オフィスステーション 労務
導入事例 Tさん
- 男性 30代前半
- 会計事務所
- 従業員数 301〜500人
- 経理・財務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excel管理の限界と、ミスが許されないプレッシャー
―――まずは、オフィスステーション 労務の導入前に抱えていた課題について教えていただけますか？
当時は労務管理専用のシステムを導入しておらず、すべてExcelで管理していました。従業員情報や各種申請の内容をExcelに入力し、それをもとに届け出を行うという運用です。
しかし、Excelでの管理は数式のカスタマイズが進みすぎたことで属人化し、入力ミスや更新漏れが発生していました。
人事労務という仕事の性質上、正確性が強く求められます。実際、半年で2回ほど更新漏れが発生し、従業員の申請内容が正確に反映されないケースがありました。業務時間のロスはもちろんですが、何より従業員からの信頼を損なってしまうという点に強い危機感を覚えていました。
―――そうしたミスや属人化を解消するために、システムの導入を検討されたのですね。
ミスが起きないよう、情報を正規化したいという思いが強くありました。
また、当時は新入社員が毎月10名ほど入社していたため、紙で回収した履歴書や住所などの情報を一つひとつ手作業でExcelに転記し、給与計算ソフトへの連携作業まで行っていました。それにより、膨大な工数が現場の負担になっていたことも大きな理由です。
決め手は、一度の入力で完結するスムーズな連携
―――システムを選定する際、どのような点を重視されましたか？
一度従業員情報を集めれば、その後の帳票作成や他システムへの連携までスムーズに完結することを最優先に考えました。比較検討の段階ではSmartHRとオフィスステーション 労務の2社を候補に挙げました。
―――最終的にオフィスステーション 労務を選ばれた決定打は何だったのでしょうか？
情報の収集から帳票作成、外部連携までの流れがスムーズだった点です。導入にあたっては、自社独自の契約書フォーマットに合わせてシステムとの適合性を調整する作業もありましたが、従業員情報の回収という点では理想的な運用ができると判断しました。
月あたり50時間の工数削減とパート1名分の人件費抑制
―――導入後、具体的に業務の流れはどのように変化しましたか？
大きく変わりました。以前は新入社員から紙で回収していた情報を、現在は新入社員自身が直接オフィスステーション 労務に入力する運用にしています。これにより、手書き文字を読み取ってExcelへ転記する作業がなくなりました。
―――具体的な工数削減の効果について教えてください。
1人あたりの削減効果を計算すると、転記作業だけで1時間、さらに社会保険の届出や証憑の提出などで20分、合計で約1時間20分の削減につながっています。
毎月10名ほど入社がありますので、単純計算でも月間で約13時間以上の削減になります。既存従業員の情報更新なども含めた全体的な効率化で見れば、パートスタッフ1名分を削減できたのと同等のコストメリットがありました。月額費用は約10万円ですが、この削減効果を考えれば十分に見合うコストだと感じています。
―――社内への展開で苦労された点や、工夫されたことはありますか？
これまでExcel管理でログインという概念がなかったため、最初は「ログイン方法がわからない」「パスワードを忘れた」といった問い合わせが8人に1人程度の割合で発生しました。
そこで、操作マニュアルをPDFで作成して共有し、不明な点がある場合は個別に対応することを繰り返しました。地道な作業ですが、一つひとつ丁寧に対応したことで、今ではスムーズに定着しています。
従業員50名を超えた時点で、もっと早く導入すべきだった
―――実際に導入してみて、今どのように感じていらっしゃいますか？
もっと早く導入しておけばよかった、というのが率直な感想です。特に従業員数が50名を超えてくると、当社の運用ではExcel管理だけでは対応が難しくなる場面がありました。転記のような付加価値のない作業に時間を使うより、システムで自動化して解決する価値は十分にあると感じています。
―――今後の活用予定についてお聞かせください。
現在は労務管理や年末調整機能を中心に活用しています。オフィスステーションは給与明細やマイナンバー管理など、機能が非常に豊富です。今後はさらに活用の幅を広げ、バックオフィス全体のサポート体制を強化していきたいと考えています。
オフィスステーション 労務
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
