SmartHRタレントマネジメント
導入事例 Oさん
- 男性 30代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excel管理の属人化で、必要なデータ収集に1週間かかっていた
―――まずは、事業内容と、システム導入以前に抱えていた課題について教えていただけますか。
私たちはIT業界で、建設DXやオフィスDX、システム制作など幅広くDXを推進する事業を展開しています。当時、管理本部のチーフとして人事や社内DXを統括していましたが、社内の人材管理は主にExcelと紙ベースで行われていました。
最大の課題は、情報の更新タイミングが決まっておらず、管理が属人化していたことです。担当が変わるたびに雛形が崩れたり、記入項目にばらつきが出たりして、いざ必要な情報が見つからない、あるいは消えているという状況が頻発していました。
―――具体的に、どのような場面で支障が出ていたのでしょうか。
特に国や県への申請業務で、特定の資格保有者の数を確認する必要があるときに支障が出る状況でした。管理しているExcelに記載がある人とない人が混在していたため、一から履歴書を探し出したり、本人にヒアリングし直したりしていました。
情報を探すだけで数時間、さらに複数人への確認作業が発生し、申請業務全体では1週間ほどかかってしまうこともあります。業務が止まるだけでなく、何度も同じことを聞くので、社員側に不安や疑問を抱かせてしまった可能性もありました。こうした非効率な状況を打破し、情報を一元管理したいという思いが導入のきっかけでした。
知名度と使い慣れた操作性が決め手。役員の懸念も実績で払拭
―――数あるシステムの中から、SmartHRタレントマネジメントを選んだ理由を教えてください。
もともと弊社では労務管理で「SmartHR」を利用していたことが主な理由です。事務担当者が操作に慣れているという安心感がありました。また、弊社の組織規模（31〜50人）に合わせたプランがあり、柔軟に対応いただける点も自社に合っていると感じました。
比較検討の際には「カオナビ」なども候補でした。価格面では他社が安価なケースもあり検討しましたが、最終的には「すでに知っていて使っているものの派生である」という信頼感と、多くの大手企業での導入実績を重視して決定しました。
―――導入にあたって、社内での合意形成はスムーズでしたか。
部署内の決裁は私がリーダーとして進めましたが、役員クラスからは「データに基づく判断を進めるにあたり、定性的な情報や現場の判断も踏まえた運用ができるか」という慎重な意見があったのも事実です。
これに対しては、大手企業での活用事例を具体的に示したり、すでに社内で浸透しているSmartHRのブランド力を伝えたりすることで、納得いただける感触を持ってもらいました。結果として、代表取締役を含む役員陣からも承認を得られました。
申請業務の工数を大幅に削減。残業の削減とDXの価値への意識改革
―――導入後の具体的な運用方法と、得られた効果について教えてください。
現在は、採用・入社時や、結婚・出産・資格取得などのライフイベントの発生時に、管理本部が情報を入力しています。
効果は事前の想定を上回りました。以前は1日かかっていた申請用のデータ抽出作業が、今ではわずか30分から1時間程度で完了します。また、以前は申請時期になると2〜3人の担当者が1日2時間の残業を5日間ほど続けて対応していましたが、導入後はこの業務に関する残業はほぼゼロになりました。
―――数値としての効果以外に、組織として変化を感じる部分はありますか。
社員からの問い合わせ、例えば「誰が何の資格を持っているか」といった質問にも即座に回答できるようになり、コミュニケーションのスピードが上がりました。
私自身が強く感じているのは、単なる業務効率化以上に人の考え方や組織のあり方に変化があったことです。身近な業務をIT化することで、DXの本質的な価値を組織全体で考えるきっかけになったのは大きな収穫でした。
―――最後に、これからシステム導入を検討している方へメッセージと、システムの10段階での評価をお願いします。
ネットで検索すると膨大な数のサービスが出てくるため、すべてを検討するのは現実的ではありません。
実績や提供体制などを確認したうえで、信頼できる数社に絞って比較検討するのが、導入をスムーズに進めるポイントです。現時点では導入から日が浅いため評価を「8」くらいですが、使っている印象から、今後運用がさらに定着すれば、現時点より効果的に活用できる可能性があると考えています。
SmartHRタレントマネジメント
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
