HERP Hire
導入事例 Pさん
- 女性 20代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 201〜300人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：月50件超の応募でExcel管理が限界に。現場との採用難易度の認識ズレも発生
―――HERP Hire導入以前の採用業務において、どのような課題を抱えていたのでしょうか。
以前は応募者をExcelで管理していたのですが、月に50件を超えたあたりから情報の更新や管理が難しくなってきました。
エージェントや求人媒体など、複数のチャネルを利用していたため、午前と午後で各サイトを確認し、情報を1つのExcelにまとめる作業にかなりの手間を感じていました。
その結果、応募者管理に時間を取られすぎてしまい、スカウトなどこちらからのアプローチに時間が割けず、残業も増えてしまう状況でした。
―――現場の担当者との連携面では、どのようなコミュニケーションの課題があったのでしょうか。
早く採用したい現場側と採用市場の現状を知っている採用担当側で、認識のズレが生じていました。
例えば、年収の条件や書類選考の通過率についてです。現場からは「なぜうちにはいい人が入ってこないのか」「採用担当のアプローチ不足ではないか」と指摘されることもありました。
応募者の情報を現場に渡してはいたものの、なかなか採用の難易度や現状を理解していただくのが難しい状態でした。
ベテラン社員も直感的に使えるシンプルさとコストパフォーマンスが決め手
―――採用管理システムの導入を検討するにあたり、どのような基準で比較を進められたのでしょうか。
4社ほどシステムを比較検討しました。重視したのはコストと、システムのシンプルさです。
現場にはベテランの社員も多く、新しいシステムに慣れてもらうハードルが高い状態でした。そのため、私自身の使いやすさよりも、「現場の方々がどれくらい直感的に使いやすいか」を第一に考えました。
―――最終的にHERP Hireの導入を決定された決め手は何でしたか。
やはりコスト面と、圧倒的な使いやすさです。
他社のサービスは多機能であっても現場には扱いづらそうに感じるものがあったため、早い段階で選択肢から外しました。
HERP Hireはシステムの操作性がシンプルで現場にも浸透しやすいと感じましたし、月額費用も比較した中ではコストパフォーマンスが非常に高いと感じたことが決め手になりました。
1日1時間の工数削減でスカウトを毎日5通送信。現場の採用への関与も向上
―――HERP Hireの導入後、日々の採用業務のフローはどのように変化したのでしょうか。
各媒体やエージェントからの応募情報が自動でHERP Hireに集約されるようになり、確認の間口が1つになりました。
1日2回各サイトを見に行っていた手間が半分ほどに減り、1日あたり30分から1時間ほどの工数削減につながっています。応募が入った後の日程調整やメッセージのやり取りも非常にスムーズに行えています。
―――削減できた時間は、どのような業務に充てられているのでしょうか。
スカウトの送信や、求人の改善、分析などに時間を使えるようになりました。導入前はスカウトを送る時間がほとんどなく、月に数件から十数件程度でしたが、現在は毎日5通ほど送れるようになっています。
実際にスカウトを送った方との面談を設定できる数も確実に上がっており、大きな業務効率化を実感しています。
―――課題とされていた現場との連携や情報共有については、どのような変化がありましたか。
現場の担当者には、自分の部署の応募者だけを見られる権限を付与しました。直接システムを見てもらうことで、『こういう状況だから採用が難しいのだな』と納得していただき、採用のスピード感も理解してもらえるようになりました。
HERP Hire上で私宛てにメンションやコメントが届くことも増え、現場が採用にしっかりと時間を使ってくれるようになったと感じています。
―――現場へシステムを定着させるために、どのような工夫をされたのでしょうか。
新しいシステムに慣れていない方が多かったため、社内で面接担当者や責任者向けにハンズオン説明会を開きました。「応募があったらここを見る」「面接を組んだらこう表示される」といった具体的な手順を、現場に見てほしいポイントに絞って抜け漏れなく説明しました。
また、面接後の打ち合わせの際などにも「使いにくいところはないですか」と都度フォローを行うようにしています。
データ集計機能の拡充に期待。会社全体の採用に対する積極性が向上
―――現在のご利用状況を踏まえ、HERP Hireに対する評価をお聞かせください。
10点満点中、9点です。コスト面や使いやすさには非常に満足しており、導入効果もしっかりと出ています。残りの1点としては、月1回の報告用にデータをCSVで書き出して加工している点です。
今後、システム内でより簡単に集計でき、データの抽出から報告書の作成まで完結できる機能が拡充されるとさらに嬉しいですね。
―――最後に、採用管理システムの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。
HERP Hireを使い始めてから、会社全体の採用に関する積極性や活発度が上がったと強く実感しています。
採用担当者の業務が楽になるだけでなく、現場を巻き込んだ採用活動ができるようになるため、採用業務の運用に悩んでいる企業にはぜひ導入をおすすめしたいです。
HERP Hire
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