タレントパレット
導入事例 Hさん
- 男性 40代前半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 1,001人以上
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Notes運用の限界と属人化からの脱却
―――まず、当時の背景や抱えていた課題についてお聞かせください。
以前はNotesで自社開発したデータベースを使用していました。人事評価や従業員情報など、用途ごとにデータベースを分けて運用していたのですが、最大の課題は維持管理の属人化でした。
Notesはサーバー代程度の低コストで運用できる反面、メンテナンスには高いITリテラシーと専門的なノウハウを必要とします。そのため、知識のある社員が異動や退職をしてしまうと、途端に維持管理が困難になるリスクを抱えていました。
―――実際に、属人化によって業務に支障が出るトラブルはありましたか。
はい。メンテナンス方法の共有が十分でなかったため、不具合が起きた際に現担当者だけでは対応が難しい状況でした。その結果、異動先の責任者に相談し、旧担当者に数日間の時間を確保してもらう状況が続いていました。
約2万人の社員が利用していましたから、データの更新がうまくいかなかったり、全社員がデータベースにアクセスできなくなったりする不具合が起きると、その影響は非常に大きなものでした。こうしたNotes運用の限界が、新システムへの移行を決断した決め手となりました。
一元管理と直感操作を重視した選定
―――新しいシステムの選定にあたっては、どのようなサービスを比較されたのですか？
タレントパレット、カオナビ、HRBrainの3社で比較検討を行いました。
―――その中で、最終的にタレントパレットを選定した理由は何でしょうか。
最も重視したのは、多岐にわたる情報を一元管理できることと、直感的に操作できることです。たとえば、人事評価、経歴、所属、過去の評価などをまとめて管理できる点です。
Notesからの脱却が前提でしたので、膨大な情報を集約しつつ、Notesと遜色ない、あるいはそれ以上の操作性を求めていました。将来的な拡張性が見込める点も評価し、最終的に社長が決裁をして導入が決まりました。
―――導入にあたって、コスト面で迷いはありませんでしたか？
率直に申し上げると、コストは高いと感じました。他社サービスはタレントパレットの3分の2程度の費用感でした。また、以前の自社開発Notesと比べると、高額の月額費用が発生する点は大きな変化です。
ただ、社員数が多いわが社で情報を一元管理し、安定した運用を維持するためには必要なコストだと判断しました。
手作業だった顔写真付き組織図を自動化。1回あたり数時間の工数削減へ
―――導入後、具体的にどのような場面でシステムをご活用されていますか。
メインの用途は半年に1回の人事評価です。期初に社員が目標を入力し、上司との面談・調整を経て承認します。期末に結果を入力し、最終的な評価会議で調整するまでの一連のプロセスを、システム上で管理しています。それ以外では、日常的な社員の所属確認や、本人が申告した通勤経路、自己紹介情報の閲覧などに活用しています。
―――導入によって、業務の効率化を実感されている点はありますか？
顕著な効果があったのは、顔写真付き組織図の作成です。以前は、人事異動のたびに人事担当者がExcelで組織図をメンテナンスしていました。そのうえで、別のシステムから社員一人ひとりの顔写真をコピーして貼り付け、組織図を作成していました。
タレントパレット導入後は、システムの書き出し機能だけで完結するようになり、1回あたり数時間の工数が削減されています。各都道府県単位で手作業を行っていたことを考えると、全社的なインパクトは大きいです。
現場定着に向けたチャットボットの活用と勉強会
―――大規模組織への導入にあたり、現場への定着は課題でしたか。
おっしゃる通りです。一般社員は半年に1回の評価時期しかアクセスしないため、どうしても操作方法を忘れてしまいます。マニュアルを配布しても「読み解くのが大変」という声が多く、評価時期になると現場の人事担当者に問い合わせが集中し、数日間対応に追われることもありました。
―――その課題に対して、どのような対策を講じましたか？
まず、社内にタレントパレット専用のチャットボットを設置しました。社内通知のたびにリンクを案内し、簡単な質問はチャットボットで自己解決できるよう促しました。その結果、約5年かけて問い合わせ件数は徐々に減ってきました。
最も効果があったのは、現場の人事担当者が直接行う勉強会です。実際に画面を見せながら説明し、つまずいているポイントをその場で解決する地道なフォローが、定着には不可欠だと実感しています。
今後の展望と導入を検討している企業へのアドバイス
―――現状の満足度を10段階で評価すると、いくつでしょうか？
現時点では6です。多機能で一元管理ができる点は評価しています。ただ、進捗確認や評価の書き出し、調整など、評価会議のプロセスでは、操作が煩雑に感じられる点がまだ残っています。メニューがよりシンプルになり、誰もが迷わず使えるようになれば、10点に近づくと思います。
―――最後に、これから導入を検討している担当者の方へメッセージをお願いします。
一般社員にとっての使いやすさを徹底的に考えること、そしてどこまでの情報をシステムで管理し、どう活用したいかというビジョンを具体的に描くことが何より大切だと思います。
わが社も、一元管理は実現しましたが、現時点では、評価時に限定して利用されるシステムにとどまっています。戦略的な活用には、現場への定着が不可欠です。導入前から現場の視点に立った運用設計を検討されることをお勧めします。
タレントパレット
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
