を検討されたきっかけは、そのあたりの負担を解消するためですか？
きっかけは、既存の勤怠管理サーバーの保守期限が迫っていたことです。次期システムを検討するにあたり、勤怠管理の刷新に加えて、年末調整や給与明細の電子化もまとめて進めようと社内に提案しました。
せっかく導入するのであれば、中途半端な紙運用を残さず、完全に電子化へ振り切るべきだと考えたんです。最終的には社長の決裁を得て、プロジェクトが動き出しました。
奉行シリーズの直感的なUIと、既存システムとの相性の良さが決め手
―――数あるサービスの中から、最終的に「奉行edge 年末調整申告書クラウド」を選ばれた理由を教えてください。
実は、年末調整ソフト単体での他社比較は行っていません。基幹となる勤怠管理システムを検討した際、2社を比較した結果、OBCの採用を決めました。その際、年末調整もパッケージに含めてあわせて導入する流れになりました。
OBCに決めた大きな理由は、費用バランスの良さとUIの分かりやすさです。勤怠管理や会計など、OBCの製品はどれも直感的に使えるデザインだと感じていました。年末調整の申告画面も同じように分かりやすく、これなら従業員も迷わず入力できると判断しました。
―――選定において、特に重視した機能はありますか？
所得計算の自動算出と前年実績のスライド機能です。給与計算システムと連携して所得が自動で出れば、従業員の入力ステップはかなり減ります。また、前年のデータが引き継がれていれば、変更がない箇所の入力を省けます。
従業員が使いやすくなるだけじゃなくて、管理側への問い合わせを減らすためにも、この2つは外せなかったです。
年間36時間の工数削減。業務の標準化でダブルチェックも可能に
―――導入後、実際の運用フローはどのように変わりましたか？
12月頃に全社へ案内を出し、各自がURLからクラウドにログインして申告内容を入力する流れに統一しました。200〜220名ほどの従業員が利用していますが、大きな混乱はありません。不明点がある従業員向けには、5日間ほど説明会を設けてサポートしました。
―――実際にどんな効果がありましたか？
管理側の作業時間が、年間で合計36時間減りました。これまでかなりの時間を取られていた資料内容の確認が、スムーズになったことが一番の要因です。
数字以上に価値を感じているのが、業務の標準化です。以前は年末調整の管理業務が特定の人にしかできない状態になっていました。しかし、システムを導入したことで手順が明確になり、他の担当者でも対応できるようになったんです。
そのおかげで、引き継ぎや代理対応がスムーズになりました。さらに、複数の目でダブルチェックできる体制も作れました。
―――コスト面での評価はいかがでしょうか？
勤怠管理システムにアドオンする形で、安価に導入できました。この金額で工数削減と標準化まで実現できるなら、費用対効果は高いと思います。
さらなる進化への期待。目指すは完全ペーパーレス
―――総合的な満足度を10段階で評価するといかがですか？
9点です。期待していた効果は十分に得られています。
―――残りの1点を埋めるために、今後期待するポイントはありますか？
保険料控除や住宅ローン減税など、エビデンス提出に関わる部分です。今は画像データをシステムに添付していますが、法律やルールの兼ね合いで、原本を紙の台紙に貼って提出してもらう必要がどうしても残っています。
現場からの問い合わせが一番多いので、将来的にこのプロセスまで完全に電子化されれば、紙の保存も不要になります。そうなったら文字通りの10点満点です。メーカーには、さらなる電子化に向けてアップデートを続けてもらえるとうれしいです。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
